競爭性談判采購的程序探討
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發(fā)布日期：2011年02月12日
競爭性談判是《政府采購法》規(guī)定的較為常用的采購方式之一，《政府采購法》第三十八條明確規(guī)定了競爭性談判的程序：成立談判小組、制定談判文件、確定邀請參加談判的供應商名單、談判、確定成交供應商。筆者現(xiàn)就競爭性談判采購程序和實踐中存在的矛盾進行探討。
環(huán)節(jié)一：成立談判小組。談判小組由采購人代表和有關專家共三人以上的單數(shù)組成，其中專家的人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二。
探討：該環(huán)節(jié)意味著采用競爭性談判采購方式的項目，首先要按規(guī)定從政府采購專家?guī)熘须S機抽取專家，成立談判小組。
目前采用競爭性談判采購方式的項目一般需要10多天才能完成，即項目從開始執(zhí)行到確認成交供應商，基本需要10多天時間。另根據(jù)《政府采購評審專家管理辦法》第十七條規(guī)定的要求，“財政部門、采購人和代理機構的有關工作人員應對評審專家的私人情況予以保密?！闭f明在這10多天內，談判小組人員構成等情況對外是要求保密的。為了達到保密的要求，入選的專家必須接受監(jiān)控，即談判小組“工作之余”不允許離開預設的固定工作場所。
而目前政府采購專家?guī)熘械膶＜页蓡T大部分為在職人員，每個人都有自己的本職工作，時間的靈活度不大，實際工作中若要求談判小組人員在10多天內集中起來完全離職專門從事政府采購事務的難度太高。若允許談判小組“工作之余”離開工作場所，由于談判小組大部分時間游離在監(jiān)督之外，將導致保密失控。假設抽到的專家均為非在職人員，能夠滿足在10多天內專門從事政府采購業(yè)務，那么，制作談判文件勞務費及評審費將不是一筆小數(shù)目，而且在10多天內如何管理談判小組成員，也是采購代理機構面對的一大難題。
因此，在正式談判之前就成立競爭性談判小組弊大于利，不僅增加了采購成本，而且容易泄露評審專家的信息，可操作性差。筆者認為，在談判階段成立談判小組為宜。
環(huán)節(jié)二：制定談判文件。談判文件應當明確談判程序、談判內容、合同草案的條款以及評定成交的標準等事項。
探討：該環(huán)節(jié)沒有明確說明由誰負責制定談判文件，是采購代理機構，或者是談判小組？或由二者共同完成？還是由采購代理機構編制，談判小組審核？
如果由談判小組負責編制談判文件，由于一個政府采購項目通常有2～5家采購人參加，若要求談判小組在短時間內完成多個談判文件的編制，是很難實現(xiàn)的，況且談判小組的成員因自身工作的需要，幾天內組織在一起的難度很大。如果在談判文件編制過程中，出現(xiàn)某個相關人員因故不能及時審核、確認談判文件，那么，整個談判文件的編制時間將會延長許多。因此，要組織談判小組在若干天內專門從事談判文件的編制也是不太現(xiàn)實的。當項目采購預算金額很大，采購人數(shù)量較少時，成立談判小組負責編制談判文件也許有一定的實際意義。
因此，在《政府采購法》等有關法規(guī)沒有詳細規(guī)定由誰來編制談判文件的情況下，在實際操作中，通過對《政府采購法》第六十二條“集中采購機構的采購人員應當具有相關職業(yè)素質和專業(yè)技能，符合政府采購監(jiān)督管理部門規(guī)定的專業(yè)崗位任職要求”的理解可知，應以采購代理機構項目負責人編制談判文件為宜。因為項目負責人是應當具備了相關素質和專業(yè)技能、符合專業(yè)崗位任職要求的人。實踐中若遇到技術要求等特別復雜的項目，可咨詢有關專家。
環(huán)節(jié)三：確定邀請參加談判的供應商名單。談判小組從符合相應資格條件的供應商名單中確定不少于三家的供應商參加談判，并向其提供談判文件。
探討：該環(huán)節(jié)類似實行資格前審。筆者認為此規(guī)定欠妥，因為目前法律法規(guī)上并沒有說明競爭性談判該談多少輪次，如果僅讓少數(shù)供應商談判，因談判候選人范圍變窄，不利于充分競爭，可能會導致價格“談不下來”。極端現(xiàn)象為，一旦入選的幾家供應商熟絡，有“默契”的意圖，可能存在“串標”的隱患。
因此，應盡量不采取資格前審，而是采取資格后審的方式，讓更多潛在的供應商報名參加競爭，讓符合資格條件的供應商全部入圍。由于入圍供應商數(shù)量增加，從而增加了談判的競價、降價力度，然后按公布的評定標準推薦成交候選供應商。特殊情況下必須實行部分入圍的，也應當采用隨機抽取的方式確定參加談判的供應商方顯公正。
環(huán)節(jié)四：談判。談判小組所有成員集中與單一供應商分別進行談判。在談判中，談判的任何一方不得透露與談判有關的其他供應商的技術資料、價格和其他信息。談判文件有實質性變動的，談判小組應當以書面形式通知所有參加談判的供應商。
探討：該環(huán)節(jié)所說的談判小組所有成員，按筆者的理解，如果項目一開始就成立談判小組，此階段的談判小組成員應該就是項目一開始時成立的談判小組成員。基于筆者前文對“成立談判小組”的探討，認為在該環(huán)節(jié)成立談判小組，具有較強的操作性。
環(huán)節(jié)五：確定成交供應商。談判結束后，談判小組應當要求所有參加談判的供應商在規(guī)定時間內進行最后報價，采購人從談判小組提出的成交候選人中根據(jù)符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商，并將結果通知所有參加談判的未成交供應商。
探討：參加談判的供應商在規(guī)定多長的時間內進行最后報價才有效？“規(guī)定時間”是個很重要的問題，處理不當往往會引發(fā)質疑投訴。在現(xiàn)實中，很多供應商參加競爭的代表不一定很熟悉政府采購業(yè)務，“非專業(yè)”的狀況很普遍，在談判過程中，他們往往要多次請示公司負責人或者技術骨干方能定奪，通常超出“規(guī)定時間”才能報價。
因此，在法律未明確規(guī)定“規(guī)定時間”的情況下，如果能在談判文件中描述最后報價的規(guī)定時間，使談判單位代表人早有準備，將更加公開、公正。這樣不但可以降低質疑、投訴的風險，還會增加談判的成功率，有利于提高政府采購工作效率。
另外，對于“采購人從談判小組提出的成交候選人中根據(jù)符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商”的條款，在實踐中往往會遇到兩種情況：一是所有談判供應商提供的需求、質量和服務經(jīng)評定為相等，二是更多不同的供應商提供的產(chǎn)品質量和服務不相等，而且不可能相等。對于第一種情況，談判小組采用其報價最低的原則確定成交供應商就可以，但出現(xiàn)第二種情況時，談判小組應如何處理？目前尚未有具體規(guī)定，亟待明確和補充。
筆者認為，不防做如下處理：如果談判小組評定供應商提供的產(chǎn)品質量和服務不相等，可將其不相等的因素以約定的折扣系數(shù)折算為價格，以最終價最低成交代替最低報價成交。當然，這些折扣系數(shù)務必事前在談判文件中列明。
來源：政府采購信息報
環(huán)節(jié)一：成立談判小組。談判小組由采購人代表和有關專家共三人以上的單數(shù)組成，其中專家的人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二。
探討：該環(huán)節(jié)意味著采用競爭性談判采購方式的項目，首先要按規(guī)定從政府采購專家?guī)熘须S機抽取專家，成立談判小組。
目前采用競爭性談判采購方式的項目一般需要10多天才能完成，即項目從開始執(zhí)行到確認成交供應商，基本需要10多天時間。另根據(jù)《政府采購評審專家管理辦法》第十七條規(guī)定的要求，“財政部門、采購人和代理機構的有關工作人員應對評審專家的私人情況予以保密?！闭f明在這10多天內，談判小組人員構成等情況對外是要求保密的。為了達到保密的要求，入選的專家必須接受監(jiān)控，即談判小組“工作之余”不允許離開預設的固定工作場所。
而目前政府采購專家?guī)熘械膶＜页蓡T大部分為在職人員，每個人都有自己的本職工作，時間的靈活度不大，實際工作中若要求談判小組人員在10多天內集中起來完全離職專門從事政府采購事務的難度太高。若允許談判小組“工作之余”離開工作場所，由于談判小組大部分時間游離在監(jiān)督之外，將導致保密失控。假設抽到的專家均為非在職人員，能夠滿足在10多天內專門從事政府采購業(yè)務，那么，制作談判文件勞務費及評審費將不是一筆小數(shù)目，而且在10多天內如何管理談判小組成員，也是采購代理機構面對的一大難題。
因此，在正式談判之前就成立競爭性談判小組弊大于利，不僅增加了采購成本，而且容易泄露評審專家的信息，可操作性差。筆者認為，在談判階段成立談判小組為宜。
環(huán)節(jié)二：制定談判文件。談判文件應當明確談判程序、談判內容、合同草案的條款以及評定成交的標準等事項。
探討：該環(huán)節(jié)沒有明確說明由誰負責制定談判文件，是采購代理機構，或者是談判小組？或由二者共同完成？還是由采購代理機構編制，談判小組審核？
如果由談判小組負責編制談判文件，由于一個政府采購項目通常有2～5家采購人參加，若要求談判小組在短時間內完成多個談判文件的編制，是很難實現(xiàn)的，況且談判小組的成員因自身工作的需要，幾天內組織在一起的難度很大。如果在談判文件編制過程中，出現(xiàn)某個相關人員因故不能及時審核、確認談判文件，那么，整個談判文件的編制時間將會延長許多。因此，要組織談判小組在若干天內專門從事談判文件的編制也是不太現(xiàn)實的。當項目采購預算金額很大，采購人數(shù)量較少時，成立談判小組負責編制談判文件也許有一定的實際意義。
因此，在《政府采購法》等有關法規(guī)沒有詳細規(guī)定由誰來編制談判文件的情況下，在實際操作中，通過對《政府采購法》第六十二條“集中采購機構的采購人員應當具有相關職業(yè)素質和專業(yè)技能，符合政府采購監(jiān)督管理部門規(guī)定的專業(yè)崗位任職要求”的理解可知，應以采購代理機構項目負責人編制談判文件為宜。因為項目負責人是應當具備了相關素質和專業(yè)技能、符合專業(yè)崗位任職要求的人。實踐中若遇到技術要求等特別復雜的項目，可咨詢有關專家。
環(huán)節(jié)三：確定邀請參加談判的供應商名單。談判小組從符合相應資格條件的供應商名單中確定不少于三家的供應商參加談判，并向其提供談判文件。
探討：該環(huán)節(jié)類似實行資格前審。筆者認為此規(guī)定欠妥，因為目前法律法規(guī)上并沒有說明競爭性談判該談多少輪次，如果僅讓少數(shù)供應商談判，因談判候選人范圍變窄，不利于充分競爭，可能會導致價格“談不下來”。極端現(xiàn)象為，一旦入選的幾家供應商熟絡，有“默契”的意圖，可能存在“串標”的隱患。
因此，應盡量不采取資格前審，而是采取資格后審的方式，讓更多潛在的供應商報名參加競爭，讓符合資格條件的供應商全部入圍。由于入圍供應商數(shù)量增加，從而增加了談判的競價、降價力度，然后按公布的評定標準推薦成交候選供應商。特殊情況下必須實行部分入圍的，也應當采用隨機抽取的方式確定參加談判的供應商方顯公正。
環(huán)節(jié)四：談判。談判小組所有成員集中與單一供應商分別進行談判。在談判中，談判的任何一方不得透露與談判有關的其他供應商的技術資料、價格和其他信息。談判文件有實質性變動的，談判小組應當以書面形式通知所有參加談判的供應商。
探討：該環(huán)節(jié)所說的談判小組所有成員，按筆者的理解，如果項目一開始就成立談判小組，此階段的談判小組成員應該就是項目一開始時成立的談判小組成員。基于筆者前文對“成立談判小組”的探討，認為在該環(huán)節(jié)成立談判小組，具有較強的操作性。
環(huán)節(jié)五：確定成交供應商。談判結束后，談判小組應當要求所有參加談判的供應商在規(guī)定時間內進行最后報價，采購人從談判小組提出的成交候選人中根據(jù)符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商，并將結果通知所有參加談判的未成交供應商。
探討：參加談判的供應商在規(guī)定多長的時間內進行最后報價才有效？“規(guī)定時間”是個很重要的問題，處理不當往往會引發(fā)質疑投訴。在現(xiàn)實中，很多供應商參加競爭的代表不一定很熟悉政府采購業(yè)務，“非專業(yè)”的狀況很普遍，在談判過程中，他們往往要多次請示公司負責人或者技術骨干方能定奪，通常超出“規(guī)定時間”才能報價。
因此，在法律未明確規(guī)定“規(guī)定時間”的情況下，如果能在談判文件中描述最后報價的規(guī)定時間，使談判單位代表人早有準備，將更加公開、公正。這樣不但可以降低質疑、投訴的風險，還會增加談判的成功率，有利于提高政府采購工作效率。
另外，對于“采購人從談判小組提出的成交候選人中根據(jù)符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商”的條款，在實踐中往往會遇到兩種情況：一是所有談判供應商提供的需求、質量和服務經(jīng)評定為相等，二是更多不同的供應商提供的產(chǎn)品質量和服務不相等，而且不可能相等。對于第一種情況，談判小組采用其報價最低的原則確定成交供應商就可以，但出現(xiàn)第二種情況時，談判小組應如何處理？目前尚未有具體規(guī)定，亟待明確和補充。
筆者認為，不防做如下處理：如果談判小組評定供應商提供的產(chǎn)品質量和服務不相等，可將其不相等的因素以約定的折扣系數(shù)折算為價格，以最終價最低成交代替最低報價成交。當然，這些折扣系數(shù)務必事前在談判文件中列明。
來源：政府采購信息報
