實行合同備案是加強政府采購活動監(jiān)管的方式之一。我國《政府采購法》規(guī)定：政府采購合同適用合同法，并采用書面形式。同時還規(guī)定：政府采購項目的合同自簽訂之日起7個工作日內(nèi)，采購人應(yīng)當(dāng)將合同副本報同級政府采購監(jiān)督管理部門和有關(guān)部門備案。
所謂備案，是指向主管機關(guān)報告事由存案以備查考。隨著政府采購制度改革的不斷深入，政府采購管理范圍的不斷擴大，政府采購的規(guī)模也越來越大，采購項目也逐年增多，合同備案成了采購人和監(jiān)管部門比較費心的事，不管合同金額大小都得備案。例如，2012年某省直大大小小的政府采購項目超過了9000個。按照《政府采購法》的規(guī)定，這些政府采購項目合同都得報省政府采購監(jiān)管部門備案。9000多個采購合同，260個左右的工作日，監(jiān)管部門平均每個工作日要收到34個采購合同。不算審查采購合同，單是整理、歸類、登記，就需要1個人忙上一天，同時監(jiān)管部門還需要大容量的檔案室進行分類存放。而采購人也需要消耗人力成本來投送采購合同。
對此，筆者認(rèn)為，可以改革政府采購合同的備案管理模式。
一是按合同的金額分類備案管理。即各級依據(jù)政府采購合同金額的大小來決定是否需要進行備案管理。各級政府采購監(jiān)管部門可以規(guī)定一個金額標(biāo)準(zhǔn)，超過金額標(biāo)準(zhǔn)的實行備案管理，其他的政府采購合同由采購人按《檔案法》的要求存檔備查。建議按縣（市）一級50萬元以上的、市（州）一級100萬元以上的、?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）一級200萬元以上的政府采購合同，報同級政府采購監(jiān)管部門備案。
二是按合同標(biāo)的物的實用年限（壽命）進行分類備案管理。即以合同標(biāo)的物的使用年限以及壽命為依據(jù)，進行分類備案管理。如合同標(biāo)的物為會議服務(wù)，會議結(jié)束，雙方履行義務(wù)完畢即合同終止；車輛保險的合同有效期一般只有一年的時間，有效期一到合同就終止等。有些貨物類采購項目，其標(biāo)的物的使用壽命低于15年，有的只有3年至5年。而工程采購項目的合同要求其保存期應(yīng)與其使用壽命相當(dāng)，有些應(yīng)是永久保存的。因此，按合同標(biāo)物的使用年限（壽命）來決定是否報政府采購監(jiān)管部門備案，可以節(jié)減行政成本。凡屬于服務(wù)類的合同和合同標(biāo)的物的使用年限（壽命）低于5年的，則可以不需要備案，由采購人按規(guī)定保存管理。其他的政府采購合同按法律要求報同級政府采購監(jiān)管部門備案。
三是推行電子合同備案管理。實行政府采購電子合同備案既可以節(jié)約行政成本，又可以減少了采購人的工作量，而且備案方便、及時。實行電子合同備案管理首先要解決一個問題，即承認(rèn)電子合同與紙質(zhì)合同在法律上有同等的效力。同時，電子簽章的法律地位也要明確。
（作者單位：湖北省荊門市政府采購辦公室）
來源：中國財經(jīng)報網(wǎng)
