在總結(jié)政府采購信息化發(fā)展歷程的時候，筆者發(fā)現(xiàn)，有三個主要的因素決定著政府采購信息化建設(shè)及發(fā)展的成敗。
流程穩(wěn)定是政采信息化建設(shè)基礎(chǔ)
企事業(yè)單位和政府機關(guān)絕大部分的業(yè)務(wù)處理過程都屬于流程類的活動，都有一定的結(jié)構(gòu)性規(guī)則。在企業(yè)中，工作流程貫穿生產(chǎn)經(jīng)營的各個階段，所以通過引入工作流程自動化系統(tǒng)即工作流管理系統(tǒng)，可以幫助人們規(guī)范作業(yè)流程，減少差、誤、漏，減免重復(fù)勞動，能夠加快流程處理速度，提高工作效率和市場競爭力，這就是工業(yè)生產(chǎn)的標(biāo)準(zhǔn)化管理。
政府采購工作同樣是基于一種工作流程，它的流程結(jié)構(gòu)是根據(jù)不同采購模式和采購方式來確定的。不同的地區(qū)、不同的采購機構(gòu)所設(shè)計的采購流程是不相同的，但是政府采購信息化的要求，就是要盡可能地減少環(huán)節(jié)、科學(xué)合理地進(jìn)行業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)，將采購流程標(biāo)準(zhǔn)化，一旦確定了，就不可隨意改動。因為工作流程不穩(wěn)定，信息系統(tǒng)也就面臨著變化，如此一來，信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性就大大降低，出現(xiàn)錯誤的幾率也就大大增加。所以，增加對工作流程的控制，便于信息系統(tǒng)的整合與設(shè)計，提升決策的質(zhì)量與正確度，從而達(dá)到提高工作效率和科學(xué)管理的目的。
從工作效率方面講，科學(xué)合理的工作流程設(shè)計不僅可以減少重復(fù)勞動和工作脫節(jié)的現(xiàn)象，還可以提高工作效率。建立管理信息系統(tǒng)、實現(xiàn)政府采購管理信息化的核心是運用現(xiàn)代信息技術(shù)，把先進(jìn)的管理理念和方法引入到管理流程中，提高管理效率和水平，促進(jìn)管理創(chuàng)新，提高管理基礎(chǔ)工作的規(guī)范性和各項管理業(yè)務(wù)的協(xié)同性，全面提升管理水平。
從軟件設(shè)計的角度講，科學(xué)穩(wěn)定的工作流程設(shè)計可以使軟件開發(fā)工作連續(xù)進(jìn)行，而不至于重復(fù)開發(fā)和程序冗余。工作流程的主要特點是讓業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)自動化，特別是那些包含了應(yīng)用程序之間交互的流程自動化。有人將工作流程比喻為"信息河流"，即日常的業(yè)務(wù)處理或協(xié)同工作能按預(yù)先定義好的規(guī)則和過程進(jìn)行流動，并且這一流動過程能被跟蹤和監(jiān)控。它是實現(xiàn)業(yè)務(wù)過程建模、業(yè)務(wù)過程優(yōu)化、業(yè)務(wù)過程管理與集成，從而最終實現(xiàn)業(yè)務(wù)過程自動化的核心技術(shù)，也是企業(yè)資源管理、電子商務(wù)等應(yīng)用的核心技術(shù)之一。結(jié)構(gòu)化的工作流程可能是一個解決方案的根基所在，如果工作流程不穩(wěn)定或者不合理，那么應(yīng)用軟件在開發(fā)和使用中就面臨著極大的不確定性，從而會導(dǎo)致整個軟件的重復(fù)開發(fā)，甚至被重新開發(fā)。
反過來，辦公軟件也可以規(guī)范業(yè)務(wù)流程或發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的不合理處。在應(yīng)用軟件系統(tǒng)中應(yīng)該提供強大的跟蹤監(jiān)控功能，使管理者方便地了解到，當(dāng)前的工作狀態(tài)以及員工工作的狀況是否超時或者違反流程。而系統(tǒng)提供的流程統(tǒng)計功能更可使管理者了解到工作中的瓶頸，從而加以改進(jìn)，使工作過程更富有效率。
領(lǐng)導(dǎo)支持是政采信息化建設(shè)保障
領(lǐng)導(dǎo)者是政府采購信息化的謀劃者和指揮者。政府采購信息化不是一蹴而就的，在推行政府采購信息化的過程中，不僅需要技術(shù)的支持，更需要為政府采購信息化建設(shè)構(gòu)建良好的環(huán)境。而在這種環(huán)境中，政府采購部門的直接領(lǐng)導(dǎo)者將對政府采購信息化建設(shè)工作發(fā)揮舉足輕重的作用，他們將引領(lǐng)信息化政府采購建設(shè)的方向，構(gòu)建發(fā)展框架，統(tǒng)一指導(dǎo)政府采購信息化建設(shè)進(jìn)程。
領(lǐng)導(dǎo)者是政府采購信息化最有力的推動者。政府采購部門的領(lǐng)導(dǎo)者大都具備新一代領(lǐng)導(dǎo)者的基本能力--信息操作能力和應(yīng)用信息手段進(jìn)行決策的能力。所以，這些領(lǐng)導(dǎo)者就成為了政府采購信息化的推動者和支持者。近年來，從中央到地方，無論是政府還是企業(yè)都在大力推廣信息化建設(shè)，加快信息化建設(shè)步伐。而今天取得成績，都離不開信息化建設(shè)進(jìn)程中的大力推廣者--各級領(lǐng)導(dǎo)。全國政府采購機構(gòu)的信息化建設(shè)在各級領(lǐng)導(dǎo)的大力推動和支持下，建立了一個又一個科學(xué)、開放、先進(jìn)的政府采購信息化辦公平臺。信息系統(tǒng)的建立將工作人員從繁瑣、無序、低端的工作中解放出來從事核心事務(wù)，極大地提高了辦事效率，大大地降低了政府采購成本，提高了政府采購決策的透明度、服務(wù)效率和廉政建設(shè)水平。通過政府采購信息化建設(shè)，政府采購行業(yè)迅速提升其核心競爭力，以更好地服務(wù)于社會，服務(wù)于民眾。
全員參與是政采信息化建設(shè)關(guān)鍵
根據(jù)政府采購工作的部門職責(zé)分工，政府采購信息化主要是由技術(shù)部門和相應(yīng)的軟件開發(fā)公司共同發(fā)展和推動的，但這通常是一段非常艱難的過程，因為信息化系統(tǒng)在推行過程中會容易引起其他一些部門的抵觸，而推行不下去。所以，政府采購信息化尤其是辦公軟件項目不應(yīng)是由信息部門單獨去完成，而應(yīng)該在項目的前、中、后三個階段都要邀請相關(guān)業(yè)務(wù)部門主動參與，信息部門要清楚"業(yè)務(wù)部門才是項目的主體推行人"。只有各個部門盡到職責(zé)，信息化項目才可能會實現(xiàn)分工明確、統(tǒng)籌步署、積極推進(jìn)的總體建設(shè)目標(biāo)。
那么，該如何調(diào)動全員參與政府采購信息化建設(shè)的積極性呢？筆者建議從以下三方面進(jìn)行嘗試：首先，強制性參與。通過領(lǐng)導(dǎo)分配工作內(nèi)容，強制各個部門選派工作人員參加建設(shè)工作，并納入年末部門及個人的工作內(nèi)容考核。當(dāng)然，這種強制性參與的積極性一般不會很高，而且效果不好，甚至?xí)斐筛蟮耐七M(jìn)阻力。其次，引導(dǎo)性參與。通過邀請信息化方面的專家給大家灌輸這樣一個思想：應(yīng)用類型的軟件是具有"偏袒性"的，誰先參與、誰參與得越多，誰就會使用軟件得心應(yīng)手。在軟件立項與項目實施過程中，如果該部門積極參與，那么在軟件開發(fā)后，該部門的工作就會更加簡便、快捷、規(guī)范。通過這種引導(dǎo)，以引起業(yè)務(wù)部門的重視，從而保證政府采購信息化建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)。再次，福利性參與。因為參加信息化建設(shè)的各個部門工作人員，一定要比部門內(nèi)其他人員要付出更多的時間與精力，希望領(lǐng)導(dǎo)們能夠尊重這份付出和辛苦，對這些工作人員給予適當(dāng)?shù)陌?。這樣，參與信息化建設(shè)的工作人員的積極性就會被充分地調(diào)動起來，而且把被動式的參與轉(zhuǎn)換為主動式參與，為政府采購信息化的長遠(yuǎn)發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。
來源：政府采購信息報
