淺談投標(biāo)文件編制的注意事項(xiàng)
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發(fā)布日期：2012年07月24日
編制一份高水平的投標(biāo)或報(bào)價(jià)文件，是在政府采購活動(dòng)的競爭中取得成功的關(guān)鍵步驟。編好投標(biāo)文件要有清楚的工作思路，要對(duì)編制投標(biāo)文件的關(guān)鍵問題做出認(rèn)真的思考。
樹立認(rèn)真解讀采購文件的意識(shí)
采購文件是指在政府采購活動(dòng)中采購單位向投標(biāo)人提供的為進(jìn)行投標(biāo)工作所必須的文件。按照采購方式可以分為：招標(biāo)文件、競爭性談判文件、詢價(jià)文件等。這些采購文件都闡明了采購人所需要購買貨物和服務(wù)、工程的性質(zhì)、數(shù)量等方面的要求，提出對(duì)供應(yīng)商的資格條件，通報(bào)采購程序、評(píng)審辦法，并告知訂立合同的條件等內(nèi)容。
采購文件既是供應(yīng)商編制投標(biāo)文件的依據(jù)，又是采購人與中標(biāo)人簽訂合同的基礎(chǔ)。因此，認(rèn)真解讀采購文件對(duì)供應(yīng)商參與政府采購活動(dòng)至關(guān)重要，是投標(biāo)人編制投標(biāo)文件的基礎(chǔ)中的基礎(chǔ)。
解讀采購文件時(shí)應(yīng)把握的要點(diǎn)
仔細(xì)閱讀，全面理解吃透文件?？床少徫募J(rèn)真細(xì)致、一字不漏，采購文件一般包括公告或投標(biāo)邀請(qǐng)、投標(biāo)人須知、合同條款、合同格式、投標(biāo)文件格式和項(xiàng)目需求等項(xiàng)內(nèi)容，對(duì)這些內(nèi)容要全部的了解和掌握。切忌只注意重點(diǎn)而忽略一般，出現(xiàn)對(duì)采購文件要求上的缺項(xiàng)漏項(xiàng)；切忌理解上的錯(cuò)誤，出現(xiàn)所問非所答；切忌不具備資格資質(zhì)投標(biāo)，出現(xiàn)投標(biāo)就意味著無效。
認(rèn)真研究文件，摸清要求及意圖。例如：從技術(shù)指標(biāo)和服務(wù)等項(xiàng)目需求的要求上，了解采購人買什么？從資格資質(zhì)條件的要求上，分析采購人追求的提供貨物和服務(wù)供應(yīng)者的實(shí)力、信譽(yù)得等方面的層次；在采用的“評(píng)標(biāo)辦法”上，窺測采購人對(duì)采購貨物和服務(wù)的需求檔次；在投標(biāo)保證金的數(shù)量上，找尋采購項(xiàng)目規(guī)模的線索等。這些對(duì)供應(yīng)商在制定投標(biāo)策略和投標(biāo)方案時(shí)，都十分有現(xiàn)實(shí)意義。
及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，保護(hù)自己合法權(quán)益。如果采購文件中出現(xiàn)表述不清楚、模糊及容易引起歧義、漏洞等問題時(shí)，應(yīng)及時(shí)要求采購單位對(duì)采購文件做出解答、澄清和修改，防止出現(xiàn)自己對(duì)采購文件的理解造成投標(biāo)失誤發(fā)生；發(fā)現(xiàn)采購文件中出現(xiàn)“不合理的條件對(duì)供應(yīng)商實(shí)行差別待遇或者歧視待遇”及其他違反國家有關(guān)規(guī)定的問題，要在法定的時(shí)間內(nèi)，及時(shí)向采購單位提出書面質(zhì)疑或者向政府采購監(jiān)督管理部門提出投訴。保護(hù)供應(yīng)商自己的合法權(quán)益。這樣做，也有利于政府采購的規(guī)范化運(yùn)行。
研究評(píng)標(biāo)辦法，確定投標(biāo)策略。一個(gè)政府采購項(xiàng)目所采用的“評(píng)標(biāo)辦法”往往反映出采購人所要采購的產(chǎn)品的檔次定位、采購人的意圖。這對(duì)投標(biāo)人研究投標(biāo)策略，制定自己的投標(biāo)方案很重要。
采取“最低評(píng)標(biāo)價(jià)法”時(shí)，采購人對(duì)購買的貨物、服務(wù)更注重考慮其最大程度節(jié)約資金，提高資金使用效率；采取綜合評(píng)分法時(shí)，采購單位引入權(quán)值的方法，使評(píng)標(biāo)結(jié)果更具科學(xué)性，采購結(jié)果更具綜合性；采取“性價(jià)比法”時(shí)，采購人對(duì)購買的貨物更注重考慮其使用價(jià)值，體現(xiàn)“物有所值”。除此之外，投標(biāo)人還應(yīng)了解潛在競爭對(duì)手情況。在此基礎(chǔ)上，從技術(shù)、商務(wù)等方面確定投標(biāo)策略。
投標(biāo)文件要體現(xiàn)企業(yè)實(shí)力和形象
高水平的投標(biāo)文件是競爭中能否獲勝的關(guān)鍵。投標(biāo)文件是描述投標(biāo)人實(shí)力和信譽(yù)狀況、投標(biāo)報(bào)價(jià)競爭力及投標(biāo)人對(duì)招標(biāo)文件響應(yīng)程度的重要文件，也是評(píng)標(biāo)委員會(huì)和招標(biāo)人評(píng)價(jià)投標(biāo)人的主要依據(jù)。供應(yīng)商在產(chǎn)品、服務(wù)和實(shí)力能夠滿足招標(biāo)文件要求的前提下，編制出高水平的投標(biāo)文件，是在競爭中起著至關(guān)重要的作用，決定著投標(biāo)活動(dòng)的成敗。
投標(biāo)文件內(nèi)容要完整。投標(biāo)文件一般包括：投標(biāo)函、開標(biāo)一覽表、投標(biāo)報(bào)價(jià)表、投標(biāo)產(chǎn)品的方案及詳細(xì)介紹、技術(shù)和商務(wù)方面與招標(biāo)文件的偏離表、投標(biāo)人的資信證明和招標(biāo)文件要求的其它資料。投標(biāo)文件對(duì)招標(biāo)文件提出的要求應(yīng)做出相應(yīng)的回答，對(duì)招標(biāo)文件中提出的實(shí)質(zhì)性響應(yīng)要求必須做出符合要求的回答。特別是“評(píng)標(biāo)辦法”中提出的對(duì)投標(biāo)文件初審的“資格性證明文件”、“符合性證明文件”一個(gè)也不能少，都要符合要求。
多提供說明自己優(yōu)勢的證明。例如：能說明投標(biāo)人的技術(shù)優(yōu)于招標(biāo)人的要求和其它競爭對(duì)手的文件，可提前交貨的保證和承諾等，投標(biāo)人還可將自身的業(yè)績、在其它項(xiàng)目中中標(biāo)的情況、各方面的評(píng)價(jià)、產(chǎn)品樣本等等有關(guān)材料充實(shí)到投標(biāo)文件中，并分別配上詳細(xì)介紹，以便向評(píng)委和招標(biāo)人充分展示自己的實(shí)力，引起他們的重視。
科學(xué)的投標(biāo)報(bào)價(jià)。擬定合理的投標(biāo)價(jià)格，既不能低于成本也不能高于項(xiàng)目預(yù)算。確定投標(biāo)價(jià)格要根據(jù)國內(nèi)、國際市場行情和自己產(chǎn)品成本等因素綜合分析來做決策。投標(biāo)實(shí)際上就是投標(biāo)人按照自己招標(biāo)文件上提出的各項(xiàng)交易條件，按期提出自己最優(yōu)惠的報(bào)價(jià)來進(jìn)行競賣。其中，各項(xiàng)費(fèi)用一定要精確計(jì)算。
這里要強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是，不一定價(jià)格最低的投標(biāo)人就是中標(biāo)者。特別是采用“綜合評(píng)分法”、“性價(jià)比法”評(píng)標(biāo)時(shí)，價(jià)格最低的投標(biāo)人往往不是中標(biāo)者，通常會(huì)依據(jù)招標(biāo)文件的要求從技術(shù)、價(jià)格、實(shí)力三方面來綜合評(píng)審后，進(jìn)行考核打分才決定。
防止雙重報(bào)價(jià)引起歧義。供應(yīng)商在編制投標(biāo)文件時(shí)，不要忽略“雙重報(bào)價(jià)”問題。在采購文件中，經(jīng)常是這樣描述的“每個(gè)供應(yīng)商對(duì)每種貨物只允許提供一個(gè)方案，該方案只允許一個(gè)報(bào)價(jià)。任何有選擇的方案或報(bào)價(jià)將不被接受，其文件將被拒絕”。因此，一定看清楚采購文件是否允許“雙重報(bào)價(jià)”。
同時(shí)，提醒供應(yīng)商，“報(bào)價(jià)”外的優(yōu)惠、折扣都會(huì)損害你的利益，都不能作為評(píng)標(biāo)的實(shí)質(zhì)性依據(jù)。謹(jǐn)防一個(gè)投標(biāo)文件出現(xiàn)兩個(gè)投標(biāo)方案（兩個(gè)報(bào)價(jià)）被作為無效文件處理。
投標(biāo)文件也要注意小節(jié)。一是注意語言規(guī)范和格式，招標(biāo)文件中一般的對(duì)投標(biāo)資料都提供固定格式或有明確的要求，投標(biāo)人應(yīng)準(zhǔn)備清晰明確的文件。二是投標(biāo)文件要嚴(yán)謹(jǐn)周密，資料齊全、編碼完整，不掉頁、缺頁、錯(cuò)頁。三是文本要落落大方，不做不起任何作用的“豪華型”標(biāo)書，不搞奢侈浪費(fèi)增加投標(biāo)成本的行為。
積累投標(biāo)經(jīng)驗(yàn)，編制“投標(biāo)文件范本”。招標(biāo)文件的格式、資格條件要求通常是大同小異、相差不多。經(jīng)常參加政府采購的供應(yīng)商，應(yīng)該編制本單位的“投標(biāo)文件范本”針對(duì)各投標(biāo)項(xiàng)目要求的不同，修改變的部分、保留不變的部分，這樣既可以省時(shí)省力，又可以少犯低級(jí)錯(cuò)誤，避免出現(xiàn)文本上的一兩個(gè)錯(cuò)誤導(dǎo)致無效投標(biāo)的問題發(fā)生。
總之，科學(xué)的思考是成功的前提。編好投標(biāo)文件，把握政府采購給你提供的時(shí)機(jī)。
來源：中國政府采購網(wǎng)
