淺談對招標代理機構的標準化管理
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發(fā)布日期：2011年01月31日
摘要：標準化是制度化的最高形式，能夠在一定范圍內獲得最佳秩序，是一種非常有效的工作方法。對滿足條件的社會事務，也完全可以實行標準化管理。招標代理機構的事務具有實行標準化管理的可行性，而且在其資質管理中已經實行，因此，只要切實把握具體的標準化要求和原則，就可以在建立制度的基礎上，實現(xiàn)對招標代理機構各類活動的標準化管理。執(zhí)行標準化管理的前提，是專業(yè)監(jiān)管機構對這一思路的認可和實踐。
關鍵詞：招標代理機構 標準化管理 新思路
一、標準化的定義及其在管理領域的擴展應用和實踐目的
所謂標準，是指依據科學技術和實踐經驗的綜合成果，在協(xié)商的基礎上，對經濟、技術和管理等活動中，具有多樣性的、相關性征的重復事物，以特定的程序和形式頒發(fā)的統(tǒng)一規(guī)定。而所謂標準化(參國家標準GB／T 3951—83對標準化下的定義)，則是指在經濟、技術、科學及管理等社會實踐中，對重復性事物和概念，通過制定、發(fā)布和實施標準，達到統(tǒng)一，而后依標準付諸行動，以獲得最佳秩序和社會效益。
標準化包括制定標準和貫徹標準。實施標準化已經取得世界各國和國際社會的普遍重視。標準化是制度化的最高形式，可以運用到生產、開發(fā)設計、管理等各個方面，能夠在一定范圍內獲得最佳秩序，是一種非常有效的工作方法。
在通常的理解當中，標準化應用于管理領域，都是實施在一個單位或企業(yè)的內部，如一個制造企業(yè)，將涉及產品生產的各種規(guī)范，如作業(yè)流程、作業(yè)方法、作業(yè)條件等等，形成文字化的規(guī)定并貫徹執(zhí)行，使之標準化，從而達到以規(guī)定的成本、規(guī)定的工時，生產出品質均勻、符合規(guī)格的產品的目的。
而在政府機關、事業(yè)單位所涉及的社會事務管理中，我們通常強調的是“規(guī)范化”管理。所謂的規(guī)范化管理，實施手段多是強化職能、健全規(guī)章、提高標準、落實責任等，其過程要求多于結果驗收，缺乏具體的操作性，一陣風頭之后，往往流于形式。因此，我們必須在社會事務的管理中拓展思維，勇于借鑒，即：只要某一類社會事務管理具備實施標準化的條件，我們就可以對其進行標準化管理。
筆者認為，各級建設行政主管部門，尤其是專業(yè)招標監(jiān)督管理機構，對工程建設項目招標代理機構的各類事務完全可以實行“標準化管理”。
二、對招標代理機構已經實行的標準化管理
招標代理機構，是指依法設立、從事招標代理業(yè)務并提供相關服務的社會中介組織。從事工程建設項目招標代理業(yè)務的招標代理機構，其資格由國務院或者省、自治區(qū)、直轄市人民政府的建設行政主管部門認定。其日常管理則由地方建設行政主管部門委托專業(yè)監(jiān)督管理機構（招標投標管理辦公室）實行。
在現(xiàn)行的招標代理機構資格認定中，其實已經實行了部分的標準化管理。如《工程建設項目招標代理機構資格認定辦法》第八條規(guī)定：申請甲級工程招標代理機構資格，除具備規(guī)定的條件外，還應當具備下列條件：（一）近3年內代理中標金額3000萬元以上的工程不少于10個，或者代理招標的工程累計中標金額在8億元以上（以中標通知書為依據，下同）；（二）具有工程建設類執(zhí)業(yè)注冊資格或者中級以上專業(yè)技術職稱的專職人員不少于20人，其中具有造價工程師執(zhí)業(yè)資格人員不少于2人；（三）法定代表人、技術經濟負責人、財會人員為本單位專職人員，其中技術經濟負責人具有高級職稱或者相應執(zhí)業(yè)注冊資格并有10年以上從事工程管理的經驗。（四）注冊資金不少于100萬元。
上述規(guī)定全面、具體而明確，再配合現(xiàn)代微機和網絡手段，可以有效地杜絕“說你行你就行、說不行就不行”的人為操作，使招標代理機構的申請、升級、復審、處罰等管理事務快捷、準確而高效，其規(guī)范性作用是顯而易見的。但是，我們對于招標代理機構的日常業(yè)務行為，還缺乏標準化管理的意識。
三、對招標代理業(yè)務實行標準化管理的必要性和可行性
在目前的工程建設項目招標代理活動中，個別的招標代理機構存在相當程度的違法違規(guī)行為，如：以不正當手段取得項目代理權、串通招標人在招標文件或評標辦法中埋伏歧視性或操作性條款、利用代理身份操縱資格審查結果、與投標人串通進行私下交易、利用可以進入開評標現(xiàn)場的方便，泄密或篡改評、定標結果等。上述行為極大地損害了工程建設項目招投標活動的公正性。對存在的這些問題，我們有必要予以高度重視，深入探討。
筆者認為，招標代理機構之所以能在業(yè)務活動中八面玲瓏、左右逢源，甚至為所欲為，其實就是利用自身在工作身份、專業(yè)技術、業(yè)務常識等方面的優(yōu)勢，鉆相關政策和管理規(guī)定的空子。由于其違規(guī)行為具有隱蔽、擦邊及利益方配合等特點，監(jiān)管部門較難發(fā)現(xiàn)，處理也缺乏依據，明知其行為不軌卻往往束手無策。其實，事先的防范肯定好過事后的追究。相關的監(jiān)管部門如果能為招標代理活動預設一系列標準化的流程，同時加強同步的監(jiān)督管理，應該可以消除招標代理中的違法違規(guī)現(xiàn)象。
參照標準化管理的理論，我們可以論證：對招標代理業(yè)務實行標準化管理是具備可行條件的。1、各級招標投標管理辦公室是工程建設招投標活動的專業(yè)管理機構，授權明確，職責清晰，不存在“無人問津”或“九龍治水”的問題。2、各地建設工程交易中心基本建立完善，招標代理活動盡可納入有形建筑市場，不至于場外失控。3、招標代理業(yè)務在程序和形式上具有重復性，完全有條件形成系統(tǒng)的規(guī)程。由此可見，我們的招投標監(jiān)管機構完全可以對職責范圍內的招標代理業(yè)務實施有效的標準化管理。當然，其關鍵是要首先建立起一整套切實可行的標準化管理制度。
四、建立招標代理業(yè)務標準化管理制度應該把握的原則
可行的標準至少要滿足以下六點：1、目標指向：標準必須面對目標。2、顯示原因和結果：要說明為什么做、如何做、做到什么程度。3、準確：要避免抽象，模糊的詞語不宜出現(xiàn)。4、數量化：每個讀標準的人必須能以相同的方式解釋標準。為了達到這一點，標準中應該多使用圖表和數字。5、現(xiàn)實：標準必須是現(xiàn)實的，即可操作的。6、修訂：標準在需要時必須修訂。
上述要求落實到招標代理業(yè)務標準化管理制度的制定和監(jiān)督執(zhí)行上，必須把握以下幾個原則：
1、行為主體的合法化。監(jiān)管機構應對招標代理機構的資質及其從業(yè)人員的資格進行定期的備案審查，以保證其在資質允許的范圍和期限內開展代理業(yè)務，防止資質掛靠、人員缺位等問題發(fā)生。同時加強對代理人與招標人簽訂的書面委托代理合同的備案審查，消除不正當競爭。
2、從業(yè)人員的紀律化。在招標代理各個環(huán)節(jié)中，為招標代理從業(yè)人員規(guī)定具體的從業(yè)規(guī)程和紀律。如在開標和評、定標時掛牌上崗、進入評標室內要同等遵守評標室管理規(guī)定、未接受委托時不得參與評標委員會的工作、在規(guī)定的時限內完成規(guī)定的任務等。發(fā)現(xiàn)不合規(guī)程和紀律的行為及時糾正，從而避免造成“既成事實”。
3、業(yè)務流程的系統(tǒng)化。招投標活動具有基本固定的程序，因此可以確定明晰、公開的業(yè)務流程，即滿足什么條件才能進行下一步程序，出現(xiàn)什么情況必須轉入另一個環(huán)節(jié)，完成什么工作要公示什么結果等，在實施過程中落實各個環(huán)節(jié)代理和管理人員的責任，實行經辦簽字制。流程的明晰和公開將有效防止環(huán)節(jié)上的暗箱操作。
4、活動資料的統(tǒng)一化。招標公告（投標邀請書）、招標文件、評標辦法、評標報告等業(yè)務活動資料如果沒有統(tǒng)一的格式，不僅會增加監(jiān)管人員的審核工作量，也容易讓不法人員鉆空子，在文本中摻入歧視、排斥、違法違規(guī)的文字條款，直接影響招標活動的正常進行，甚至會造成不公正的結果。因此，監(jiān)管部門有必要統(tǒng)一所有應用文本和表格的格式，在設計中注重應用和審核的方便，統(tǒng)一解釋，從而避免不必要的爭議和分歧。
5、工作手段的數字化。目前的代理業(yè)務中，還存在相當多的手工操作程序，如唱標記錄、指標計算、綜合記分匯總等，這些手工的過程容易給不法行為留下機會，一個數字的顛倒、小數點的移動、傾向性的四舍五入，都可能改變招標結果。因此，應該在招標活動中全面推行數字化工作手段，配備統(tǒng)一的、經過正式驗收的應用軟件，保證文字和數字結果的準確性。
從管理部門的角度來說，標準化管理可以實現(xiàn)以下四個目的：1、技術儲備：集合全體管理人員的思想，通過實踐和修訂，逐步形成相對完善的標準化管理體系，是管理經驗的持續(xù)積累，必然會全面提高業(yè)務管理水平。2、提高效率：有章可循、流水式業(yè)務銜接、統(tǒng)一格式的推廣、微機和網絡手段的應用，必能夠大大節(jié)約人力和行政辦公資源。3、防止再發(fā)：通過對標準化管理的教育、落實，可以使招標代理機構很快形成規(guī)范的工作方式、良好的工作作風，杜絕不法行為抬頭和漫延。4、教育訓練：標準化管理制度的形成和執(zhí)行，更便于新的管理人員和代理人員了解業(yè)務規(guī)程，促進他們早日進入工作狀態(tài)，可以先“知其然”，再逐漸“知其所以然”。
標準化管理是一個過程，我們不能指望本月發(fā)出紅頭文件，下個月各種符合要求的標準就完成了、各類行為就規(guī)范了。那些認為編制或改定了標準即認為已完成標準化的觀點是錯誤的，只有經過指導、訓練才能算是實施了標準化，也只有經過了持久地落實、監(jiān)督才能形成標準化管理的局面。做為招標監(jiān)管部門現(xiàn)在所要做的，首先是對標準化管理的認知，然后才是編制標準和實施管理，畢竟，對招標代理機構實行標準化管理是個全新的思路。
來源：中國招投標網
關鍵詞：招標代理機構 標準化管理 新思路
一、標準化的定義及其在管理領域的擴展應用和實踐目的
所謂標準，是指依據科學技術和實踐經驗的綜合成果，在協(xié)商的基礎上，對經濟、技術和管理等活動中，具有多樣性的、相關性征的重復事物，以特定的程序和形式頒發(fā)的統(tǒng)一規(guī)定。而所謂標準化(參國家標準GB／T 3951—83對標準化下的定義)，則是指在經濟、技術、科學及管理等社會實踐中，對重復性事物和概念，通過制定、發(fā)布和實施標準，達到統(tǒng)一，而后依標準付諸行動，以獲得最佳秩序和社會效益。
標準化包括制定標準和貫徹標準。實施標準化已經取得世界各國和國際社會的普遍重視。標準化是制度化的最高形式，可以運用到生產、開發(fā)設計、管理等各個方面，能夠在一定范圍內獲得最佳秩序，是一種非常有效的工作方法。
在通常的理解當中，標準化應用于管理領域，都是實施在一個單位或企業(yè)的內部，如一個制造企業(yè)，將涉及產品生產的各種規(guī)范，如作業(yè)流程、作業(yè)方法、作業(yè)條件等等，形成文字化的規(guī)定并貫徹執(zhí)行，使之標準化，從而達到以規(guī)定的成本、規(guī)定的工時，生產出品質均勻、符合規(guī)格的產品的目的。
而在政府機關、事業(yè)單位所涉及的社會事務管理中，我們通常強調的是“規(guī)范化”管理。所謂的規(guī)范化管理，實施手段多是強化職能、健全規(guī)章、提高標準、落實責任等，其過程要求多于結果驗收，缺乏具體的操作性，一陣風頭之后，往往流于形式。因此，我們必須在社會事務的管理中拓展思維，勇于借鑒，即：只要某一類社會事務管理具備實施標準化的條件，我們就可以對其進行標準化管理。
筆者認為，各級建設行政主管部門，尤其是專業(yè)招標監(jiān)督管理機構，對工程建設項目招標代理機構的各類事務完全可以實行“標準化管理”。
二、對招標代理機構已經實行的標準化管理
招標代理機構，是指依法設立、從事招標代理業(yè)務并提供相關服務的社會中介組織。從事工程建設項目招標代理業(yè)務的招標代理機構，其資格由國務院或者省、自治區(qū)、直轄市人民政府的建設行政主管部門認定。其日常管理則由地方建設行政主管部門委托專業(yè)監(jiān)督管理機構（招標投標管理辦公室）實行。
在現(xiàn)行的招標代理機構資格認定中，其實已經實行了部分的標準化管理。如《工程建設項目招標代理機構資格認定辦法》第八條規(guī)定：申請甲級工程招標代理機構資格，除具備規(guī)定的條件外，還應當具備下列條件：（一）近3年內代理中標金額3000萬元以上的工程不少于10個，或者代理招標的工程累計中標金額在8億元以上（以中標通知書為依據，下同）；（二）具有工程建設類執(zhí)業(yè)注冊資格或者中級以上專業(yè)技術職稱的專職人員不少于20人，其中具有造價工程師執(zhí)業(yè)資格人員不少于2人；（三）法定代表人、技術經濟負責人、財會人員為本單位專職人員，其中技術經濟負責人具有高級職稱或者相應執(zhí)業(yè)注冊資格并有10年以上從事工程管理的經驗。（四）注冊資金不少于100萬元。
上述規(guī)定全面、具體而明確，再配合現(xiàn)代微機和網絡手段，可以有效地杜絕“說你行你就行、說不行就不行”的人為操作，使招標代理機構的申請、升級、復審、處罰等管理事務快捷、準確而高效，其規(guī)范性作用是顯而易見的。但是，我們對于招標代理機構的日常業(yè)務行為，還缺乏標準化管理的意識。
三、對招標代理業(yè)務實行標準化管理的必要性和可行性
在目前的工程建設項目招標代理活動中，個別的招標代理機構存在相當程度的違法違規(guī)行為，如：以不正當手段取得項目代理權、串通招標人在招標文件或評標辦法中埋伏歧視性或操作性條款、利用代理身份操縱資格審查結果、與投標人串通進行私下交易、利用可以進入開評標現(xiàn)場的方便，泄密或篡改評、定標結果等。上述行為極大地損害了工程建設項目招投標活動的公正性。對存在的這些問題，我們有必要予以高度重視，深入探討。
筆者認為，招標代理機構之所以能在業(yè)務活動中八面玲瓏、左右逢源，甚至為所欲為，其實就是利用自身在工作身份、專業(yè)技術、業(yè)務常識等方面的優(yōu)勢，鉆相關政策和管理規(guī)定的空子。由于其違規(guī)行為具有隱蔽、擦邊及利益方配合等特點，監(jiān)管部門較難發(fā)現(xiàn)，處理也缺乏依據，明知其行為不軌卻往往束手無策。其實，事先的防范肯定好過事后的追究。相關的監(jiān)管部門如果能為招標代理活動預設一系列標準化的流程，同時加強同步的監(jiān)督管理，應該可以消除招標代理中的違法違規(guī)現(xiàn)象。
參照標準化管理的理論，我們可以論證：對招標代理業(yè)務實行標準化管理是具備可行條件的。1、各級招標投標管理辦公室是工程建設招投標活動的專業(yè)管理機構，授權明確，職責清晰，不存在“無人問津”或“九龍治水”的問題。2、各地建設工程交易中心基本建立完善，招標代理活動盡可納入有形建筑市場，不至于場外失控。3、招標代理業(yè)務在程序和形式上具有重復性，完全有條件形成系統(tǒng)的規(guī)程。由此可見，我們的招投標監(jiān)管機構完全可以對職責范圍內的招標代理業(yè)務實施有效的標準化管理。當然，其關鍵是要首先建立起一整套切實可行的標準化管理制度。
四、建立招標代理業(yè)務標準化管理制度應該把握的原則
可行的標準至少要滿足以下六點：1、目標指向：標準必須面對目標。2、顯示原因和結果：要說明為什么做、如何做、做到什么程度。3、準確：要避免抽象，模糊的詞語不宜出現(xiàn)。4、數量化：每個讀標準的人必須能以相同的方式解釋標準。為了達到這一點，標準中應該多使用圖表和數字。5、現(xiàn)實：標準必須是現(xiàn)實的，即可操作的。6、修訂：標準在需要時必須修訂。
上述要求落實到招標代理業(yè)務標準化管理制度的制定和監(jiān)督執(zhí)行上，必須把握以下幾個原則：
1、行為主體的合法化。監(jiān)管機構應對招標代理機構的資質及其從業(yè)人員的資格進行定期的備案審查，以保證其在資質允許的范圍和期限內開展代理業(yè)務，防止資質掛靠、人員缺位等問題發(fā)生。同時加強對代理人與招標人簽訂的書面委托代理合同的備案審查，消除不正當競爭。
2、從業(yè)人員的紀律化。在招標代理各個環(huán)節(jié)中，為招標代理從業(yè)人員規(guī)定具體的從業(yè)規(guī)程和紀律。如在開標和評、定標時掛牌上崗、進入評標室內要同等遵守評標室管理規(guī)定、未接受委托時不得參與評標委員會的工作、在規(guī)定的時限內完成規(guī)定的任務等。發(fā)現(xiàn)不合規(guī)程和紀律的行為及時糾正，從而避免造成“既成事實”。
3、業(yè)務流程的系統(tǒng)化。招投標活動具有基本固定的程序，因此可以確定明晰、公開的業(yè)務流程，即滿足什么條件才能進行下一步程序，出現(xiàn)什么情況必須轉入另一個環(huán)節(jié)，完成什么工作要公示什么結果等，在實施過程中落實各個環(huán)節(jié)代理和管理人員的責任，實行經辦簽字制。流程的明晰和公開將有效防止環(huán)節(jié)上的暗箱操作。
4、活動資料的統(tǒng)一化。招標公告（投標邀請書）、招標文件、評標辦法、評標報告等業(yè)務活動資料如果沒有統(tǒng)一的格式，不僅會增加監(jiān)管人員的審核工作量，也容易讓不法人員鉆空子，在文本中摻入歧視、排斥、違法違規(guī)的文字條款，直接影響招標活動的正常進行，甚至會造成不公正的結果。因此，監(jiān)管部門有必要統(tǒng)一所有應用文本和表格的格式，在設計中注重應用和審核的方便，統(tǒng)一解釋，從而避免不必要的爭議和分歧。
5、工作手段的數字化。目前的代理業(yè)務中，還存在相當多的手工操作程序，如唱標記錄、指標計算、綜合記分匯總等，這些手工的過程容易給不法行為留下機會，一個數字的顛倒、小數點的移動、傾向性的四舍五入，都可能改變招標結果。因此，應該在招標活動中全面推行數字化工作手段，配備統(tǒng)一的、經過正式驗收的應用軟件，保證文字和數字結果的準確性。
從管理部門的角度來說，標準化管理可以實現(xiàn)以下四個目的：1、技術儲備：集合全體管理人員的思想，通過實踐和修訂，逐步形成相對完善的標準化管理體系，是管理經驗的持續(xù)積累，必然會全面提高業(yè)務管理水平。2、提高效率：有章可循、流水式業(yè)務銜接、統(tǒng)一格式的推廣、微機和網絡手段的應用，必能夠大大節(jié)約人力和行政辦公資源。3、防止再發(fā)：通過對標準化管理的教育、落實，可以使招標代理機構很快形成規(guī)范的工作方式、良好的工作作風，杜絕不法行為抬頭和漫延。4、教育訓練：標準化管理制度的形成和執(zhí)行，更便于新的管理人員和代理人員了解業(yè)務規(guī)程，促進他們早日進入工作狀態(tài)，可以先“知其然”，再逐漸“知其所以然”。
標準化管理是一個過程，我們不能指望本月發(fā)出紅頭文件，下個月各種符合要求的標準就完成了、各類行為就規(guī)范了。那些認為編制或改定了標準即認為已完成標準化的觀點是錯誤的，只有經過指導、訓練才能算是實施了標準化，也只有經過了持久地落實、監(jiān)督才能形成標準化管理的局面。做為招標監(jiān)管部門現(xiàn)在所要做的，首先是對標準化管理的認知，然后才是編制標準和實施管理，畢竟，對招標代理機構實行標準化管理是個全新的思路。
來源：中國招投標網
