政采存檔應(yīng)當(dāng)做得更細(xì)致
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發(fā)布日期：2011年07月12日
政府采購(gòu)從業(yè)人員大多都知道，根據(jù)《政府采購(gòu)法》第四十二條規(guī)定，采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)對(duì)政府采購(gòu)項(xiàng)目每項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)的采購(gòu)文件應(yīng)當(dāng)妥善保存，不得偽造、變?cè)臁㈦[匿或者銷毀。采購(gòu)文件的保存期限為從采購(gòu)結(jié)束之日起至少保存十五年。
據(jù)了解，目前，絕大多數(shù)政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)都有專門的人對(duì)采購(gòu)文件進(jìn)行整理并歸檔。歸檔的內(nèi)容也包括了《政府采購(gòu)法》第四十二條要求的采購(gòu)活動(dòng)記錄、采購(gòu)預(yù)算、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)估報(bào)告、定標(biāo)文件、合同文本、驗(yàn)收證明、質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理決定及其他有關(guān)文件、資料。其中采購(gòu)活動(dòng)記錄也包含了采購(gòu)項(xiàng)目類別、名稱；采購(gòu)項(xiàng)目預(yù)算、資金構(gòu)成和合同價(jià)格；采購(gòu)方式，采用公開(kāi)招標(biāo)以外的采購(gòu)方式的，應(yīng)當(dāng)載明原因；邀請(qǐng)和選擇供應(yīng)商的條件及原因；評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)及確定中標(biāo)人的原因；廢標(biāo)的原因；采用招標(biāo)以外采購(gòu)方式的相應(yīng)記載等法律條文列出的七大部分內(nèi)容。
但盡管如此，還是有政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)因?yàn)椴少?gòu)文件的存檔問(wèn)題遭遇處罰。
今年9月，某政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)就因?yàn)橐粋€(gè)檢測(cè)設(shè)備項(xiàng)目采購(gòu)的投訴案而被查出了“采購(gòu)文件的存檔不完整”這一問(wèn)題。據(jù)介紹，在這個(gè)被投訴的檢測(cè)設(shè)備項(xiàng)目采購(gòu)中，代理機(jī)構(gòu)針對(duì)檢測(cè)設(shè)備的技術(shù)參數(shù)集中征詢過(guò)供應(yīng)商的意見(jiàn)，專家評(píng)標(biāo)過(guò)程中，又讓一位投標(biāo)人對(duì)其投標(biāo)文件中含義不明確的內(nèi)容進(jìn)行過(guò)說(shuō)明。但后來(lái)供應(yīng)商提出投訴后，監(jiān)管部門介入調(diào)查時(shí)，代理機(jī)構(gòu)卻無(wú)法找到這兩項(xiàng)工作的相應(yīng)文件和記載。最終，雖然此次采購(gòu)活動(dòng)并不存在供應(yīng)商投訴的“指定供應(yīng)商”的問(wèn)題，但代理機(jī)構(gòu)還是被處罰了，監(jiān)管部門的理由就是代理機(jī)構(gòu)的采購(gòu)文件保存不完整。
在當(dāng)?shù)乇O(jiān)管部門的相關(guān)負(fù)責(zé)人看來(lái)，從代理機(jī)構(gòu)對(duì)項(xiàng)目集中征詢供應(yīng)商的意見(jiàn)時(shí)，采購(gòu)活動(dòng)就已經(jīng)開(kāi)始，此時(shí)的相應(yīng)文件就應(yīng)該妥善保存；而根據(jù)《政府采購(gòu)貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》第五十四條的規(guī)定，對(duì)投標(biāo)文件中含義不明確、同類問(wèn)題表述不一致或者有明顯文件和計(jì)算錯(cuò)誤的內(nèi)容，評(píng)標(biāo)委員會(huì)可以書面形式（應(yīng)當(dāng)由評(píng)標(biāo)委員會(huì)專家簽字）要求投標(biāo)人作出必要的澄清、說(shuō)明或者糾正。投標(biāo)人的澄清、說(shuō)明或者補(bǔ)正應(yīng)當(dāng)采用書面形式，由其授權(quán)的代表簽字。關(guān)于供應(yīng)商澄清環(huán)節(jié)涉及到的書面材料也應(yīng)該保存。
法律不可能窮盡所有，政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在實(shí)踐中應(yīng)該根據(jù)其大的原則和方向去操作。
《政府采購(gòu)法》第四十二條關(guān)于采購(gòu)文件的保存規(guī)定也一樣，不可能把需要保存的內(nèi)容全都列出來(lái)。但在這條規(guī)定中，關(guān)于采購(gòu)文件的規(guī)定，立法者在列出了通常情況下采購(gòu)活動(dòng)涉及到的采購(gòu)文件后，還附上了“及其他有關(guān)文件、資料”。因此，筆者建議，在采購(gòu)活動(dòng)中，根據(jù)法律規(guī)章需要采用書面形式的，一定得采用書面形式，同時(shí)，無(wú)論是哪個(gè)環(huán)節(jié)的文件，無(wú)論《政府采購(gòu)法》第四十二條有沒(méi)有明確列出，最好都把它們歸檔，畢竟它們都是對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的記載、反映。
來(lái)源：中國(guó)政府采購(gòu)網(wǎng)
據(jù)了解，目前，絕大多數(shù)政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)都有專門的人對(duì)采購(gòu)文件進(jìn)行整理并歸檔。歸檔的內(nèi)容也包括了《政府采購(gòu)法》第四十二條要求的采購(gòu)活動(dòng)記錄、采購(gòu)預(yù)算、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)估報(bào)告、定標(biāo)文件、合同文本、驗(yàn)收證明、質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理決定及其他有關(guān)文件、資料。其中采購(gòu)活動(dòng)記錄也包含了采購(gòu)項(xiàng)目類別、名稱；采購(gòu)項(xiàng)目預(yù)算、資金構(gòu)成和合同價(jià)格；采購(gòu)方式，采用公開(kāi)招標(biāo)以外的采購(gòu)方式的，應(yīng)當(dāng)載明原因；邀請(qǐng)和選擇供應(yīng)商的條件及原因；評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)及確定中標(biāo)人的原因；廢標(biāo)的原因；采用招標(biāo)以外采購(gòu)方式的相應(yīng)記載等法律條文列出的七大部分內(nèi)容。
但盡管如此，還是有政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)因?yàn)椴少?gòu)文件的存檔問(wèn)題遭遇處罰。
今年9月，某政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)就因?yàn)橐粋€(gè)檢測(cè)設(shè)備項(xiàng)目采購(gòu)的投訴案而被查出了“采購(gòu)文件的存檔不完整”這一問(wèn)題。據(jù)介紹，在這個(gè)被投訴的檢測(cè)設(shè)備項(xiàng)目采購(gòu)中，代理機(jī)構(gòu)針對(duì)檢測(cè)設(shè)備的技術(shù)參數(shù)集中征詢過(guò)供應(yīng)商的意見(jiàn)，專家評(píng)標(biāo)過(guò)程中，又讓一位投標(biāo)人對(duì)其投標(biāo)文件中含義不明確的內(nèi)容進(jìn)行過(guò)說(shuō)明。但后來(lái)供應(yīng)商提出投訴后，監(jiān)管部門介入調(diào)查時(shí)，代理機(jī)構(gòu)卻無(wú)法找到這兩項(xiàng)工作的相應(yīng)文件和記載。最終，雖然此次采購(gòu)活動(dòng)并不存在供應(yīng)商投訴的“指定供應(yīng)商”的問(wèn)題，但代理機(jī)構(gòu)還是被處罰了，監(jiān)管部門的理由就是代理機(jī)構(gòu)的采購(gòu)文件保存不完整。
在當(dāng)?shù)乇O(jiān)管部門的相關(guān)負(fù)責(zé)人看來(lái)，從代理機(jī)構(gòu)對(duì)項(xiàng)目集中征詢供應(yīng)商的意見(jiàn)時(shí)，采購(gòu)活動(dòng)就已經(jīng)開(kāi)始，此時(shí)的相應(yīng)文件就應(yīng)該妥善保存；而根據(jù)《政府采購(gòu)貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》第五十四條的規(guī)定，對(duì)投標(biāo)文件中含義不明確、同類問(wèn)題表述不一致或者有明顯文件和計(jì)算錯(cuò)誤的內(nèi)容，評(píng)標(biāo)委員會(huì)可以書面形式（應(yīng)當(dāng)由評(píng)標(biāo)委員會(huì)專家簽字）要求投標(biāo)人作出必要的澄清、說(shuō)明或者糾正。投標(biāo)人的澄清、說(shuō)明或者補(bǔ)正應(yīng)當(dāng)采用書面形式，由其授權(quán)的代表簽字。關(guān)于供應(yīng)商澄清環(huán)節(jié)涉及到的書面材料也應(yīng)該保存。
法律不可能窮盡所有，政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在實(shí)踐中應(yīng)該根據(jù)其大的原則和方向去操作。
《政府采購(gòu)法》第四十二條關(guān)于采購(gòu)文件的保存規(guī)定也一樣，不可能把需要保存的內(nèi)容全都列出來(lái)。但在這條規(guī)定中，關(guān)于采購(gòu)文件的規(guī)定，立法者在列出了通常情況下采購(gòu)活動(dòng)涉及到的采購(gòu)文件后，還附上了“及其他有關(guān)文件、資料”。因此，筆者建議，在采購(gòu)活動(dòng)中，根據(jù)法律規(guī)章需要采用書面形式的，一定得采用書面形式，同時(shí)，無(wú)論是哪個(gè)環(huán)節(jié)的文件，無(wú)論《政府采購(gòu)法》第四十二條有沒(méi)有明確列出，最好都把它們歸檔，畢竟它們都是對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的記載、反映。
來(lái)源：中國(guó)政府采購(gòu)網(wǎng)
