案例回放
某市政府采購中心接受一所學(xué)校委托，就一個多媒體項目組織招標(biāo)采購。為了減少供應(yīng)商的投標(biāo)成本，該中心在網(wǎng)上發(fā)布了招標(biāo)文件。項目評審過程中，評標(biāo)委員會發(fā)現(xiàn)一家供應(yīng)商的投標(biāo)產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)沒有響應(yīng)招標(biāo)文件要求，于是按照招標(biāo)文件的規(guī)定將這家供應(yīng)商的投標(biāo)文件判為無效。
這家供應(yīng)商的投標(biāo)代表了解情況后，一連說了幾個"不可能"。"我們的技術(shù)參數(shù)完全是按照招標(biāo)文件的要求量身定制的，并且安排多人進(jìn)行了細(xì)致審核和確認(rèn)，怎么會沒有響應(yīng)呢？"他一邊說，一邊拿出下載的招標(biāo)文件進(jìn)行核對。
采購中心工作人員查看這位投標(biāo)代表下載的招標(biāo)文件后，告訴他招標(biāo)項目的技術(shù)需求已發(fā)生變更，并且變更公告早已在指定媒體公開發(fā)布。原來，這家供應(yīng)商沒有注意查看本次招標(biāo)的變更公告，還是按照原來的招標(biāo)要求制作投標(biāo)文件，所以出現(xiàn)了沒有響應(yīng)的情況。
這位投標(biāo)代表遺憾地說："這件事的責(zé)任在自己，沒有隨時跟進(jìn)項目變化情況。但如果采購中心能夠?qū)⒄袠?biāo)文件的變化內(nèi)容盡可能地通知包括我們在內(nèi)的下載了招標(biāo)文件的潛在投標(biāo)人，或許我們就不會做無用功。當(dāng)然，要求采購中心完全掌握哪些供應(yīng)商下載了招標(biāo)文件可能有些困難，但只要想辦法，問題就會得到解決。"
問題：采用電子招標(biāo)文件時，如果發(fā)布變更公告，操作機構(gòu)該如何告知招標(biāo)文件收受人？
專家點評
當(dāng)前，在組織采購活動的過程中，為了報名的保密性和降低供應(yīng)商投標(biāo)成本，越來越多的采購中心放棄了供應(yīng)商現(xiàn)場報名并購買招標(biāo)文件的做法，改為招標(biāo)文件網(wǎng)上免費下載，這樣做在讓供應(yīng)商受益的同時也產(chǎn)生了一些弊端：當(dāng)招標(biāo)項目內(nèi)容有變更時，因為潛在供應(yīng)商或招標(biāo)文件收受人的不確定性，采購中心很難做到有目標(biāo)地告知已獲得招標(biāo)文件的供應(yīng)商。雖然發(fā)布了變更公告，卻難以保證將變更后的內(nèi)容有效傳達(dá)給所有潛在供應(yīng)商，于是就發(fā)生了案例介紹中的情況。
招標(biāo)項目變更分為只變更內(nèi)容不延期開標(biāo)、只延期開標(biāo)、內(nèi)容變更且延期開標(biāo)三種情況。當(dāng)潛在投標(biāo)人不確定時，相關(guān)供應(yīng)商能否接收到變更內(nèi)容，會直接影響他們能否響應(yīng)招標(biāo)要求，正常參與采購活動。
首先，雖說變更公告澄清或者修改的內(nèi)容為招標(biāo)文件的組成部分，但招標(biāo)公告和變更公告是兩個相對獨立的不同公告，兩者的受眾人群也不一樣。前者主要是面向初次瀏覽的供應(yīng)商，當(dāng)下載到完整的招標(biāo)文件后，供應(yīng)商通常不會反復(fù)關(guān)注相關(guān)情況。后者主要針對已獲取招標(biāo)文件的供應(yīng)商，是對原招標(biāo)文件的修改或者補充。
其次，對于一些變更公告發(fā)布后才看到招標(biāo)公告，或者原來已下載過招標(biāo)文件的供應(yīng)商，如果由于各種原因沒有看到變更公告，比如在省級以上政府采購指定宣傳網(wǎng)站，每天發(fā)布的信息量很大，種類繁多，捕捉到準(zhǔn)確信息有一定的困難，而且招標(biāo)公告和變更公告通常發(fā)布在兩個不同的欄目，再加上兩個公告沒有對應(yīng)或?qū)崿F(xiàn)相互鏈接，供應(yīng)商就會仍然使用變更前的招標(biāo)文件，要么按錯誤的技術(shù)參數(shù)來制作標(biāo)書，要么按原來的開標(biāo)時間準(zhǔn)備投標(biāo)。如果是后者，倒不會造成大的損失；要是前者,就會出現(xiàn)本案例中的情況，直接導(dǎo)致投標(biāo)無效。
對于通過網(wǎng)上下載招標(biāo)文件的項目，為了避免上述問題的發(fā)生，采購中心在發(fā)布變更公告時，應(yīng)該進(jìn)一步完善和改進(jìn)幾項工作：一是發(fā)布變更公告的同時，在招標(biāo)公告頁面的最后做備注或者鏈接變更公告，讓初次瀏覽招標(biāo)信息的供應(yīng)商知道這是一個招標(biāo)內(nèi)容已發(fā)生變更的項目，能夠?qū)蓚€公告對應(yīng)起來，從而獲得一份完整的招標(biāo)文件。
二是建立不同類別的供應(yīng)商信息庫，當(dāng)項目發(fā)生變更時，對本類別所有會員發(fā)出一個電子版的變更公告，這樣就可以提醒那些已經(jīng)下載招標(biāo)文件的供應(yīng)商，需要按照變更后的內(nèi)容來準(zhǔn)備投標(biāo)活動。
三是完善電子化招投標(biāo)系統(tǒng)，讓下載招標(biāo)文件的供應(yīng)商留下痕跡，這樣就能知道具體的招標(biāo)文件收受人。為了防止泄密，目前一些采購中心的做法是，在項目開標(biāo)前才允許工作人員進(jìn)入電子化招投標(biāo)系統(tǒng)查看供應(yīng)商投標(biāo)情況。結(jié)合本案例出現(xiàn)的情形，可以進(jìn)一步完善電子化系統(tǒng)，讓工作人員即使提前進(jìn)入系統(tǒng)，也只能知道下載招標(biāo)文件供應(yīng)商的聯(lián)系方式，而不知道具體是哪些廠家（經(jīng)銷商）。這樣一來，在需要澄清或者修改招標(biāo)文件時，就能第一時間通知招標(biāo)文件收受人，并且避免泄密。
法規(guī)鏈接
《政府采購貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》
第十九條 招標(biāo)采購單位應(yīng)當(dāng)制作紙質(zhì)招標(biāo)文件，也可以在財政部門指定的網(wǎng)絡(luò)媒體上發(fā)布電子招標(biāo)文件，并應(yīng)當(dāng)保持兩者的一致。電子招標(biāo)文件與紙質(zhì)招標(biāo)文件具有同等法律效力。
第二十七條 招標(biāo)采購單位對已發(fā)出的招標(biāo)文件進(jìn)行必要澄清或者修改的，應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)文件要求提交投標(biāo)文件截止時間15日前，在財政部門指定的政府采購信息發(fā)布媒體上發(fā)布更正公告，并以書面形式通知所有招標(biāo)文件收受人。該澄清或者修改的內(nèi)容為招標(biāo)文件的組成部分。
第二十八條 招標(biāo)采購單位可以視采購具體情況，延長投標(biāo)截止時間和開標(biāo)時間，但至少應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)文件要求提交投標(biāo)文件的截止時間3日前，將變更時間書面通知所有招標(biāo)文件收受人，并在財政部門指定的政府采購信息發(fā)布媒體上發(fā)布變更公告。
第三十條 投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)按照招標(biāo)文件的要求編制投標(biāo)文件。投標(biāo)文件應(yīng)對招標(biāo)文件提出的要求和條件作出實質(zhì)性響應(yīng)。
投標(biāo)文件由商務(wù)部分、技術(shù)部分、價格部分和其他部分組成。
來源： 政府采購信息報 作者：李猛
