招標工作中該注意的20個細節(jié)
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發(fā)布日期：2011年07月29日
1、 采購范圍和內(nèi)容，一定要明確，要在招標文件中說完全。這是核實投標和統(tǒng)一評標的依據(jù)。如果有較多的選購內(nèi)容，最好在招標文件中明確 ：單獨報價，不計入投標總價內(nèi)。
2 、對于招標文件的澄清要求，一定要讓投標方以書面方式提出，采購機構與最終用戶商量后，以書面方式回答。
避免口頭問答和澄清。這是避免以后糾紛的重要辦法。
3、如果對于投標有特殊要求，比如：允許報出“折扣”、允許報出同時中標多“包”的優(yōu)惠條件等，則應當在招標文件中用黑體字標明：“必須在開標一覽表中注明，開標時唱出，方才有效 ，”等等內(nèi)容。避免部分內(nèi)容不公開，引起誤解、爭議和投訴。
4、出售招標文件的登記表，應當每個投標方單獨一張。還要求注明擬投標的是某某制造廠還是某某代理商。不可共用一張表格，那樣容易泄露消息。
5、如果開標地點發(fā)生變化，與出售標書的地點不一致，比如，在外租用開標會議室的情況，一定要用書面通知的辦法，而且要求投標方回復收悉。對于外地投標方，考慮其可能不熟悉地理位置，應當說明白，最好附一個簡圖。如果有單行路等交通限制的，也應說明。
6、如果在某會議室開標，最好另外告知采購機構工作人員的移動電話或就近的固定電話。
這是為了防止投標方臨時需要聯(lián)系，而找不到采購機構具體聯(lián)系人的情況發(fā)生。
7、如果在某高層寫字樓或賓館的會議室開標，應當注意寫明會議室的房間號碼。避免投標方在投標截至時間前趕到，匆匆忙忙，找不到準確的投標地點。
8、如果在某高層寫字樓或賓館的會議室開標，應當注意通知大樓的服務臺、保衛(wèi)和本單位的其他人員，不得擅自接收和簽收投標文件。
以防止個別投標方鉆孔子，在投標時間截至時間已過時，以之為借口向采購機構投標。
9、如果投標方采用現(xiàn)金作為投標保證金時，應該提醒他們最好提前半小時到場，以免因為盤點現(xiàn)鈔耽誤時間，影響準時開標。
10、采購機構應當準備一些檔案袋、熒光筆、塑料繩、粘膠帶、印油、膠水等物品，當投標方的投標文件沒有按照規(guī)定密封的時候，采取適當措施。避免因為枝節(jié)問題，導致廢標。
11、開標大會的簽到表，應當分設。投標方單獨一張簽到表。最終用戶代表和其他工作人員一張表，評委（或公證人員、紀檢監(jiān)督人員等）單獨一張表。避免不必要的信息泄露。
采購機構的有關人員，也應簽到。
12、對于采用計算機抽取辦法產(chǎn)生的評標委員，不宜僅僅為了保密，而使評委匆匆忙忙，糊里糊涂參加評標。盡可能使其了解評標涉及的主要技術要求內(nèi)容，有所準備。此外，盡可能提前使其熟悉采購招標涉及的法律法規(guī)。
13、不宜采取對待學生參加考試的辦法對待參加評標的專家。某種意義上講，專家是客人，是請來幫忙的。為了保密，是采取“臨時上繳手機”的措施，還是“要求關閉手機”，“都放在桌面上”？是先發(fā)聘書，再簽“評標承諾書”；還是只立“責任狀”；是允許專家就較復雜的技術問題討論，還是規(guī)定“一律獨立評標，不得交頭接耳”；做法不同，人性味道不同，效果也各異。
14、如果開標大會邀請公證處參加并公證，則應當要求公證人員必需著裝。而且事先特別提醒最終用戶代表、評委和投標方代表，帶齊身份證、資質(zhì)證等文件證明的原件，以備查。
15、如果開標后，安排有澄清或者質(zhì)詢，則必須要求投標方等候或者留下移動電話以便聯(lián)系。在此情況下，不可只詢問質(zhì)詢意向中的一兩家，而對其他投標方在等候幾個小時后，告訴“不問了，回去吧”。那樣不僅僅對投標人員不“人性化”，而且容易激怒他們，引發(fā)投訴。最后，發(fā)布中標結果公示時，應當考慮告知投標方各自不中標的原因。
16、應當注意保存所有開標評標的原始文件資料，包括簽到表、評委的評標質(zhì)詢問答記錄（最好有評標全程記錄或者錄音錄像）、評委打分原始表格等等。一律要求用不退色的墨水筆書寫，不可使用鉛筆。
17、不僅僅要求評委和所有工作人員對評標過程細節(jié)保密，而且需要提醒采購機構的其他領導和工作人員、最終采購單位的有關領導注意保密。
18、注意保管計算機中的招投標有關信息，包括各個投標方聯(lián)系電話、評委的信息以及評標報告等。如果辦公室的計算機處容易有外人來來往往，需特別注意。
19、添加刻錄機。每個項目（或者幾個項目）的采購招標結束后，將資料刻成光盤保管，便于今后參考。而且，如果招標文件含有附錄圖紙，則刻成光盤，比復印工程圖方便，價格還便宜。
20、提倡項目采購人員，每次招標結束后，寫下項目小結和體會，日積月累，總會有進步。
來源：中國采購與招標網(wǎng)
