遵循五項原則 制定采購招標文件范本
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發(fā)布日期：2011年03月07日
采購招標文件范本（簡稱“文件范本”）是規(guī)范政府采購活動的規(guī)范化、標準化、專業(yè)化的文件。討論制定文件范本的原則這個話題，對組織制定文件范本活動有重要的現(xiàn)實意義。
范本是規(guī)范采購的重要手段
眾所周知，編制招標文件是政府采購項目操作運行活動的第一環(huán)。招標文件的作用是闡明采購人在購買方面的要求，提出對供應商資格條件的要求，通報采購程序和評標辦法，并確定訂立合同的條件等。它既是投標人編制投標文件的依據，也是集中采購機構組織采購活動、評標委員會進行評標、確定采購結果的主要依據，又是采購人與中標人簽訂合同的基礎。
提起招標文件必然會牽扯到文件范本，這就會引發(fā)如下幾個問題：什么是文件范本？為什么要制定文件范本？文件范本有什么用？
1.文件范本的概念
采購招標文件范本，是指在編制政府采購招標文件時可作示范的實用性樣本。通俗地說：是給編寫招標文件的人一個預先制作好的模板。
2. 為什么要制定文件范本
這是政府采購制度改革以來業(yè)內比較關注和經常議論的一個話題。對此業(yè)內有如下認識：招標文件不規(guī)范會產生多種后果。招標文件的不規(guī)范常常使得政府采購的效率大打折扣，增加了企業(yè)投標的困難、導致質疑投訴增多；如果沒有統(tǒng)一的規(guī)范，招標文件會更多地體現(xiàn)采購人的個人目的，從而容易滋生腐敗；招標文件不規(guī)范會導致政府采購結果的不公正，從而影響政府采購的信譽。此外，在實際工作中如果沒有文件范本，即使在同一集中采購機構內也可能出現(xiàn)不同的經辦人對同類采購項目或同一采購項目編寫的招標文件差異很大甚至出現(xiàn)質的區(qū)別的情形。沒有文件范本，憑個人經驗和積累來編寫招標文件，顧此失彼、漏洞百出的情況會經常發(fā)生。上述情形下，依法采購、規(guī)范采購的目標根本無法實現(xiàn)。由此可見文件范本的重要及其對政府采購實際工作所產生的作用和影響。
3. 文件范本的作用
概括起來主要有三個方面：第一，文件范本是編制招標文件的基礎，制定文件范本是政府采購業(yè)務工作中的基礎性工作；第二，制定文件范本是集中采購機構組織實施政府采購活動走向規(guī)范化、標準化的一個重要標志，是規(guī)范政府采購行為的一個重要環(huán)節(jié)；第三，制定統(tǒng)一的文件范本，可以減少編制招標文件時的差錯，提高政府采購前期工作的效率，實現(xiàn)招標文件規(guī)范化，是提高政府采購活動質量的客觀需要。
制定文件范本的基本原則
制定文件范本的原則是指在制定文件范本時的指導思想和編寫文件范本過程中處理相關事項、問題的準則，是組織制定科學的文件范本時不可缺少的重要保障。制定文件范本應以“文件要素”為基礎和指導，遵循以下原則。
1．充分體現(xiàn)國家法規(guī)政策
文件范本既然是日常編制招標文件時的示范性樣本，它的內涵必須全面反映和執(zhí)行我國政府采購方面的法律、法規(guī)及政策，相關法律、法規(guī)及政策能以文件范本為載體充分體現(xiàn)到采購活動的各個環(huán)節(jié)中。其中，合格供應商的資格（資質）條件、采購的商品、評標程序、評標辦法等標書的主要內容部分更應達到上述要求。當其他方面的法律、法規(guī)、政策與政府采購的有矛盾和沖突時應以政府采購的為準；國際慣例、“世界銀行范本”只能作為編制招標文件的借鑒與參考，不能作為影響政府采購的法律、法規(guī)、政策施行的依據和理由。
2．簡便、易讀和完整
文件范本應使編制招標文件工作更加簡要方便，遼寧省政府采購中心在對文件范本作第二次修訂時，著重解決以往存在的同一內容在招標文件中反復出現(xiàn)的問題。例如：“合格供應商的資格要求”在招標文件中的“招標公告”、“投標人須知”、“投標文件格式”、“評標辦法”等部分重復出現(xiàn)，這些是日常招標文件修改過程中很容易出現(xiàn)的差錯。因此，對原用文件范本（原用文件范本是以“世界銀行范本”為基礎制定的）在結構上作了較大的調整和修訂，改原用文件范本的“正文加前附表”的結構為現(xiàn)用文件范本的“正文和附件”結構：“正文部分”的內容對具體項目針對性強，屬于供應商應知、應會和必須認真解讀、應答的內容；附件部分的內容屬于常識性、共性的內容，不需要供應商每次參加投標都進行閱讀，日常掌握了，投標時就不會出差錯。同時，基本做到同一內容在文件范本中通常只出現(xiàn)一次，最多不超過二次，使招標文件日常編制工作簡便、易操作，也減少了采購人會審招標文件稿件和供應商閱讀招標文件的時間；修訂后的招標文件范本的紙質文件由過去的四十多頁減少到二十頁左右，提高了效率，節(jié)約了社會資源和物耗。在對文件范本作第三次修訂時，內容進一步精煉，章節(jié)更加簡要。
文件范本內容保持完整、清晰。例如：“投標文件格式及內容”設計上應注意表與表之間的鉤稽關系或相關關系，同一內容或指標應避免重復表述或填寫，作好提示或填寫說明，不能引導投標人犯低級錯誤；“投標人須知”應將政府采購項目的有關概念、規(guī)則、運行程序和注意事項等方面的內容表述完整、準確，起到政府采購“小百科全書”的作用。
3．充分體現(xiàn)專業(yè)化
以滿足政府采購業(yè)務需要為前提，以制定不同采購方式的范本為基礎，制定貨物、工程、服務等不同類別采購行為的文件范本以及專業(yè)細化的文件范本。例如：貨物類招標的計算機類、家具類、煤炭類、服裝類等等專業(yè)文件范本。這樣做，對提高招標文件編制質量，科學設置合格供應商資格條件、確定投標文件格式、設定評標辦法及評標標準和細則、約定合同條款、編寫投標人須知等采購活動中的關鍵性問題，可以起到關鍵性的作用。同時，對有效地避免、解決招標文件不規(guī)范所產生的采購效率打折扣、企業(yè)投標困難、質疑投訴多、偏向采購人個人目的、影響政府采購信譽等問題和后果，更具有針對性。
4.有利于信息化建設
文件范本應考慮適應政府采購事業(yè)信息化建設發(fā)展的需要，對投標文件格式部分的內容盡量用表格方式表述，以適應投標文件網上傳輸、網上開評標的業(yè)務需要。同時，適應業(yè)務工作日常管理、統(tǒng)計評價、同類業(yè)務指標對比等方面的需要。
5.語言文字規(guī)范
文件范本應體現(xiàn)中國文化和漢語寫作規(guī)則，應解決編制招標文件過程中經常會出現(xiàn)的西文書寫格式、電腦書寫方式和西文直譯所產生的生澀、難懂的表述方式等問題，對文件范本的字型、字號、頁邊距、行間距、書寫格式和頁碼位置等應作出統(tǒng)一的要求，語言表述應準確，以充分體現(xiàn)政府采購的規(guī)范性。
來源：政府采購信息報
范本是規(guī)范采購的重要手段
眾所周知，編制招標文件是政府采購項目操作運行活動的第一環(huán)。招標文件的作用是闡明采購人在購買方面的要求，提出對供應商資格條件的要求，通報采購程序和評標辦法，并確定訂立合同的條件等。它既是投標人編制投標文件的依據，也是集中采購機構組織采購活動、評標委員會進行評標、確定采購結果的主要依據，又是采購人與中標人簽訂合同的基礎。
提起招標文件必然會牽扯到文件范本，這就會引發(fā)如下幾個問題：什么是文件范本？為什么要制定文件范本？文件范本有什么用？
1.文件范本的概念
采購招標文件范本，是指在編制政府采購招標文件時可作示范的實用性樣本。通俗地說：是給編寫招標文件的人一個預先制作好的模板。
2. 為什么要制定文件范本
這是政府采購制度改革以來業(yè)內比較關注和經常議論的一個話題。對此業(yè)內有如下認識：招標文件不規(guī)范會產生多種后果。招標文件的不規(guī)范常常使得政府采購的效率大打折扣，增加了企業(yè)投標的困難、導致質疑投訴增多；如果沒有統(tǒng)一的規(guī)范，招標文件會更多地體現(xiàn)采購人的個人目的，從而容易滋生腐敗；招標文件不規(guī)范會導致政府采購結果的不公正，從而影響政府采購的信譽。此外，在實際工作中如果沒有文件范本，即使在同一集中采購機構內也可能出現(xiàn)不同的經辦人對同類采購項目或同一采購項目編寫的招標文件差異很大甚至出現(xiàn)質的區(qū)別的情形。沒有文件范本，憑個人經驗和積累來編寫招標文件，顧此失彼、漏洞百出的情況會經常發(fā)生。上述情形下，依法采購、規(guī)范采購的目標根本無法實現(xiàn)。由此可見文件范本的重要及其對政府采購實際工作所產生的作用和影響。
3. 文件范本的作用
概括起來主要有三個方面：第一，文件范本是編制招標文件的基礎，制定文件范本是政府采購業(yè)務工作中的基礎性工作；第二，制定文件范本是集中采購機構組織實施政府采購活動走向規(guī)范化、標準化的一個重要標志，是規(guī)范政府采購行為的一個重要環(huán)節(jié)；第三，制定統(tǒng)一的文件范本，可以減少編制招標文件時的差錯，提高政府采購前期工作的效率，實現(xiàn)招標文件規(guī)范化，是提高政府采購活動質量的客觀需要。
制定文件范本的基本原則
制定文件范本的原則是指在制定文件范本時的指導思想和編寫文件范本過程中處理相關事項、問題的準則，是組織制定科學的文件范本時不可缺少的重要保障。制定文件范本應以“文件要素”為基礎和指導，遵循以下原則。
1．充分體現(xiàn)國家法規(guī)政策
文件范本既然是日常編制招標文件時的示范性樣本，它的內涵必須全面反映和執(zhí)行我國政府采購方面的法律、法規(guī)及政策，相關法律、法規(guī)及政策能以文件范本為載體充分體現(xiàn)到采購活動的各個環(huán)節(jié)中。其中，合格供應商的資格（資質）條件、采購的商品、評標程序、評標辦法等標書的主要內容部分更應達到上述要求。當其他方面的法律、法規(guī)、政策與政府采購的有矛盾和沖突時應以政府采購的為準；國際慣例、“世界銀行范本”只能作為編制招標文件的借鑒與參考，不能作為影響政府采購的法律、法規(guī)、政策施行的依據和理由。
2．簡便、易讀和完整
文件范本應使編制招標文件工作更加簡要方便，遼寧省政府采購中心在對文件范本作第二次修訂時，著重解決以往存在的同一內容在招標文件中反復出現(xiàn)的問題。例如：“合格供應商的資格要求”在招標文件中的“招標公告”、“投標人須知”、“投標文件格式”、“評標辦法”等部分重復出現(xiàn)，這些是日常招標文件修改過程中很容易出現(xiàn)的差錯。因此，對原用文件范本（原用文件范本是以“世界銀行范本”為基礎制定的）在結構上作了較大的調整和修訂，改原用文件范本的“正文加前附表”的結構為現(xiàn)用文件范本的“正文和附件”結構：“正文部分”的內容對具體項目針對性強，屬于供應商應知、應會和必須認真解讀、應答的內容；附件部分的內容屬于常識性、共性的內容，不需要供應商每次參加投標都進行閱讀，日常掌握了，投標時就不會出差錯。同時，基本做到同一內容在文件范本中通常只出現(xiàn)一次，最多不超過二次，使招標文件日常編制工作簡便、易操作，也減少了采購人會審招標文件稿件和供應商閱讀招標文件的時間；修訂后的招標文件范本的紙質文件由過去的四十多頁減少到二十頁左右，提高了效率，節(jié)約了社會資源和物耗。在對文件范本作第三次修訂時，內容進一步精煉，章節(jié)更加簡要。
文件范本內容保持完整、清晰。例如：“投標文件格式及內容”設計上應注意表與表之間的鉤稽關系或相關關系，同一內容或指標應避免重復表述或填寫，作好提示或填寫說明，不能引導投標人犯低級錯誤；“投標人須知”應將政府采購項目的有關概念、規(guī)則、運行程序和注意事項等方面的內容表述完整、準確，起到政府采購“小百科全書”的作用。
3．充分體現(xiàn)專業(yè)化
以滿足政府采購業(yè)務需要為前提，以制定不同采購方式的范本為基礎，制定貨物、工程、服務等不同類別采購行為的文件范本以及專業(yè)細化的文件范本。例如：貨物類招標的計算機類、家具類、煤炭類、服裝類等等專業(yè)文件范本。這樣做，對提高招標文件編制質量，科學設置合格供應商資格條件、確定投標文件格式、設定評標辦法及評標標準和細則、約定合同條款、編寫投標人須知等采購活動中的關鍵性問題，可以起到關鍵性的作用。同時，對有效地避免、解決招標文件不規(guī)范所產生的采購效率打折扣、企業(yè)投標困難、質疑投訴多、偏向采購人個人目的、影響政府采購信譽等問題和后果，更具有針對性。
4.有利于信息化建設
文件范本應考慮適應政府采購事業(yè)信息化建設發(fā)展的需要，對投標文件格式部分的內容盡量用表格方式表述，以適應投標文件網上傳輸、網上開評標的業(yè)務需要。同時，適應業(yè)務工作日常管理、統(tǒng)計評價、同類業(yè)務指標對比等方面的需要。
5.語言文字規(guī)范
文件范本應體現(xiàn)中國文化和漢語寫作規(guī)則，應解決編制招標文件過程中經常會出現(xiàn)的西文書寫格式、電腦書寫方式和西文直譯所產生的生澀、難懂的表述方式等問題，對文件范本的字型、字號、頁邊距、行間距、書寫格式和頁碼位置等應作出統(tǒng)一的要求，語言表述應準確，以充分體現(xiàn)政府采購的規(guī)范性。
來源：政府采購信息報
