淺談如何加強項目的招標采購管理
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發(fā)布日期：2010年10月13日
摘 要：結(jié)合工作實際，針對項目招標采 購管理進行了論述。
關(guān)鍵詞： 招標采購；管理；措施
1、招標采購概述
1.1招標性采購的定義
招標性采購是指通過招標的方式，邀請所有潛在的供應(yīng)商參加投標，采購單位通過某種事先確定并公布的標準從所有投標中評選出中標供應(yīng)商，并與之簽訂合同的一種采購形式。
1.2招標性采購的形式
招標性采購按接受投標人的范圍，分為國際競爭性招標采購、國內(nèi)競爭性招標采購、國際限制性招標采購和國內(nèi)限制性招標采購。
國際競爭性招標采購是指沒有國籍限制，采購單位通過國際性刊物公開發(fā)布招標公告，邀請所有符合要求的供應(yīng)商參加投標的一種招標采購方式。國內(nèi)競爭性招標采購是指采購單位使用本國文字在國內(nèi)主要刊物上刊登招標公告，邀請國內(nèi)所有符合要求的供應(yīng)商參加投標的一種招標采購方式。
限制性國際招標采購是指采購單位不刊登招標公告而直接邀請國內(nèi)外供應(yīng)商參加投標的一種采購方式；國內(nèi)限制性招標采購是指采購單位不刊登招標公告而直接邀請國內(nèi)供應(yīng)參加投標的一種采購方式。
1.3招標性采購的分類
1.3.1公開招標采購
公開招標采購是指招標人（政府采購中心或其委托的中介機構(gòu)，下同）在媒體上公開刊登通告，吸引所有有興趣的供應(yīng)人參加投標，并按本細則的程序選定中標人的一種采購方式。符合下列條件之一的，應(yīng)當(dāng)采取公開招標：
（1）合同價值五萬元以上的物資；
（2）合同價值五十萬元以上的工程；
（3）合同價值五萬元以上的服務(wù)；
（4）采購目錄中規(guī)定應(yīng)當(dāng)集中采購而未達到上述標準的項目。
1.3.2邀請招標采購
邀請招標采購是指招標人向五家以上的潛在投標人發(fā)出招標書，然后按本細則規(guī)定的程序選定中標人的一種采購方式。應(yīng)采取公開招標的項目，有下列情形之一的，經(jīng)財政部門同意，可以邀請招標：
（1）招標后，沒有供應(yīng)人或無合格標；
（2）出現(xiàn)了不可預(yù)見的急需；
（3）發(fā)生突發(fā)事件，無法按招標方式得到所需的貨物、工程或服務(wù)；
（4）供應(yīng)人準備投標文件需要高額費用；
（5）采購項目因其復(fù)雜性和專門性，只能從有限范圍的供應(yīng)方獲得；
（6）公開招標成本過高，與采購項目的價值不相稱的；
（7）經(jīng)財政部門認定的其他情況。
1.4 我國選擇性招標采購與國際做法的區(qū)別
在國際上，選擇性招標采購與招標的不同之處只在于它允許采購機構(gòu)不通過廣告而直接向有限數(shù)目的供應(yīng)商或承包商發(fā)出投標邀請。我國的選擇性招標采購與國際上的略有不同，我國在適用限制性程序時，仍要求使用廣告。在使用限制性程序時，招標過程分為兩個明顯的階段。第一階段，投標申請：在通過OJ接到競爭邀請后，申請人必須在規(guī)定的時間內(nèi)提出投標申請。簽約機構(gòu)經(jīng)過審查并排除那些不符合技術(shù)規(guī)格要求以及不符合資格標準的申請人后，向其余申請人（此時稱為“候選人”）發(fā)出書面投標邀請和合同文本。第二階段，正式投標：接到投標邀請的候選人必須在規(guī)定的第二個截止日期前呈遞其標書（此時，候選人成為真正的“投標人”）。
2、加強工程項目招標采購管理的措施
對于工程項目來說，設(shè)備、材料的采購費用大約占項目總投資的50% —60%.同時，采購交貨的進度又直接影響項目的進度；采購質(zhì)量的好壞也制約著項目質(zhì)量的高低，并將決定項目建成后的連續(xù)、穩(wěn)定和安全運轉(zhuǎn)。由此可見，招標采購管理是工程項目管理中的重要組成部分，它不但是工程項目建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，而且還是執(zhí)行中的一個關(guān)鍵步驟。
2.1 搞清采購的基本流程
項目采購工作包括從組織建立開始，經(jīng)采買、催交、檢驗、直到最后一批產(chǎn)品通過檢驗為止的全部工作。項目采購管理可以分為三個階段，即準備階段、實施階段和收尾階段。不同的階段側(cè)重點不同，準備階段主要工作有建立組織、需求分析、熟悉市場、確定采購戰(zhàn)略和編制采購計劃；實施階段主要工作包括接收請購文件、確定合格供應(yīng)商、招標或詢價、報價評審或評標定標、召開供應(yīng)商協(xié)調(diào)會、簽定合同、調(diào)整采購計劃、催交、檢驗、包裝及運輸?shù)龋皇瘴搽A段工作主要有交接、材料處理、資料歸檔和采購總結(jié)等。
2.2 強化全流程成本意識
全流程成本意識，即是說，成本的降低關(guān)注的不只是某一產(chǎn)品直接成本的下降，而是著眼于項目建設(shè)的大局，以項目總體成本的降低為標準。獲得了低價的采購物品固然是成本的降低，但獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、快速及時的供應(yīng)、可靠的貨源保證、節(jié)約的組織成本等也屬于成本上的利益。降低采購成本還要考慮其它“利益相關(guān)者”的收益，不能只看采購直接成本的降低，要從項目采購的全過程來探求降低總成本的有效措施。
2.3選好供應(yīng)商
（1）規(guī)范選擇的程序和標準。不同的公司在選擇供應(yīng)商時雖然有著不同的評審的內(nèi)容和程序，但是作為一個成熟的團隊，應(yīng)該有自己固定的標準和程序。
（2）合理確定數(shù)量及方式。在選擇供應(yīng)商的數(shù)量時，既要避免單一貨源帶來的風(fēng)險，又要保證所選的供應(yīng)商能夠享有充足的供應(yīng)份額，以獲取供應(yīng)商的優(yōu)惠政策，降低采購的成本，一般不超過3-4家。選擇供應(yīng)商的方式主要包括公開競爭性招標采購、有限競爭性招標采購、詢價采購和直接簽訂合同采購。在項目采購中，多種招標方式可以組合使用，這樣更有利于提高采購效率和質(zhì)量，更好地控制采購的成本。
（3）加強對供應(yīng)商的管理。在合作過程中對供應(yīng)商進行定期考核，建立量化指標，對供應(yīng)商進行評級，并據(jù)此衡量與供應(yīng)商的后續(xù)合作。這樣就能持續(xù)改善供貨行為，保證優(yōu)質(zhì)及時的供貨，從而有效地降低項目采購總成本。
3、在項目招標采購管理中降低成本的做法
3.1制定采購預(yù)算與估計成本
制定預(yù)算的行為就是對組織內(nèi)部各種工作進行稀缺資源的配置。預(yù)算不僅僅是計劃活動的一個方面，同時也不僅僅是組織政策的一種延伸，它還是一種控制機制，起著一種比較標準的作用。
制定采購預(yù)算是在具體實施項目采購行為之前對項目采購成本的一種估計和預(yù)測，是對整個項目資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對項目采購資金進行了合理的配置和分發(fā)，還同時建立了一個資金的使用標準，以便對采購實施行為中的資金使用進行隨時的檢測與控制，確保項目資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動。有了采購預(yù)算的約束，能提高項目資金的使用效率，優(yōu)化項目采購管理中資源的調(diào)配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效的控制項目資金的流向和流量，從而達到控制項目采購成本的目的。
3.2 采購環(huán)境的利用
項目的外部環(huán)境對采購策略的制定、采購計劃的實施會產(chǎn)生重要的影響，外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。宏觀環(huán)境是指能對項目組織怎樣及如何采購產(chǎn)生影響的外部變化，包括市場季節(jié)性的變化、國家宏觀經(jīng)濟政策的變化、國家財政金融政策的調(diào)整、市場利率及匯率的波動、通貨膨脹的存在及戰(zhàn)爭罷工等各種因素。而微觀環(huán)境則是指項目組織的內(nèi)部環(huán)境，包括項目組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序，即實施采購的過程和程序。在符合微觀環(huán)境原則的前提下，一個好的項目采購策略應(yīng)當(dāng)充分利用外部市場環(huán)境為項目整體帶來利益。
3.3全流程成本概念，控制總成本
在探討項目采購管理中降低成本的問題時，應(yīng)該確立采購全流程成本的概念，我們所應(yīng)該關(guān)注的是整個項目采購流程中的成本降低，是對總成本的控制，而不是單一的針對采購貨物或服務(wù)的價格。獲得了低價的采購物品固然是成本的降低，但獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、及時快速的供貨、可靠的貨源保證等也無疑是獲得了成本上的利益。同時，降低采購成本不僅指降低采購項目本身的成本，還要考慮相關(guān)方面的利益，成本就像在U形管中的水銀，壓縮這邊的成本，那邊的成本就增加。單獨降低某項成本而不顧及其它方面的反應(yīng)，這種成本降低是不會體現(xiàn)在項目采購管理的利潤之中的。所以，需要建立這種全流程成本的概念，來達到對整個項目采購管理總成本的控制和降低。我們不應(yīng)該僅僅只看到最直接的成本降低，還應(yīng)該從項目采購的全過程來衡量成本上的收效，從項目采購的全過程來探求降低總成本的有效措施。只有這樣，我們才能在采購過程中發(fā)掘無處不在的降低成本的機會。
來源：項目管理者聯(lián)盟
關(guān)鍵詞： 招標采購；管理；措施
1、招標采購概述
1.1招標性采購的定義
招標性采購是指通過招標的方式，邀請所有潛在的供應(yīng)商參加投標，采購單位通過某種事先確定并公布的標準從所有投標中評選出中標供應(yīng)商，并與之簽訂合同的一種采購形式。
1.2招標性采購的形式
招標性采購按接受投標人的范圍，分為國際競爭性招標采購、國內(nèi)競爭性招標采購、國際限制性招標采購和國內(nèi)限制性招標采購。
國際競爭性招標采購是指沒有國籍限制，采購單位通過國際性刊物公開發(fā)布招標公告，邀請所有符合要求的供應(yīng)商參加投標的一種招標采購方式。國內(nèi)競爭性招標采購是指采購單位使用本國文字在國內(nèi)主要刊物上刊登招標公告，邀請國內(nèi)所有符合要求的供應(yīng)商參加投標的一種招標采購方式。
限制性國際招標采購是指采購單位不刊登招標公告而直接邀請國內(nèi)外供應(yīng)商參加投標的一種采購方式；國內(nèi)限制性招標采購是指采購單位不刊登招標公告而直接邀請國內(nèi)供應(yīng)參加投標的一種采購方式。
1.3招標性采購的分類
1.3.1公開招標采購
公開招標采購是指招標人（政府采購中心或其委托的中介機構(gòu)，下同）在媒體上公開刊登通告，吸引所有有興趣的供應(yīng)人參加投標，并按本細則的程序選定中標人的一種采購方式。符合下列條件之一的，應(yīng)當(dāng)采取公開招標：
（1）合同價值五萬元以上的物資；
（2）合同價值五十萬元以上的工程；
（3）合同價值五萬元以上的服務(wù)；
（4）采購目錄中規(guī)定應(yīng)當(dāng)集中采購而未達到上述標準的項目。
1.3.2邀請招標采購
邀請招標采購是指招標人向五家以上的潛在投標人發(fā)出招標書，然后按本細則規(guī)定的程序選定中標人的一種采購方式。應(yīng)采取公開招標的項目，有下列情形之一的，經(jīng)財政部門同意，可以邀請招標：
（1）招標后，沒有供應(yīng)人或無合格標；
（2）出現(xiàn)了不可預(yù)見的急需；
（3）發(fā)生突發(fā)事件，無法按招標方式得到所需的貨物、工程或服務(wù)；
（4）供應(yīng)人準備投標文件需要高額費用；
（5）采購項目因其復(fù)雜性和專門性，只能從有限范圍的供應(yīng)方獲得；
（6）公開招標成本過高，與采購項目的價值不相稱的；
（7）經(jīng)財政部門認定的其他情況。
1.4 我國選擇性招標采購與國際做法的區(qū)別
在國際上，選擇性招標采購與招標的不同之處只在于它允許采購機構(gòu)不通過廣告而直接向有限數(shù)目的供應(yīng)商或承包商發(fā)出投標邀請。我國的選擇性招標采購與國際上的略有不同，我國在適用限制性程序時，仍要求使用廣告。在使用限制性程序時，招標過程分為兩個明顯的階段。第一階段，投標申請：在通過OJ接到競爭邀請后，申請人必須在規(guī)定的時間內(nèi)提出投標申請。簽約機構(gòu)經(jīng)過審查并排除那些不符合技術(shù)規(guī)格要求以及不符合資格標準的申請人后，向其余申請人（此時稱為“候選人”）發(fā)出書面投標邀請和合同文本。第二階段，正式投標：接到投標邀請的候選人必須在規(guī)定的第二個截止日期前呈遞其標書（此時，候選人成為真正的“投標人”）。
2、加強工程項目招標采購管理的措施
對于工程項目來說，設(shè)備、材料的采購費用大約占項目總投資的50% —60%.同時，采購交貨的進度又直接影響項目的進度；采購質(zhì)量的好壞也制約著項目質(zhì)量的高低，并將決定項目建成后的連續(xù)、穩(wěn)定和安全運轉(zhuǎn)。由此可見，招標采購管理是工程項目管理中的重要組成部分，它不但是工程項目建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，而且還是執(zhí)行中的一個關(guān)鍵步驟。
2.1 搞清采購的基本流程
項目采購工作包括從組織建立開始，經(jīng)采買、催交、檢驗、直到最后一批產(chǎn)品通過檢驗為止的全部工作。項目采購管理可以分為三個階段，即準備階段、實施階段和收尾階段。不同的階段側(cè)重點不同，準備階段主要工作有建立組織、需求分析、熟悉市場、確定采購戰(zhàn)略和編制采購計劃；實施階段主要工作包括接收請購文件、確定合格供應(yīng)商、招標或詢價、報價評審或評標定標、召開供應(yīng)商協(xié)調(diào)會、簽定合同、調(diào)整采購計劃、催交、檢驗、包裝及運輸?shù)龋皇瘴搽A段工作主要有交接、材料處理、資料歸檔和采購總結(jié)等。
2.2 強化全流程成本意識
全流程成本意識，即是說，成本的降低關(guān)注的不只是某一產(chǎn)品直接成本的下降，而是著眼于項目建設(shè)的大局，以項目總體成本的降低為標準。獲得了低價的采購物品固然是成本的降低，但獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、快速及時的供應(yīng)、可靠的貨源保證、節(jié)約的組織成本等也屬于成本上的利益。降低采購成本還要考慮其它“利益相關(guān)者”的收益，不能只看采購直接成本的降低，要從項目采購的全過程來探求降低總成本的有效措施。
2.3選好供應(yīng)商
（1）規(guī)范選擇的程序和標準。不同的公司在選擇供應(yīng)商時雖然有著不同的評審的內(nèi)容和程序，但是作為一個成熟的團隊，應(yīng)該有自己固定的標準和程序。
（2）合理確定數(shù)量及方式。在選擇供應(yīng)商的數(shù)量時，既要避免單一貨源帶來的風(fēng)險，又要保證所選的供應(yīng)商能夠享有充足的供應(yīng)份額，以獲取供應(yīng)商的優(yōu)惠政策，降低采購的成本，一般不超過3-4家。選擇供應(yīng)商的方式主要包括公開競爭性招標采購、有限競爭性招標采購、詢價采購和直接簽訂合同采購。在項目采購中，多種招標方式可以組合使用，這樣更有利于提高采購效率和質(zhì)量，更好地控制采購的成本。
（3）加強對供應(yīng)商的管理。在合作過程中對供應(yīng)商進行定期考核，建立量化指標，對供應(yīng)商進行評級，并據(jù)此衡量與供應(yīng)商的后續(xù)合作。這樣就能持續(xù)改善供貨行為，保證優(yōu)質(zhì)及時的供貨，從而有效地降低項目采購總成本。
3、在項目招標采購管理中降低成本的做法
3.1制定采購預(yù)算與估計成本
制定預(yù)算的行為就是對組織內(nèi)部各種工作進行稀缺資源的配置。預(yù)算不僅僅是計劃活動的一個方面，同時也不僅僅是組織政策的一種延伸，它還是一種控制機制，起著一種比較標準的作用。
制定采購預(yù)算是在具體實施項目采購行為之前對項目采購成本的一種估計和預(yù)測，是對整個項目資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對項目采購資金進行了合理的配置和分發(fā)，還同時建立了一個資金的使用標準，以便對采購實施行為中的資金使用進行隨時的檢測與控制，確保項目資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動。有了采購預(yù)算的約束，能提高項目資金的使用效率，優(yōu)化項目采購管理中資源的調(diào)配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效的控制項目資金的流向和流量，從而達到控制項目采購成本的目的。
3.2 采購環(huán)境的利用
項目的外部環(huán)境對采購策略的制定、采購計劃的實施會產(chǎn)生重要的影響，外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。宏觀環(huán)境是指能對項目組織怎樣及如何采購產(chǎn)生影響的外部變化，包括市場季節(jié)性的變化、國家宏觀經(jīng)濟政策的變化、國家財政金融政策的調(diào)整、市場利率及匯率的波動、通貨膨脹的存在及戰(zhàn)爭罷工等各種因素。而微觀環(huán)境則是指項目組織的內(nèi)部環(huán)境，包括項目組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序，即實施采購的過程和程序。在符合微觀環(huán)境原則的前提下，一個好的項目采購策略應(yīng)當(dāng)充分利用外部市場環(huán)境為項目整體帶來利益。
3.3全流程成本概念，控制總成本
在探討項目采購管理中降低成本的問題時，應(yīng)該確立采購全流程成本的概念，我們所應(yīng)該關(guān)注的是整個項目采購流程中的成本降低，是對總成本的控制，而不是單一的針對采購貨物或服務(wù)的價格。獲得了低價的采購物品固然是成本的降低，但獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、及時快速的供貨、可靠的貨源保證等也無疑是獲得了成本上的利益。同時，降低采購成本不僅指降低采購項目本身的成本，還要考慮相關(guān)方面的利益，成本就像在U形管中的水銀，壓縮這邊的成本，那邊的成本就增加。單獨降低某項成本而不顧及其它方面的反應(yīng)，這種成本降低是不會體現(xiàn)在項目采購管理的利潤之中的。所以，需要建立這種全流程成本的概念，來達到對整個項目采購管理總成本的控制和降低。我們不應(yīng)該僅僅只看到最直接的成本降低，還應(yīng)該從項目采購的全過程來衡量成本上的收效，從項目采購的全過程來探求降低總成本的有效措施。只有這樣，我們才能在采購過程中發(fā)掘無處不在的降低成本的機會。
來源：項目管理者聯(lián)盟
