隨著政府采購工作的發(fā)展，政府采購檔案管理工作也隨之越來越繁重。電子文件的出現(xiàn)使檔案管理工作有了根本改善的契機。形勢需要政府采購檔案管理人員不斷優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，引進、消化信息技術(shù)成果，將其運用到檔案工作中去，加快檔案工作的科學(xué)化進程。
電子文件提升檔案管理品質(zhì)
政府采購過程中，檔案的跟進與歸類極其重要。但傳統(tǒng)采購活動中，各類文件的傳達和批閱都是人工傳遞，其間經(jīng)常會有小失誤的產(chǎn)生，費時又費力。此外，隨著政府采購業(yè)務(wù)面的不斷拓展，政府采購項目資料檔案的保管工作難度也越來越大，資料查找也越加麻煩，尤其是建筑圖紙的查閱更是需要打開已裝訂好的檔案，且圖紙、數(shù)字有時會在裝訂過程中受到損壞，資料數(shù)據(jù)獲取也很不方便，不利于經(jīng)常查閱。
電子文件的廣泛使用，克服了手工保存紙質(zhì)檔案的劣勢。政府采購中電子文件的使用，既順應(yīng)了信息化發(fā)展的大趨勢，也為政府采購活動帶來革命性的變化，其應(yīng)用的每一步都充滿創(chuàng)新。
電子文件的傳遞和處理十分迅速和方便，其內(nèi)容的共享性，使得在查找信息時也十分便利，文件不會因為經(jīng)常瀏覽而損壞或缺失，也沒有多人同時查找一份文件引起的不便，使得檔案管理人員的對外服務(wù)也更方便快捷、服務(wù)水平也大大提升。
迎接挑戰(zhàn) 保存好電子檔案
在電子文件的保護和應(yīng)用中，應(yīng)注重管理權(quán)限的設(shè)置。用戶只應(yīng)在相應(yīng)授權(quán)下使用文檔，這對于文件的存檔保護是十分重要的，只有這樣才能確保無關(guān)人員不能擅自更改或銷毀文件。如需要進行信息變動，則應(yīng)由相應(yīng)的部門按權(quán)限進行修改，且新文件一經(jīng)形成，馬上存儲到辦公信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)中，按相應(yīng)流程使用。如此則大大減少了對采購文件非法進行人為更改的可能性，檔案資料的安全性大大提升。
電子文件的應(yīng)用，使得傳統(tǒng)檔案管理中信息資料報表填制的工作也大為改善，既節(jié)省時間又節(jié)省人力，還減少了手工填報過程中的容易出現(xiàn)的失誤，大大方便了政府采購檔案資料的統(tǒng)計工作。由于政府采購是新事物，檔案管理中各種資料信息的再輸入和校對往往是花費力氣最大的地方，現(xiàn)在這些資料信息從一開始就由原單位輸入和傳送，令檔案資料管理事半功倍，資料也更準(zhǔn)確、明了，日后再更改的工作量也大大減少。
傳統(tǒng)的檔案工作主要以紙質(zhì)文件材料為工作對象，紙張的耐用性低，如在高溫、高濕、酸、酶、環(huán)境污染，氧化劑等作用下，都可發(fā)生變化。而電子文件是以化學(xué)磁性材料為載體，從理論上講能夠長期保存，其信息是無接觸式的，不存在磨損；密封的塑料保護層又隔離了外界磁場的影響；空氣中的灰塵、水分及有害物資也無法直接作用于它。但現(xiàn)實中，仍然存在許多原始信息受到侵害的問題，為此，必須定期對電子文件進行復(fù)制，以防止信息流失。
來源： 政府采購信息報
