競爭性談判應(yīng)遵循基本程序
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發(fā)布日期：2010年06月22日
競爭性談判是《政府采購法》規(guī)定的政府采購方式之一，也是政府采購較為常用的采購方式之一。它作為一種獨立的采購方式，是除招標方式之外最能體現(xiàn)政府采購競爭性原則、經(jīng)濟效益原則和公平性原則的一種方式，同時也是有關(guān)政府采購的國際規(guī)則所確認的、各國普遍采用的方式。我國在推行政府采購制度以來，各地在政府采購實踐中對運用競爭性談判方式實施政府采購進行了有益的探索，取得了較為成功的經(jīng)驗。2002年6月29日頒布、2003年1月1日正式實施的《政府采購法》對競爭性談判作為政府采購方式的適用條件、應(yīng)遵循的原則和基本程序也作了明確而嚴格的規(guī)定。
國內(nèi)外采購實踐中的廣泛應(yīng)用、國際規(guī)則的確認、法律法規(guī)的明文規(guī)定，不僅為這種方式的運用提供了可以借鑒的經(jīng)驗，也使這種方式的應(yīng)用和實踐有了重要的法律依據(jù)。為了使大家能夠正確理解《政府采購法》對競爭性談判方式的具體規(guī)定，并在日常工作中能正確運用競爭性談判方式，依法實施政府采購活動，現(xiàn)根據(jù)本人對《政府采購法》的認識，并結(jié)合自己在具體工作中的實踐經(jīng)驗，對運用競爭性談判方式實施政府采購的基本做法談一點體會，以與各地政府采購同仁們探討。
關(guān)于政府采購中的競爭性談判
（一）談判及政府采購中的談判。
談判，是有關(guān)方面對有待決定的重大問題進行會談。而政府采購中的談判是指采購人或代理機構(gòu)和供應(yīng)商就采購的條件達成一項雙方都滿意的協(xié)議的過程。
（二）政府采購中的競爭性談判。
1、概念
政府采購中的競爭性談判，是指采購人或代理機構(gòu)通過與多家供應(yīng)商（不少于三家）進行談判，最后從中確定成交供應(yīng)商的一種采購方式。
2、含義
從政府采購競爭性談判的概念中，可以看出，它有幾個構(gòu)成要素：
一是參加談判的主體必須是在政府采購活動中享有權(quán)利和承擔義務(wù)的各類主體，即采購人、供應(yīng)商、采購代理機構(gòu)（含集中采購機構(gòu)）。
二是談判由采購人或采購代理機構(gòu)組織。
三是談判必須有供應(yīng)商參與，且必須是多家供應(yīng)商參與（通常不少于三家）。
四是實施的過程是必須要通過談判進行。
五是最終的結(jié)果必須要談判的基礎(chǔ)上，從參與談判的供應(yīng)商中確定出成交供應(yīng)商。
三、競爭性談判采購應(yīng)遵循的原則
采用競爭性談判采購方式時，首先應(yīng)遵循政府采購的一般原則，即公開透明原則、公平競爭原則、公正原則和誠實信用原則，同時，還應(yīng)著重注意遵循以下原則：
?。ㄒ唬└偁幵瓌t。
談判應(yīng)保證適當?shù)母偁?，采購人或采購代理機構(gòu)應(yīng)與多家供應(yīng)商（其數(shù)目不少于三家）進行談判，以確保有效的競爭。遵循這項原則，還應(yīng)注意參加談判的供應(yīng)商必須是資格有效的供應(yīng)商（有效主要是指符合采購人提出的貨物和服務(wù)采購需求，且滿足談判條件的供應(yīng)商）。
?。ㄈ┕皆瓌t。
指談判文件所規(guī)定的談判條件不得有歧視性條款，在談判過程中，應(yīng)公平地對待每一位參加談判的供應(yīng)商。采購人或采購代理機構(gòu)不得對任何供應(yīng)商進行歧視，談判文件有實質(zhì)性變動的，談判小組應(yīng)以書面形式通知所有參加談判的供應(yīng)商，淘汰供應(yīng)商應(yīng)按談判文件規(guī)定的標準進行。
?。ㄈ┍Ｃ茉瓌t。
采購人或采購代理機構(gòu)與某一供應(yīng)商之間的談判應(yīng)當是保密的，談判的任何一方在未征得另一方同意的情況下，不得向另外的任何人與談判有關(guān)的技術(shù)資料、價格和其它信息。
?。ㄋ模┦孪裙荚u審標準和評審程序原則。
指在談判開始前，必須事先制定出談判評審標準和評審程序，在對供應(yīng)商的談判方案進行評審時，必須按照事先公布的評審標準和評審程序進行，以避免評審過程的主觀性。
競爭性談判采購的基本程序
《政府采購法》第三十八條規(guī)定了采用競爭性談判方式采購的應(yīng)當遵循的基本程序，主要包括五個步驟：
一是成立談判小組。談判小組由采購人的代表和有關(guān)專家共三人以上的單數(shù)組成，其中專家的人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二。
二是制定談判文件。談判文件應(yīng)當明確談判程序、談判內(nèi)容、合同草案的條款以及評定成交的標準等事項。
三是確定邀請參加談判的供應(yīng)商名單。談判小組從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商名單中確定不少于三家的供應(yīng)商參加談判，并向其提供談判文件。
四是談判。談判小組所有成員集中與單一供應(yīng)商分別進行談判。在談判中，談判的任何一方不得透露與談判有關(guān)的其他供應(yīng)商的技術(shù)資料、價格和其他信息。談判文件有實質(zhì)性變動的，談判小組應(yīng)當以書面形式通知所有參加談判的供應(yīng)商。
五是確定成交供應(yīng)商。談判結(jié)束后，談判小組應(yīng)當要求所有參加談判的供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)進行最后報價，采購人從談判小組提出的成交候選人中根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商，并將結(jié)果通知所有參加談判的未成交的供應(yīng)商。
競爭性談判采購應(yīng)遵循的原則
采用競爭性談判采購方式時，首先應(yīng)遵循政府采購的一般原則，即公開透明原則、公平競爭原則、公正原則和誠實信用原則，同時，還應(yīng)著重注意遵循以下原則：
競爭原則。 談判應(yīng)保證適當?shù)母偁帲少徣嘶虿少彺頇C構(gòu)應(yīng)與多家供應(yīng)商（其數(shù)目不少于三家）進行談判，以確保有效的競爭。遵循這項原則，還應(yīng)注意參加談判的供應(yīng)商必須是資格有效的供應(yīng)商（有效主要是指符合采購人提出的貨物和服務(wù)采購需求，且滿足談判條件的供應(yīng)商）。
公平原則。指談判文件所規(guī)定的談判條件不得有歧視性條款，在談判過程中，應(yīng)公平地對待每一位參加談判的供應(yīng)商。采購人或采購代理機構(gòu)不得對任何供應(yīng)商進行歧視，談判文件有實質(zhì)性變動的，談判小組應(yīng)以書面形式通知所有參加談判的供應(yīng)商，淘汰供應(yīng)商應(yīng)按談判文件規(guī)定的標準進行。
保密原則。采購人或采購代理機構(gòu)與某一供應(yīng)商之間的談判應(yīng)當是保密的，談判的任何一方在未征得另一方同意的情況下，不得向另外的任何人與談判有關(guān)的技術(shù)資料、價格和其它信息。
事先公布評審標準和評審程序原則。指在談判開始前，必須事先制定出談判評審標準和評審程序，在對供應(yīng)商的談判方案進行評審時，必須按照事先公布的評審標準和評審程序進行，以避免評審過程的主觀性。
競爭性談判采購的基本程序
《政府采購法》第三十八條規(guī)定了采用競爭性談判方式采購的應(yīng)當遵循的基本程序，主要包括五個步驟：
一是成立談判小組。談判小組由采購人的代表和有關(guān)專家共三人以上的單數(shù)組成，其中專家的人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二。
二是制定談判文件。談判文件應(yīng)當明確談判程序、談判內(nèi)容、合同草案的條款以及評定成交的標準等事項。
三是確定邀請參加談判的供應(yīng)商名單。談判小組從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商名單中確定不少于三家的供應(yīng)商參加談判，并向其提供談判文件。
四是談判。談判小組所有成員集中與單一供應(yīng)商分別進行談判。在談判中，談判的任何一方不得透露與談判有關(guān)的其他供應(yīng)商的技術(shù)資料、價格和其他信息。談判文件有實質(zhì)性變動的，談判小組應(yīng)當以書面形式通知所有參加談判的供應(yīng)商。
五是確定成交供應(yīng)商。談判結(jié)束后，談判小組應(yīng)當要求所有參加談判的供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)進行最后報價，采購人從談判小組提出的成交候選人中根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商，并將結(jié)果通知所有參加談判的未成交的供應(yīng)商。
通常情況下的競爭性談判，可以把這五步程序歸納為兩個階段進行，即談判前的準備階段和談判階段。而對于集中采購機構(gòu)（政府采購中心）來說，僅僅進行了這兩個階段，還不算完成了采購的全部過程，因為集中采購機構(gòu)不僅要組織談判，有時可能要參與到一個項目的全部實施過程，直至整個項目的采購合同履行結(jié)束。因此，為了便于理解，也便于操作，現(xiàn)著重就集中采購機構(gòu)接受采購單位委托對采購項目采用競爭性談判方式的基本程序作以敘述：
?。ㄒ唬┱勁星暗臏蕚潆A段。
在談判開始前，一般從以下十個方面，做好準備工作：
1、對采購項目進行綜合分析
集中采購機構(gòu)接到采購單位委托的采購項目后，應(yīng)根據(jù)政府采購計劃或采購單位提出的采購需求（或采購方案），從資金、技術(shù)、生產(chǎn)、市場等幾個方面對采購項目進行全方位綜合分析，為確定科學的采購清單提供保證。必要時可邀請有關(guān)方面的政府采購咨詢專家或技術(shù)人員參加對采購項目進行論證、分析，同時也可以組織有關(guān)人員對采購項目的實施現(xiàn)場進行踏戡，或者對生產(chǎn)、銷售市場進行廣泛的調(diào)查，以提高綜合分析的準確性和完整性。
（1）預算分析：主要分析采購項目資金來源及落實情況，如在采購資金中預算內(nèi)資金、預算外資金、其他資金所占的比例，預算內(nèi)資金是否有預算批復文件，預算外及其他資金是否已落實到位等。凡采購資金不落實的一律不予采購。
（2）需求分析：會同有關(guān)專家對采購項目的技術(shù)要求、供貨期等采購要求進行論證、分析，通過分析準確掌握采購單位的采購需求。
（3）生產(chǎn)分析：主要是通過各種渠道調(diào)查、掌握所需貨物的生產(chǎn)企業(yè)情況、工程或提供服務(wù)的供應(yīng)商情況等，如生產(chǎn)企業(yè)或供應(yīng)商的數(shù)量、規(guī)模、經(jīng)營、分布情況等。
（4）市場分析：主要是分析所需貨物、工程或服務(wù)的市場價格、供求關(guān)系等，通過分析應(yīng)明確當前市場是賣方市場還是買方市場，以便為制定相應(yīng)的談判策略提供依據(jù)。
（5）風險分析：主要是通過對采購項目預算、需求、生產(chǎn)及市場等因素的分析，進一步分析采購風險，為預防風險的發(fā)生制定相應(yīng)的措施。
（6）成本分析：主要是根據(jù)采購項目的特點和技術(shù)要求，對采購過程的各種因素進行分析，預測采購費用，以便使采購成本得到合理控制。
2、確定采購清單
通過進行項目分析會同采購單位及有關(guān)專家確定采購清單及有關(guān)技術(shù)要求。對有些較大的項目在確定采購清單時有必要對項目進行分包。
對采購項目進行分包時，應(yīng)注意掌握以下原則：
?。?）根據(jù)采購對象的品目分包：同一品目歸為一包；
?。?）根據(jù)采購對象的數(shù)量分包：同一品目的采購對象，如數(shù)量較大，為擴大中標面可劃分為若干個包。
（3）根據(jù)經(jīng)銷企業(yè)分包：只有專門公司才經(jīng)營的采購對象不要同其他采購對象放在同一個包。
（4）根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)能力分包：同一品目的采購對象采購數(shù)量較大的，由于企業(yè)的生產(chǎn)能力有限，可以劃分為若干個包。
3、編制競爭性談判采購邀請函
根據(jù)項目分析情況和采購項目清單編制競爭性談判邀請函。競爭性談判采購邀請函主要是為邀請供應(yīng)商方便，其格式和內(nèi)容將構(gòu)成談判文件的組成部分。邀請函由正文和附件兩部分組成，主要內(nèi)容應(yīng)包括：項目簡介和采購設(shè)備清單及技術(shù)要求；對談判方的資質(zhì)要求；獲取談判文件和遞交報價文件及參加談判的時間、地點、方式；主要商務(wù)條款；確定成交的一般性原則；其他需說明的事項；聯(lián)系地址、聯(lián)系方式、聯(lián)系人等。
4、制作競爭性談判文件
談判文件是供談判方制作報價文件和談判方案、參加談判以及談判小組成員在談判過程中使用的有關(guān)材料。競爭性談判文件主要包括以下五個部分：
（1）談判采購邀請函：一般與上面已經(jīng)制作的用于邀請供應(yīng)商的邀請函格式相同。
（2）采購項目要求及采購項目清單。
?。?）談判方須知。
?。?）商務(wù)條款或合同格式。
?。?）報價文件及談判方案制作格式。
來源：中國政府采購網(wǎng)
國內(nèi)外采購實踐中的廣泛應(yīng)用、國際規(guī)則的確認、法律法規(guī)的明文規(guī)定，不僅為這種方式的運用提供了可以借鑒的經(jīng)驗，也使這種方式的應(yīng)用和實踐有了重要的法律依據(jù)。為了使大家能夠正確理解《政府采購法》對競爭性談判方式的具體規(guī)定，并在日常工作中能正確運用競爭性談判方式，依法實施政府采購活動，現(xiàn)根據(jù)本人對《政府采購法》的認識，并結(jié)合自己在具體工作中的實踐經(jīng)驗，對運用競爭性談判方式實施政府采購的基本做法談一點體會，以與各地政府采購同仁們探討。
關(guān)于政府采購中的競爭性談判
（一）談判及政府采購中的談判。
談判，是有關(guān)方面對有待決定的重大問題進行會談。而政府采購中的談判是指采購人或代理機構(gòu)和供應(yīng)商就采購的條件達成一項雙方都滿意的協(xié)議的過程。
（二）政府采購中的競爭性談判。
1、概念
政府采購中的競爭性談判，是指采購人或代理機構(gòu)通過與多家供應(yīng)商（不少于三家）進行談判，最后從中確定成交供應(yīng)商的一種采購方式。
2、含義
從政府采購競爭性談判的概念中，可以看出，它有幾個構(gòu)成要素：
一是參加談判的主體必須是在政府采購活動中享有權(quán)利和承擔義務(wù)的各類主體，即采購人、供應(yīng)商、采購代理機構(gòu)（含集中采購機構(gòu)）。
二是談判由采購人或采購代理機構(gòu)組織。
三是談判必須有供應(yīng)商參與，且必須是多家供應(yīng)商參與（通常不少于三家）。
四是實施的過程是必須要通過談判進行。
五是最終的結(jié)果必須要談判的基礎(chǔ)上，從參與談判的供應(yīng)商中確定出成交供應(yīng)商。
三、競爭性談判采購應(yīng)遵循的原則
采用競爭性談判采購方式時，首先應(yīng)遵循政府采購的一般原則，即公開透明原則、公平競爭原則、公正原則和誠實信用原則，同時，還應(yīng)著重注意遵循以下原則：
?。ㄒ唬└偁幵瓌t。
談判應(yīng)保證適當?shù)母偁?，采購人或采購代理機構(gòu)應(yīng)與多家供應(yīng)商（其數(shù)目不少于三家）進行談判，以確保有效的競爭。遵循這項原則，還應(yīng)注意參加談判的供應(yīng)商必須是資格有效的供應(yīng)商（有效主要是指符合采購人提出的貨物和服務(wù)采購需求，且滿足談判條件的供應(yīng)商）。
?。ㄈ┕皆瓌t。
指談判文件所規(guī)定的談判條件不得有歧視性條款，在談判過程中，應(yīng)公平地對待每一位參加談判的供應(yīng)商。采購人或采購代理機構(gòu)不得對任何供應(yīng)商進行歧視，談判文件有實質(zhì)性變動的，談判小組應(yīng)以書面形式通知所有參加談判的供應(yīng)商，淘汰供應(yīng)商應(yīng)按談判文件規(guī)定的標準進行。
?。ㄈ┍Ｃ茉瓌t。
采購人或采購代理機構(gòu)與某一供應(yīng)商之間的談判應(yīng)當是保密的，談判的任何一方在未征得另一方同意的情況下，不得向另外的任何人與談判有關(guān)的技術(shù)資料、價格和其它信息。
?。ㄋ模┦孪裙荚u審標準和評審程序原則。
指在談判開始前，必須事先制定出談判評審標準和評審程序，在對供應(yīng)商的談判方案進行評審時，必須按照事先公布的評審標準和評審程序進行，以避免評審過程的主觀性。
競爭性談判采購的基本程序
《政府采購法》第三十八條規(guī)定了采用競爭性談判方式采購的應(yīng)當遵循的基本程序，主要包括五個步驟：
一是成立談判小組。談判小組由采購人的代表和有關(guān)專家共三人以上的單數(shù)組成，其中專家的人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二。
二是制定談判文件。談判文件應(yīng)當明確談判程序、談判內(nèi)容、合同草案的條款以及評定成交的標準等事項。
三是確定邀請參加談判的供應(yīng)商名單。談判小組從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商名單中確定不少于三家的供應(yīng)商參加談判，并向其提供談判文件。
四是談判。談判小組所有成員集中與單一供應(yīng)商分別進行談判。在談判中，談判的任何一方不得透露與談判有關(guān)的其他供應(yīng)商的技術(shù)資料、價格和其他信息。談判文件有實質(zhì)性變動的，談判小組應(yīng)當以書面形式通知所有參加談判的供應(yīng)商。
五是確定成交供應(yīng)商。談判結(jié)束后，談判小組應(yīng)當要求所有參加談判的供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)進行最后報價，采購人從談判小組提出的成交候選人中根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商，并將結(jié)果通知所有參加談判的未成交的供應(yīng)商。
競爭性談判采購應(yīng)遵循的原則
采用競爭性談判采購方式時，首先應(yīng)遵循政府采購的一般原則，即公開透明原則、公平競爭原則、公正原則和誠實信用原則，同時，還應(yīng)著重注意遵循以下原則：
競爭原則。 談判應(yīng)保證適當?shù)母偁帲少徣嘶虿少彺頇C構(gòu)應(yīng)與多家供應(yīng)商（其數(shù)目不少于三家）進行談判，以確保有效的競爭。遵循這項原則，還應(yīng)注意參加談判的供應(yīng)商必須是資格有效的供應(yīng)商（有效主要是指符合采購人提出的貨物和服務(wù)采購需求，且滿足談判條件的供應(yīng)商）。
公平原則。指談判文件所規(guī)定的談判條件不得有歧視性條款，在談判過程中，應(yīng)公平地對待每一位參加談判的供應(yīng)商。采購人或采購代理機構(gòu)不得對任何供應(yīng)商進行歧視，談判文件有實質(zhì)性變動的，談判小組應(yīng)以書面形式通知所有參加談判的供應(yīng)商，淘汰供應(yīng)商應(yīng)按談判文件規(guī)定的標準進行。
保密原則。采購人或采購代理機構(gòu)與某一供應(yīng)商之間的談判應(yīng)當是保密的，談判的任何一方在未征得另一方同意的情況下，不得向另外的任何人與談判有關(guān)的技術(shù)資料、價格和其它信息。
事先公布評審標準和評審程序原則。指在談判開始前，必須事先制定出談判評審標準和評審程序，在對供應(yīng)商的談判方案進行評審時，必須按照事先公布的評審標準和評審程序進行，以避免評審過程的主觀性。
競爭性談判采購的基本程序
《政府采購法》第三十八條規(guī)定了采用競爭性談判方式采購的應(yīng)當遵循的基本程序，主要包括五個步驟：
一是成立談判小組。談判小組由采購人的代表和有關(guān)專家共三人以上的單數(shù)組成，其中專家的人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二。
二是制定談判文件。談判文件應(yīng)當明確談判程序、談判內(nèi)容、合同草案的條款以及評定成交的標準等事項。
三是確定邀請參加談判的供應(yīng)商名單。談判小組從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商名單中確定不少于三家的供應(yīng)商參加談判，并向其提供談判文件。
四是談判。談判小組所有成員集中與單一供應(yīng)商分別進行談判。在談判中，談判的任何一方不得透露與談判有關(guān)的其他供應(yīng)商的技術(shù)資料、價格和其他信息。談判文件有實質(zhì)性變動的，談判小組應(yīng)當以書面形式通知所有參加談判的供應(yīng)商。
五是確定成交供應(yīng)商。談判結(jié)束后，談判小組應(yīng)當要求所有參加談判的供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)進行最后報價，采購人從談判小組提出的成交候選人中根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商，并將結(jié)果通知所有參加談判的未成交的供應(yīng)商。
通常情況下的競爭性談判，可以把這五步程序歸納為兩個階段進行，即談判前的準備階段和談判階段。而對于集中采購機構(gòu)（政府采購中心）來說，僅僅進行了這兩個階段，還不算完成了采購的全部過程，因為集中采購機構(gòu)不僅要組織談判，有時可能要參與到一個項目的全部實施過程，直至整個項目的采購合同履行結(jié)束。因此，為了便于理解，也便于操作，現(xiàn)著重就集中采購機構(gòu)接受采購單位委托對采購項目采用競爭性談判方式的基本程序作以敘述：
?。ㄒ唬┱勁星暗臏蕚潆A段。
在談判開始前，一般從以下十個方面，做好準備工作：
1、對采購項目進行綜合分析
集中采購機構(gòu)接到采購單位委托的采購項目后，應(yīng)根據(jù)政府采購計劃或采購單位提出的采購需求（或采購方案），從資金、技術(shù)、生產(chǎn)、市場等幾個方面對采購項目進行全方位綜合分析，為確定科學的采購清單提供保證。必要時可邀請有關(guān)方面的政府采購咨詢專家或技術(shù)人員參加對采購項目進行論證、分析，同時也可以組織有關(guān)人員對采購項目的實施現(xiàn)場進行踏戡，或者對生產(chǎn)、銷售市場進行廣泛的調(diào)查，以提高綜合分析的準確性和完整性。
（1）預算分析：主要分析采購項目資金來源及落實情況，如在采購資金中預算內(nèi)資金、預算外資金、其他資金所占的比例，預算內(nèi)資金是否有預算批復文件，預算外及其他資金是否已落實到位等。凡采購資金不落實的一律不予采購。
（2）需求分析：會同有關(guān)專家對采購項目的技術(shù)要求、供貨期等采購要求進行論證、分析，通過分析準確掌握采購單位的采購需求。
（3）生產(chǎn)分析：主要是通過各種渠道調(diào)查、掌握所需貨物的生產(chǎn)企業(yè)情況、工程或提供服務(wù)的供應(yīng)商情況等，如生產(chǎn)企業(yè)或供應(yīng)商的數(shù)量、規(guī)模、經(jīng)營、分布情況等。
（4）市場分析：主要是分析所需貨物、工程或服務(wù)的市場價格、供求關(guān)系等，通過分析應(yīng)明確當前市場是賣方市場還是買方市場，以便為制定相應(yīng)的談判策略提供依據(jù)。
（5）風險分析：主要是通過對采購項目預算、需求、生產(chǎn)及市場等因素的分析，進一步分析采購風險，為預防風險的發(fā)生制定相應(yīng)的措施。
（6）成本分析：主要是根據(jù)采購項目的特點和技術(shù)要求，對采購過程的各種因素進行分析，預測采購費用，以便使采購成本得到合理控制。
2、確定采購清單
通過進行項目分析會同采購單位及有關(guān)專家確定采購清單及有關(guān)技術(shù)要求。對有些較大的項目在確定采購清單時有必要對項目進行分包。
對采購項目進行分包時，應(yīng)注意掌握以下原則：
?。?）根據(jù)采購對象的品目分包：同一品目歸為一包；
?。?）根據(jù)采購對象的數(shù)量分包：同一品目的采購對象，如數(shù)量較大，為擴大中標面可劃分為若干個包。
（3）根據(jù)經(jīng)銷企業(yè)分包：只有專門公司才經(jīng)營的采購對象不要同其他采購對象放在同一個包。
（4）根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)能力分包：同一品目的采購對象采購數(shù)量較大的，由于企業(yè)的生產(chǎn)能力有限，可以劃分為若干個包。
3、編制競爭性談判采購邀請函
根據(jù)項目分析情況和采購項目清單編制競爭性談判邀請函。競爭性談判采購邀請函主要是為邀請供應(yīng)商方便，其格式和內(nèi)容將構(gòu)成談判文件的組成部分。邀請函由正文和附件兩部分組成，主要內(nèi)容應(yīng)包括：項目簡介和采購設(shè)備清單及技術(shù)要求；對談判方的資質(zhì)要求；獲取談判文件和遞交報價文件及參加談判的時間、地點、方式；主要商務(wù)條款；確定成交的一般性原則；其他需說明的事項；聯(lián)系地址、聯(lián)系方式、聯(lián)系人等。
4、制作競爭性談判文件
談判文件是供談判方制作報價文件和談判方案、參加談判以及談判小組成員在談判過程中使用的有關(guān)材料。競爭性談判文件主要包括以下五個部分：
（1）談判采購邀請函：一般與上面已經(jīng)制作的用于邀請供應(yīng)商的邀請函格式相同。
（2）采購項目要求及采購項目清單。
?。?）談判方須知。
?。?）商務(wù)條款或合同格式。
?。?）報價文件及談判方案制作格式。
來源：中國政府采購網(wǎng)
