保存政采文件須把握“五性”
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發(fā)布日期：2010年12月10日
采購(gòu)文件是政府采購(gòu)當(dāng)事人是政府采購(gòu)活動(dòng)每一環(huán)節(jié)所作出的具有法律效力的文件和資料?！墩少?gòu)法》第四十二條規(guī)定：“采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)對(duì)政府采購(gòu)項(xiàng)目每項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)的采購(gòu)文件應(yīng)當(dāng)妥善保存，不得偽造、變?cè)臁㈦[匿或銷毀。采購(gòu)文件的保存期限為從采購(gòu)結(jié)束之日起至少保存十五年?！?nbsp;保存采購(gòu)文件是政府采購(gòu)工作的重要環(huán)節(jié)，其作用不容小視。筆者認(rèn)為，要保存好采購(gòu)文件，采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)要以高度的使命感和責(zé)任心把握好“五性”。
如實(shí)記錄采購(gòu)活動(dòng)，確保真實(shí)性。采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)要如實(shí)準(zhǔn)確記錄采購(gòu)當(dāng)事人的活動(dòng)，不得偽造、變?cè)臁㈦[匿、銷毀或者涂改、更換相關(guān)記錄。確保采購(gòu)文件的客觀準(zhǔn)確、真實(shí)可靠。
全面收集采購(gòu)文件，確保完整性。采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束后，要根據(jù)采購(gòu)文件所包括的內(nèi)容，全面系統(tǒng)地收集整理采購(gòu)過(guò)程中的所有文件資料，做到“不遺漏，不損壞，不缺失”。同時(shí)，明確責(zé)任人，指定場(chǎng)所，完善必要的設(shè)備，專門妥善保存，確保采購(gòu)文件的完整無(wú)缺。
保存采購(gòu)文件不少于十五年，確保長(zhǎng)期性。法律明確規(guī)定，保存期限為從采購(gòu)結(jié)束之日起至少十五年。事實(shí)上，保存采購(gòu)文件的時(shí)間是根據(jù)采購(gòu)活動(dòng)的實(shí)際需要而定的，并不是十五年就了結(jié)。盡管采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束后，采購(gòu)人的需求已得以滿足，但是采購(gòu)事件和交易行為并未就此終止，很多事項(xiàng)有待以后檢驗(yàn)和處理，需要很長(zhǎng)的時(shí)間來(lái)備查，這就要求采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)保存采購(gòu)文件的時(shí)間比法律界定的更長(zhǎng)一些，確保采購(gòu)文件保存的長(zhǎng)期性。
加強(qiáng)采購(gòu)文件檔案管理，確保安全保密性。要加強(qiáng)采購(gòu)文件的安全保密管理工作，防止人為丟失和破壞、銷毀行為，未經(jīng)監(jiān)管部門允許，不得隨意對(duì)外公開，或者查閱采購(gòu)活動(dòng)有關(guān)記錄，不得泄露各種采購(gòu)秘密和供應(yīng)商的商業(yè)秘密，維護(hù)好采購(gòu)當(dāng)事人的合法權(quán)益。
接受監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，確保保存采購(gòu)文件的嚴(yán)肅性。一方面牢記《政府采購(gòu)法》關(guān)于保存采購(gòu)文件的有關(guān)規(guī)定，盡職盡責(zé)，嚴(yán)格管理，嚴(yán)格執(zhí)法，依法妥善保存好采購(gòu)文件。另一方面對(duì)隱匿、銷毀應(yīng)當(dāng)保存的采購(gòu)文件或偽造、變?cè)觳少?gòu)文件的相關(guān)責(zé)任人要向政府采購(gòu)監(jiān)管部門舉報(bào)，虛心接受處罰處理，決不姑息遷就，依法追究其違法責(zé)任，忠實(shí)履行法律賦予的責(zé)任和義務(wù)，為打造政府采購(gòu)“陽(yáng)光”形象，為政府采購(gòu)制度的健康運(yùn)行作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
來(lái)源：政府采購(gòu)信息報(bào)
如實(shí)記錄采購(gòu)活動(dòng)，確保真實(shí)性。采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)要如實(shí)準(zhǔn)確記錄采購(gòu)當(dāng)事人的活動(dòng)，不得偽造、變?cè)臁㈦[匿、銷毀或者涂改、更換相關(guān)記錄。確保采購(gòu)文件的客觀準(zhǔn)確、真實(shí)可靠。
全面收集采購(gòu)文件，確保完整性。采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束后，要根據(jù)采購(gòu)文件所包括的內(nèi)容，全面系統(tǒng)地收集整理采購(gòu)過(guò)程中的所有文件資料，做到“不遺漏，不損壞，不缺失”。同時(shí)，明確責(zé)任人，指定場(chǎng)所，完善必要的設(shè)備，專門妥善保存，確保采購(gòu)文件的完整無(wú)缺。
保存采購(gòu)文件不少于十五年，確保長(zhǎng)期性。法律明確規(guī)定，保存期限為從采購(gòu)結(jié)束之日起至少十五年。事實(shí)上，保存采購(gòu)文件的時(shí)間是根據(jù)采購(gòu)活動(dòng)的實(shí)際需要而定的，并不是十五年就了結(jié)。盡管采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束后，采購(gòu)人的需求已得以滿足，但是采購(gòu)事件和交易行為并未就此終止，很多事項(xiàng)有待以后檢驗(yàn)和處理，需要很長(zhǎng)的時(shí)間來(lái)備查，這就要求采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)保存采購(gòu)文件的時(shí)間比法律界定的更長(zhǎng)一些，確保采購(gòu)文件保存的長(zhǎng)期性。
加強(qiáng)采購(gòu)文件檔案管理，確保安全保密性。要加強(qiáng)采購(gòu)文件的安全保密管理工作，防止人為丟失和破壞、銷毀行為，未經(jīng)監(jiān)管部門允許，不得隨意對(duì)外公開，或者查閱采購(gòu)活動(dòng)有關(guān)記錄，不得泄露各種采購(gòu)秘密和供應(yīng)商的商業(yè)秘密，維護(hù)好采購(gòu)當(dāng)事人的合法權(quán)益。
接受監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，確保保存采購(gòu)文件的嚴(yán)肅性。一方面牢記《政府采購(gòu)法》關(guān)于保存采購(gòu)文件的有關(guān)規(guī)定，盡職盡責(zé)，嚴(yán)格管理，嚴(yán)格執(zhí)法，依法妥善保存好采購(gòu)文件。另一方面對(duì)隱匿、銷毀應(yīng)當(dāng)保存的采購(gòu)文件或偽造、變?cè)觳少?gòu)文件的相關(guān)責(zé)任人要向政府采購(gòu)監(jiān)管部門舉報(bào)，虛心接受處罰處理，決不姑息遷就，依法追究其違法責(zé)任，忠實(shí)履行法律賦予的責(zé)任和義務(wù)，為打造政府采購(gòu)“陽(yáng)光”形象，為政府采購(gòu)制度的健康運(yùn)行作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
來(lái)源：政府采購(gòu)信息報(bào)
