根據(jù)《政府采購法》第四十二條的規(guī)定，采購人、采購代理機構(gòu)對政府采購項目每項采購活動的采購文件應當妥善保存，采購文件的保存期限為從采購結(jié)束之日起至少保存十五年。
經(jīng)過10余年的項目累計保存，各省集中采購機構(gòu)保留的政府采購檔案平均約有10000冊之多，檔案室占地面積達400-500平方米。如此多的政府采購檔案保存、保管、供查閱需要耗費相當大的人力、物力，需要引起有關(guān)各方的重視。在充分認識做好政府采購檔案的重要性的同時，還應探討如何去解決政府采購檔案管理中存在的問題。
政采檔案留存有五大作用
政府采購檔案留存，筆者認為有五大作用。
一是項目回溯的依據(jù)。由于政府采購的公共性，政府采購有提高政府采購資金使用效益，維護國家利益和社會公共利益，保護政府采購當事人合法權(quán)益，促進廉政建設等功能，備受社會各界廣泛關(guān)注。集中采購機構(gòu)有責任和義務對不涉及商業(yè)秘密部分檔案進行公開。政府采購項目音像和紙質(zhì)的檔案作為真實記載每一個項目細節(jié)和過程的載體，將其留存，可供查閱。
二是項目執(zhí)行的依據(jù)。很多項目時間跨度長、執(zhí)行情況復雜，有時一個項目實施過程經(jīng)歷了用戶單位幾次更換負責人。因此，項目檔案完整保存，可在一定時間內(nèi)查看供應商最初承諾，有效解決項目實施中更換負責人的問題。
三是項目分析的真實材料。項目完成后，集中采購機構(gòu)可以結(jié)合政府采購檔案進行自查，并根據(jù)項目的情況開展業(yè)務分析活動。這種將理論與實踐相結(jié)合的培訓和學習方式是提高集中采購機構(gòu)業(yè)務能力的重要手段。
四是制定政策的有效依據(jù)。隨著政府采購不斷發(fā)展，政府采購的各項政策和措施也相繼出臺和完善，在這個過程中，政府采購檔案可以起到很好的支撐作用，所有政策的實施依據(jù)來源于每一個項目的收錄和基礎數(shù)據(jù)，從而得以指導政府采購政策性條款的制定，促進政府采購規(guī)范有序發(fā)展。
五是技術(shù)積累的基礎。集中采購機構(gòu)經(jīng)過10多年的發(fā)展，在檔案完整收錄的基礎上，已經(jīng)積累了不少技術(shù)，并逐步發(fā)展成熟。以湖南省省直機關(guān)政府采購中心為例，10余年的發(fā)展已經(jīng)形成了一支具有采購專業(yè)素養(yǎng)的隊伍、形成了一整套政府采購操作規(guī)程，沉淀了涵蓋貨物、工程、服務三大領域共50余類項目的標書模板制作經(jīng)驗，實現(xiàn)了電子信息化采購和節(jié)能無紙化辦公，實踐了近10000個標次的開評標和驗收服務，掌握了許多采購技巧。在成長過程中，湖南省省直機關(guān)政府采購中心采購預算金額增長、人員數(shù)量增加、信息化設備逐步更新。這些技術(shù)的積累與項目檔案的完整收錄息息相關(guān)。
三方面需引起重視
當前政府采購檔案需從以下方面加以重視和改進。
一是檔案管理崗位未得到應有的重視，人員較少。由于集中采購機構(gòu)人員編制少，其他崗位人員缺少的狀態(tài)更加嚴重，因此，不少單位是由一人兼任檔案管理人員的情況。檔案人員忙于整理、接收已經(jīng)開標的項目，沒有時間進行檔案的歸類整理和數(shù)據(jù)抓取。由于數(shù)據(jù)的抓取不及時，依據(jù)數(shù)據(jù)開展的科學性研究很難展開。
二是建議法律對檔案保存期限進行調(diào)整。根據(jù)現(xiàn)行的法律，政府采購項目檔案無論什么項目保存期限都是15年，這要形成大量的檔案累積。其實大多數(shù)的政府采購項目實施的時間在1-2年，特殊的情況有更長的時間，協(xié)議供貨有的是兩年一次，周期也只有兩年的時間，因此，對政府采購檔案存檔時間，應根據(jù)項目來確定，才能更好地利用存儲空間，達到靈活運用的效果，以解決現(xiàn)有的集中采購機構(gòu)堆積如山的檔案閑置的問題。
三是檔案保存內(nèi)容應更明確。哪些項目檔案需要保存所有投標人投標文件的正本，哪些項目只需保存中標供應商的投標文件正本。特別是近幾年來，集中采購機構(gòu)都在推行電子化政府采購，對于電子標書留存及相應的款項應作更明確更具體的規(guī)范，有些無需留存的項目應統(tǒng)一規(guī)范去除，達到精簡而實用的效果。
來源： 政府采購信息報 作者：范靜暉
