影響集采項(xiàng)目執(zhí)行效率的因素和對(duì)策分析
規(guī)范和效率的有機(jī)統(tǒng)一是政府采購(gòu)制度的內(nèi)在要求，也是政府采購(gòu)活動(dòng)永恒的主題之一。在“質(zhì)次、價(jià)高、效率低”的質(zhì)疑聲中，政府采購(gòu)制度實(shí)現(xiàn)了由初創(chuàng)階段向全面發(fā)展階段的轉(zhuǎn)變。隨著政府采購(gòu)規(guī)模的不斷擴(kuò)大、范圍的不斷延伸，政府采購(gòu)的效率問題也引起了社會(huì)的廣泛關(guān)注，特別是隨著政府采購(gòu)制度改革的不斷深入，規(guī)范化水平的不斷提升，新的質(zhì)疑的聲音隨之出現(xiàn)：政府采購(gòu)是越來(lái)越規(guī)范啦，但就是效率有點(diǎn)慢。政府采購(gòu)的效率問題仍然是被社會(huì)廣泛關(guān)注的焦點(diǎn)話題之一。那么影響集中采購(gòu)效率的因素有哪些？應(yīng)如何進(jìn)一步提高集中采購(gòu)效率？本文以山西省省級(jí)政府采購(gòu)中心為研究樣本，提出了有益的思考。
執(zhí)行效率持續(xù)提高但仍有不足
不斷注重提升采購(gòu)工作的效率是山西省省級(jí)政府采購(gòu)中心（以下簡(jiǎn)稱“山西采購(gòu)中心”）一直致力的工作目標(biāo)之一。2010年圍繞效率的問題，山西采購(gòu)中心進(jìn)一步采取了多項(xiàng)措施，進(jìn)行了一些有益的嘗試和探索，也取得了明顯的成效。最直接的表現(xiàn)就是“辦結(jié)率的提高，結(jié)轉(zhuǎn)項(xiàng)目的大幅度減少”。2010年山西采購(gòu)中心實(shí)際受理一般采購(gòu)項(xiàng)目（不含協(xié)議供貨項(xiàng)目）456個(gè)，采購(gòu)預(yù)算金額13.98億元，采購(gòu)項(xiàng)目個(gè)數(shù)較上年增加71個(gè)，增長(zhǎng)18.44 %，采購(gòu)預(yù)算金額較上年增加3.99億元，增長(zhǎng)39.94%。2010年實(shí)際完成本年度一般采購(gòu)項(xiàng)目430個(gè)，預(yù)算金額13.06億元，當(dāng)年一般采購(gòu)項(xiàng)目的辦結(jié)率（辦結(jié)率=本年度已完成的采購(gòu)項(xiàng)目預(yù)算金額\本年度受理的一般采購(gòu)項(xiàng)目預(yù)算金額×100%）達(dá)到了93.42 %，較上年提高了15.46%。加上上年結(jié)轉(zhuǎn)的采購(gòu)項(xiàng)目，共完成一般采購(gòu)項(xiàng)目498個(gè)，采購(gòu)項(xiàng)目預(yù)算金額15.59億元。結(jié)轉(zhuǎn)項(xiàng)目26個(gè)，采購(gòu)預(yù)算金額0.92億元。與上年相比，項(xiàng)目個(gè)數(shù)減少了42個(gè)，采購(gòu)項(xiàng)目預(yù)算減少了1.60億元，下降了63.24%，且結(jié)轉(zhuǎn)的采購(gòu)項(xiàng)目多數(shù)為當(dāng)年12月份受理的公開招標(biāo)項(xiàng)目。采購(gòu)效率總體上來(lái)看得到了明顯的提升，高效采購(gòu)的形象也得到了一定的樹立和強(qiáng)化，得到了監(jiān)管部門和多數(shù)采購(gòu)單位的認(rèn)可和贊譽(yù)，但效率問題還未從根本上得到解決，有些措施還是臨時(shí)性的，或者說是應(yīng)急性的，影響采購(gòu)效率的主要因素依然存在。
三種主要采購(gòu)方式的執(zhí)行周期分析
項(xiàng)目執(zhí)行周期是指從采購(gòu)項(xiàng)目受理之日起至完成政府采購(gòu)合同草擬工作止整個(gè)業(yè)務(wù)執(zhí)行過程實(shí)際所占用的日歷天數(shù)。
公開招標(biāo)平均周期為80.4天
2010年后半年山西采購(gòu)中心共完成采購(gòu)項(xiàng)目277個(gè)，其中：公開招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目143個(gè)，邀請(qǐng)招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目2個(gè)，競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)項(xiàng)目101個(gè)，詢價(jià)采購(gòu)項(xiàng)目30個(gè)，單一來(lái)源采購(gòu)項(xiàng)目1個(gè)。
公開招標(biāo)項(xiàng)目平均執(zhí)行的周期為80.4天，其中：最長(zhǎng)的項(xiàng)目執(zhí)行周期為199天，最短的項(xiàng)目執(zhí)行周期為33天。超過平均執(zhí)行周期的項(xiàng)目為59個(gè)，占到已完成公開招標(biāo)項(xiàng)目總數(shù)的41%。從采購(gòu)項(xiàng)目受理至發(fā)布招標(biāo)信息公告平均執(zhí)行的時(shí)間為36.7天，占到整個(gè)執(zhí)行周期的46%；從發(fā)布中標(biāo)公告至完成草擬政府采購(gòu)合同的平均執(zhí)行時(shí)間為9.5天，占到整個(gè)執(zhí)行周期的12%,兩段合計(jì)共需時(shí)間46.2天，占到整個(gè)執(zhí)行周期的57%。
競(jìng)談項(xiàng)目平均周期45.2天
競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)項(xiàng)目平均執(zhí)行的周期為45.2天，其中：最長(zhǎng)的項(xiàng)目執(zhí)行周期為150天，最短的項(xiàng)目執(zhí)行周期為11天。超過平均執(zhí)行周期的項(xiàng)目為42個(gè)，占到已完成項(xiàng)目總數(shù)的42%。從采購(gòu)項(xiàng)目受理至發(fā)布談判信息公告平均執(zhí)行的時(shí)間為18.3天，占到整個(gè)執(zhí)行周期的40%；從發(fā)布成交公告至完成草擬政府采購(gòu)合同平均執(zhí)行的時(shí)間為6.5天，占到整個(gè)執(zhí)行周期的14%,兩段合計(jì)共需時(shí)間24.8天，占到整個(gè)執(zhí)行周期的54%。
詢價(jià)采購(gòu)平均周期為19.7天
詢價(jià)采購(gòu)項(xiàng)目平均執(zhí)行的周期為19.7天，其中：最長(zhǎng)的項(xiàng)目執(zhí)行周期為46天，最短的項(xiàng)目執(zhí)行周期為7天。超過平均執(zhí)行周期的項(xiàng)目為9個(gè)，占到已完成項(xiàng)目總數(shù)的30%。從采購(gòu)項(xiàng)目受理至詢價(jià)之日平均執(zhí)行的時(shí)間為6.7天，占到整個(gè)執(zhí)行周期的34%。
通過上述的分析,我們可以初步得到這樣的結(jié)論:2010年山西采購(gòu)中心一般采購(gòu)項(xiàng)目的總體辦結(jié)水平得到了較大幅度的提升，但采購(gòu)項(xiàng)目執(zhí)行周期較長(zhǎng)仍是不容忽視的一個(gè)現(xiàn)實(shí)問題，同時(shí)也是我們工作中始終需要著力研究和解決的重要課題之一。
四大因素影響采購(gòu)執(zhí)行效率
需求難確定是影響效率主因
通過上述分析，我們可以清楚地看到，一個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目需求的最終確定占用了近一半的時(shí)間。以公開招標(biāo)項(xiàng)目為例，從采購(gòu)項(xiàng)目受理至發(fā)布招標(biāo)信息公告平均執(zhí)行的時(shí)間為36.7天，占到項(xiàng)目整個(gè)執(zhí)行周期的46%，也即占用了將近一半的時(shí)間。
雖然此環(huán)節(jié)包括了項(xiàng)目受理登記、審批、需求審核、編制招標(biāo)文件、內(nèi)部前期審核等工作，但需求審核工作消耗了大量的時(shí)間，是一個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行工作中的難點(diǎn)所在。在這方面，有的采購(gòu)單位根本無(wú)法提供采購(gòu)需求，對(duì)如何編寫需求不甚了解；有的單位提供的需求不能滿足招標(biāo)工作的需要，缺少必要的要件；有的單位提供的需求具有明顯的或較大的傾向性，且不愿或拒絕修改；有的單位以種種理由一拖再拖，長(zhǎng)時(shí)間不能提供需求。有的單位甚至已發(fā)布招標(biāo)信息公告以后還要修改技術(shù)參數(shù)。究其原因：一是對(duì)政府采購(gòu)制度和政府采購(gòu)活動(dòng)缺乏必要的了解；二是將政府采購(gòu)簡(jiǎn)單地認(rèn)為是一種程序，努力實(shí)現(xiàn)自己“定點(diǎn)”、“定向”選擇的目的；三是采購(gòu)部門或單位的內(nèi)部意見難以統(tǒng)一，相互扯皮，往往“發(fā)出不同的聲音”，實(shí)際執(zhí)行中難以抉擇；四是缺乏相關(guān)的專業(yè)人才和知識(shí)，確實(shí)沒有能力提供合適的需求。
同時(shí)，對(duì)于執(zhí)行周期較長(zhǎng)的采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行進(jìn)一步的分析后還發(fā)現(xiàn)，廢標(biāo)且多次組織招標(biāo)活動(dòng)也是造成平均執(zhí)行周期較長(zhǎng)的一個(gè)重要原因，但造成廢標(biāo)的主要原因還是緣于需求的不合理，采購(gòu)需求缺乏有效的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)性。
集中采購(gòu)活動(dòng)零散化
據(jù)初步統(tǒng)計(jì)，2010年山西采購(gòu)中心受理的采購(gòu)項(xiàng)目中，300萬(wàn)元以下的項(xiàng)目362個(gè)，采購(gòu)預(yù)算金額3.07億元，分別占到受理采購(gòu)項(xiàng)目總數(shù)和采購(gòu)項(xiàng)目預(yù)算金額的79.39%和21.97%。也就是說，完成近八成的采購(gòu)項(xiàng)目，才僅能完成采購(gòu)預(yù)算的二成多，可是不論項(xiàng)目預(yù)算金額的大小，執(zhí)行的流程是一樣的，花費(fèi)的時(shí)間也基本上是一樣的。集中采購(gòu)活動(dòng)的零散化，不僅使集中采購(gòu)的規(guī)模效益無(wú)法真正體現(xiàn)，也較大程度地制約了采購(gòu)實(shí)現(xiàn)的效率。在實(shí)際的執(zhí)行中，我們也試圖將一些同類項(xiàng)目合并執(zhí)行，但由于采購(gòu)單位要求的條件各不相同，無(wú)法統(tǒng)一，往往又難以實(shí)現(xiàn)。
采購(gòu)項(xiàng)目執(zhí)行缺乏計(jì)劃性
據(jù)初步統(tǒng)計(jì)，2010年山西采購(gòu)中心受理一般采購(gòu)項(xiàng)目456個(gè)，采購(gòu)預(yù)算金額13.98億元。分季度來(lái)看，第一季度受理采購(gòu)項(xiàng)目37個(gè)，采購(gòu)預(yù)算金額1.27億元，分別占全年受理項(xiàng)目總數(shù)和采購(gòu)預(yù)算金額的8.11%、9.08%；第二季度受理采購(gòu)項(xiàng)目103個(gè)，采購(gòu)預(yù)算金額3.44億元，分別占全年受理項(xiàng)目總數(shù)和采購(gòu)預(yù)算金額的22.59%、24.61%；第三季度受理采購(gòu)項(xiàng)目153個(gè)，采購(gòu)預(yù)算金額3.59億元，分別占全年受理項(xiàng)目總數(shù)和采購(gòu)預(yù)算金額的33.55%、25.68%；第四季度受理采購(gòu)項(xiàng)目163個(gè)，采購(gòu)預(yù)算金額5.68億元，分別占全年受理項(xiàng)目總數(shù)和采購(gòu)預(yù)算金額的35.75%、40.63%。從采購(gòu)項(xiàng)目的受理情況來(lái)看，采購(gòu)任務(wù)多集中在下半年和第四季度。采購(gòu)項(xiàng)目任務(wù)的不均衡性，也給采購(gòu)任務(wù)的完成帶來(lái)了較大的難度。
人員能力欠缺和認(rèn)識(shí)不到位
隨著政府采購(gòu)制度的全面推進(jìn)，采購(gòu)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，范圍的不斷拓展，政府集中采購(gòu)的專業(yè)化水平要求越來(lái)越高，對(duì)從業(yè)人員綜合素質(zhì)的要求也越來(lái)越高。從目前的情況來(lái)看，從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)、綜合素質(zhì)與政府集中采購(gòu)快速發(fā)展的客觀要求還不相適應(yīng)，還需要進(jìn)一步提高，比如溝通能力、政策把握能力、操作能力、應(yīng)變能力、活動(dòng)組織能力等等。從采購(gòu)項(xiàng)目執(zhí)行周期的情況來(lái)看，有的項(xiàng)目執(zhí)行得較快，有的執(zhí)行得較慢，就是一個(gè)很好的佐證。
同時(shí)，我們也必須清醒地認(rèn)識(shí)到，工作人員對(duì)提高采購(gòu)效率重要性的認(rèn)識(shí)還不到位。還不能站在政府采購(gòu)事業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度來(lái)思考和認(rèn)識(shí)這一問題，把效率的問題更多地歸集到客觀方面的因素。
總之，影響采購(gòu)效率的因素，既有客觀的原因，也有主觀的原因。既有采購(gòu)中心自身的原因，也有外部的諸多因素。如何更加有效地實(shí)現(xiàn)規(guī)范和效率的有機(jī)統(tǒng)一，既是一個(gè)理論問題，又是一個(gè)實(shí)踐問題。需要在實(shí)踐中不斷探索和完善，在發(fā)展中不斷豐富和創(chuàng)新。
多管齊下 提高采購(gòu)執(zhí)行效率
“軟硬兼施”加快需求確定速度
1.建立采購(gòu)人聯(lián)絡(luò)員制度。根據(jù)工作需要，實(shí)行省直部門或單位政府集中采購(gòu)業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)員制度，設(shè)立采購(gòu)部門或單位聯(lián)絡(luò)員管理庫(kù)。重點(diǎn)是要充分發(fā)揮部門或單位財(cái)務(wù)管理部門的作用，指定專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，有效解決采購(gòu)單位多頭聯(lián)系或無(wú)法聯(lián)系的問題。
2.加強(qiáng)采購(gòu)人業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。實(shí)行政府集中采購(gòu)業(yè)務(wù)定期培訓(xùn)制度，進(jìn)一步加大培訓(xùn)的力度。重點(diǎn)培訓(xùn)采購(gòu)項(xiàng)目需求的編報(bào)要求和采購(gòu)項(xiàng)目執(zhí)行的程序規(guī)定等內(nèi)容。
3.加強(qiáng)與采購(gòu)人的日常溝通和交流。通過多種形式，進(jìn)一步主動(dòng)加強(qiáng)與采購(gòu)單位的溝通，建議集中采購(gòu)項(xiàng)目相對(duì)比較多的部門和單位，每半年召開一次座談會(huì)。通過座談，促進(jìn)交流，增進(jìn)理解。對(duì)于500萬(wàn)元以上的采購(gòu)項(xiàng)目，主動(dòng)邀請(qǐng)采購(gòu)單位的分管領(lǐng)導(dǎo)和工作人員，針對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的需求，實(shí)行面對(duì)面的專題交流。
4.加強(qiáng)采購(gòu)項(xiàng)目受理登記工作。進(jìn)一步規(guī)范采購(gòu)項(xiàng)目的受理登記工作，對(duì)于未提供采購(gòu)需求或提供不完整的部門或單位，拒絕受理并退回補(bǔ)充完善。從項(xiàng)目受理之日起，超過10日未提供有效采購(gòu)需求的采購(gòu)項(xiàng)目，實(shí)行書面催辦制度；超過20日仍未提供有效采購(gòu)需求的采購(gòu)項(xiàng)目，實(shí)行退回制度。
5.建立項(xiàng)目執(zhí)行人業(yè)務(wù)郵箱公開制度。設(shè)立采購(gòu)項(xiàng)目執(zhí)行人業(yè)務(wù)執(zhí)行工作專用郵箱，主要用于接受需求申報(bào)、意見反饋、開評(píng)標(biāo)一覽表等信息，且實(shí)行對(duì)內(nèi)、對(duì)外全部公開，進(jìn)一步拓寬和暢通聯(lián)系的渠道。進(jìn)一步提高服務(wù)意識(shí)，豐富服務(wù)的手段，便于采購(gòu)人了解和辦理政府集中采購(gòu)業(yè)務(wù)，建議統(tǒng)一編制《政府集中采購(gòu)業(yè)務(wù)執(zhí)行指南》。
創(chuàng)新組織形式和實(shí)現(xiàn)方式
1. 創(chuàng)新執(zhí)行組織形式。繼續(xù)嘗試同一采購(gòu)單位的多個(gè)項(xiàng)目合并執(zhí)行；不同采購(gòu)單位的同類項(xiàng)目聯(lián)合執(zhí)行；采購(gòu)金額較大的項(xiàng)目分次執(zhí)行。
2. 創(chuàng)新執(zhí)行實(shí)現(xiàn)方式。針對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目比較零散的實(shí)際情況，對(duì)于采購(gòu)品種集中、采購(gòu)次數(shù)頻繁的通用貨物，探索嘗試集中采購(gòu)實(shí)現(xiàn)的有效形式。
強(qiáng)化檢查落實(shí) 加快信息化建設(shè)
進(jìn)一步強(qiáng)化采購(gòu)項(xiàng)目執(zhí)行情況檢查落實(shí)工作。為了及時(shí)掌握采購(gòu)項(xiàng)目的執(zhí)行進(jìn)度，實(shí)行項(xiàng)目執(zhí)行人項(xiàng)目執(zhí)行情況周報(bào)制度，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目執(zhí)行情況的督促檢查。同時(shí)，建立采購(gòu)項(xiàng)目執(zhí)行情況月報(bào)告制度。
進(jìn)一步加快推進(jìn)信息化建設(shè)工作。電子化采購(gòu)是政府采購(gòu)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是提高政府采購(gòu)執(zhí)行效率的有力手段，集采機(jī)構(gòu)應(yīng)進(jìn)一步加快推進(jìn)政府采購(gòu)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)操作的電子化和開評(píng)標(biāo)工作的電子化，大力推進(jìn)網(wǎng)上采購(gòu)。
來(lái)源： 政府采購(gòu)信息報(bào)
