深度利用潛力大 電子存檔是方向
編者按 《政府采購(gòu)法》第四十二條規(guī)定，采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)對(duì)政府采購(gòu)項(xiàng)目每項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)的采購(gòu)文件應(yīng)當(dāng)妥善保存，不得偽造、變?cè)?、隱匿或者銷毀。采購(gòu)文件的保存期限為從采購(gòu)結(jié)束之日起至少保存十五年。
各級(jí)集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)政府采購(gòu)檔案管理做得如何？使用檔案主要涉及哪些領(lǐng)域？存在哪些問(wèn)題？有哪些經(jīng)驗(yàn)可供分享？在電子化政府采購(gòu)的背景下，政府采購(gòu)檔案如何實(shí)現(xiàn)電子化？圍繞這些問(wèn)題，《政府采購(gòu)信息報(bào)》記者采訪了諸多業(yè)內(nèi)人士，形成專題報(bào)道，以饗讀者。
按照要求，批量集中采購(gòu)將逐步在全國(guó)推開(kāi)。實(shí)行批量集中采購(gòu)的前提是歸集采購(gòu)需求，歸集采購(gòu)需求的前提是統(tǒng)一配置標(biāo)準(zhǔn)。出臺(tái)資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)，參考因素之一是歷史成交記錄。查詢歷史成交記錄，就得綜合分析政府采購(gòu)檔案?？梢哉f(shuō)，管好用好政府采購(gòu)檔案是推行批量集中采購(gòu)乃至做好政府采購(gòu)工作的重要基礎(chǔ)。
業(yè)界專家表示，完整妥善地保存政府采購(gòu)活動(dòng)過(guò)程中的文件記載，可以為政府采購(gòu)統(tǒng)計(jì)分析、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、降低采購(gòu)成本、節(jié)約財(cái)政支出、接受監(jiān)督檢查、處理糾紛等工作提供客觀真實(shí)的依據(jù)。
管理：專職人員統(tǒng)一編號(hào)
根據(jù)《政府采購(gòu)法》的規(guī)定，采購(gòu)文件的保存期限為從采購(gòu)結(jié)束之日起至少保存十五年，包括采購(gòu)活動(dòng)記錄、采購(gòu)預(yù)算、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)估報(bào)告、定標(biāo)文件、合同文本、驗(yàn)收證明、質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理決定及其他有關(guān)文件、資料。采購(gòu)活動(dòng)記錄至少包括：采購(gòu)項(xiàng)目類別、名稱；采購(gòu)項(xiàng)目預(yù)算、資金構(gòu)成和合同價(jià)格；采購(gòu)方式，采用公開(kāi)招標(biāo)以外采購(gòu)方式的，應(yīng)當(dāng)載明原因；邀請(qǐng)和選擇供應(yīng)商的條件及原因；評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)及確定中標(biāo)人的原因；廢標(biāo)的原因；采用招標(biāo)以外采購(gòu)方式的相應(yīng)記載。
正因?yàn)檎少?gòu)檔案內(nèi)容豐富，管理上就存在分類的問(wèn)題，各級(jí)集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)是如何做的呢？
湖南省省直機(jī)關(guān)政府采購(gòu)中心主任胡曉宏介紹，對(duì)于政府采購(gòu)檔案管理工作，該中心以時(shí)間為序，對(duì)每個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行編號(hào)，安排專門場(chǎng)所、專職人員負(fù)責(zé)保管檔案，既嚴(yán)格落實(shí)法律規(guī)定，又滿足了實(shí)際工作需要。
西寧市政府采購(gòu)中心主任楊獻(xiàn)民介紹，雖然該中心2013年操作項(xiàng)目數(shù)不到360個(gè)，但在檔案管理方面，不論采用的是哪一種采購(gòu)方式，都統(tǒng)一按合同進(jìn)行編號(hào)，由專人負(fù)責(zé)管理。2012年年底，該中心將原來(lái)放置檔案的木質(zhì)柜全部換成專用檔案柜，解決了防潮的問(wèn)題，使得檔案管理工作更加安全規(guī)范。
陜西省寶雞市渭濱區(qū)政府采購(gòu)中心負(fù)責(zé)人鄒萍介紹，該中心也安排有專人負(fù)責(zé)政府采購(gòu)檔案管理工作，目前做到了事無(wú)遺漏。需要說(shuō)明的是，推行國(guó)庫(kù)集中支付改革前，渭濱區(qū)政府采購(gòu)資金大多是通過(guò)采購(gòu)中心支付的，因此該區(qū)政府采購(gòu)檔案中還有相應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案。
使用：為其他部門提供服務(wù)
關(guān)于政府采購(gòu)檔案的用途，胡曉宏表示，一是查詢?nèi)∽C，遇有供應(yīng)商質(zhì)疑，這些材料是最好的證據(jù)；二是為其他部門單位提供服務(wù)。"比如最近廣受關(guān)注的康泰疫苗事件，我們通過(guò)檔案查詢，很快得到了近五年來(lái)的相關(guān)數(shù)據(jù)。"胡曉宏舉例說(shuō)。
楊獻(xiàn)民介紹，審計(jì)部門對(duì)采購(gòu)單位進(jìn)行項(xiàng)目例行審計(jì)，紀(jì)檢監(jiān)察、反貪部門開(kāi)展相關(guān)工作時(shí)，一般都會(huì)到該中心調(diào)取項(xiàng)目檔案。該中心在組織一些重大項(xiàng)目或者民生項(xiàng)目（如醫(yī)療設(shè)備）采購(gòu)活動(dòng)時(shí)，也會(huì)查閱以前操作過(guò)的同類項(xiàng)目檔案，一是參考設(shè)定資質(zhì)條件，二是查看中標(biāo)供應(yīng)商的履約情況。"遺憾的是，因?yàn)槿耸钟邢?，我們?duì)政府采購(gòu)檔案的深度分析還做得不夠，今后需要加強(qiáng)這方面的工作，以總結(jié)優(yōu)點(diǎn)查找不足，提高采購(gòu)效益。"楊獻(xiàn)民說(shuō)。
鄒萍表示，區(qū)縣一級(jí)政府采購(gòu)項(xiàng)目數(shù)量有限，合同使用情況不多。只有一些延期付款的項(xiàng)目，當(dāng)支付項(xiàng)目資金時(shí)，相關(guān)各方一般會(huì)事先調(diào)閱政府采購(gòu)檔案。
業(yè)內(nèi)人士分析并建議，檔案管理是集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)分析、總結(jié)、評(píng)價(jià)采購(gòu)活動(dòng)，提高自身綜合素質(zhì)的重要依據(jù)，可以為規(guī)范采購(gòu)行為、提高采購(gòu)質(zhì)量提供經(jīng)驗(yàn)借鑒。這是政府采購(gòu)檔案深層次的應(yīng)用，集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)應(yīng)該加大力度，追求更好的檔案管理成效。
建議：電子存檔是發(fā)展方向
楊獻(xiàn)民認(rèn)為，在電子化政府采購(gòu)快速推進(jìn)的情況下，實(shí)行電子檔案管理是發(fā)展方向。目前青海省級(jí)剛剛開(kāi)始，地市和區(qū)縣基本全是人工管理紙質(zhì)檔案，今后需要向電子化發(fā)展較快的兄弟單位看齊。
胡曉宏表示，由于集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)人員編制少，其他崗位缺員情況更加嚴(yán)重，檔案管理工作基本上由其他人兼任，主要工作是負(fù)責(zé)整理、接收已經(jīng)開(kāi)標(biāo)的項(xiàng)目，很難有時(shí)間進(jìn)行檔案歸類整理和數(shù)據(jù)抓取，依據(jù)數(shù)據(jù)開(kāi)展科學(xué)性研究更是難上加難。
"從我們中心的實(shí)踐情況看，檔案保存內(nèi)容應(yīng)該更加明確。例如，哪此項(xiàng)目檔案需要保存所有投標(biāo)供應(yīng)商各項(xiàng)材料的正本？哪些項(xiàng)目只需進(jìn)行報(bào)價(jià)和中標(biāo)供應(yīng)商正本留存？近年來(lái)，集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)電子信息化平臺(tái)建設(shè)發(fā)展較快，相關(guān)資料的收、留、存及相應(yīng)款項(xiàng)應(yīng)作更加明確、具體的規(guī)范，從而達(dá)到精簡(jiǎn)而實(shí)用的效果。"胡曉宏說(shuō)。
穩(wěn)步推進(jìn)采購(gòu)文件電子存檔
2013年12月19日印發(fā)的《政府采購(gòu)非招標(biāo)采購(gòu)方式管理辦法》（財(cái)政部令第74號(hào)）第二十六條規(guī)定，采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)妥善保管每項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)的采購(gòu)文件。采購(gòu)文件可以電子檔案方式保存。如何理解電子存檔呢？
需構(gòu)建檔案管理信息化平臺(tái)
業(yè)內(nèi)人士表示，電子檔案是指通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，并相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合。推行政府采購(gòu)項(xiàng)目電子存檔，應(yīng)該構(gòu)建一個(gè)公共的、獨(dú)立與應(yīng)用的檔案管理信息化平臺(tái)。該平臺(tái)的目標(biāo)是：實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理。
其中，紙質(zhì)檔案的信息化管理是指以電子影像技術(shù)為支撐，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息進(jìn)行管理；電子信息的檔案化管理是指把應(yīng)用系統(tǒng)的電子信息進(jìn)行憑證化處理后形成電子檔案。
兩種方式生成電子檔案
國(guó)家信息中心助理研究員呂漢陽(yáng)表示，2005年4月1日起施行的《電子簽名法》第十四條規(guī)定，可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力。這一規(guī)定從法律層面明確：電子簽名與傳統(tǒng)手寫簽名和蓋章具有同等的法律效力。
有了法律規(guī)定作保障，加上近年來(lái)電子化政府采購(gòu)快速發(fā)展，推行采購(gòu)文件電子存檔應(yīng)該說(shuō)是一種必然的發(fā)展趨勢(shì)。"我認(rèn)為，當(dāng)前政府采購(gòu)電子檔案有兩種生成方式，一是紙質(zhì)文件掃描，二是通過(guò)電子化平臺(tái)自動(dòng)產(chǎn)生。"呂漢陽(yáng)介紹，結(jié)合目前政府采購(gòu)發(fā)展現(xiàn)狀，紙質(zhì)檔案和電子檔案應(yīng)該同時(shí)并存，當(dāng)二者不一致時(shí)，以紙質(zhì)為準(zhǔn)。
陜西省寶雞市渭濱區(qū)政府采購(gòu)中心負(fù)責(zé)人鄒萍贊同這樣的觀點(diǎn)，認(rèn)為政府采購(gòu)檔案應(yīng)該紙質(zhì)和電子同步。"74號(hào)令的表述是’采購(gòu)文件可以電子檔案方式保存’，不是’必須’，政府采購(gòu)制度改革要先夯實(shí)基礎(chǔ)，再一步步向更高目標(biāo)邁進(jìn)。"
電子化平臺(tái)應(yīng)設(shè)置專門模塊
業(yè)界專家認(rèn)為，在電子招投標(biāo)軟硬件有保障的情況下，推行采購(gòu)文件電子存檔符合建設(shè)節(jié)約型機(jī)關(guān)的發(fā)展要求。
湖南省省直機(jī)關(guān)政府采購(gòu)中心主任胡曉宏表示，檔案管理電子化不是對(duì)原有紙質(zhì)檔案電子掃描后存檔，而是在電子化采購(gòu)的背景下，從信息公告、標(biāo)書編制到開(kāi)標(biāo)評(píng)標(biāo)、評(píng)審定標(biāo)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都自動(dòng)形成電子檔案，相關(guān)各方通過(guò)電子密鑰登錄平臺(tái)進(jìn)行操作，項(xiàng)目完成后，各類文件自動(dòng)歸集，生成比紙質(zhì)更為詳細(xì)、完整的電子檔案。
"當(dāng)然，由于電子化平臺(tái)還不完善，像一些表格、專家意見(jiàn)的評(píng)審簽字等材料，現(xiàn)在可能還是要通過(guò)紙質(zhì)掃描實(shí)現(xiàn)到電子文檔的轉(zhuǎn)變。但將來(lái)如果電子化平臺(tái)對(duì)評(píng)審專家設(shè)置有專門的電子密鑰，相信這個(gè)問(wèn)題也能得到解決。另外，電子化平臺(tái)中還應(yīng)該設(shè)置專門的電子檔案模塊。"胡曉宏說(shuō)。(記者 張斌偉)
細(xì)化法律規(guī)定 江蘇陜西檔案管理有章可循
建章立制是做好政府采購(gòu)工作的前提，政府采購(gòu)檔案管理也不例外。近來(lái)年，各地立足法律精神，紛紛出臺(tái)符合本地實(shí)際的政府采購(gòu)檔案管理辦法，例如江蘇、陜西等。
江蘇：誰(shuí)組織誰(shuí)負(fù)責(zé)
2010年3月1日起施行的《江蘇省政府采購(gòu)檔案管理暫行辦法》規(guī)定，政府采購(gòu)檔案歸檔實(shí)行"誰(shuí)組織、誰(shuí)負(fù)責(zé)"。采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)組織采購(gòu)的檔案由采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)歸檔，其中采購(gòu)文件、評(píng)審報(bào)告及供應(yīng)商的采購(gòu)響應(yīng)文件等相關(guān)資料應(yīng)同時(shí)報(bào)送采購(gòu)人存檔備查。
該辦法明確，政府采購(gòu)檔案具體包括：預(yù)算執(zhí)行文件、前期準(zhǔn)備文件、開(kāi)標(biāo)（含談判、詢價(jià)）文件、評(píng)審文件、中標(biāo)（成交）文件、合同文件、驗(yàn)收和結(jié)算文件以及其他文件。
政府采購(gòu)檔案的歸檔要求是：內(nèi)容齊全完整；規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一；要求是原件的，不可用復(fù)印件替代；簽名、印鑒手續(xù)齊全，首頁(yè)應(yīng)有"政府采購(gòu)檔案目錄"字樣；符合國(guó)家有關(guān)檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，便于保管和利用。
陜西：文件一個(gè)月內(nèi)歸檔
陜西省財(cái)政廳、陜西省檔案局聯(lián)合印發(fā)的《政府采購(gòu)檔案管理辦法》規(guī)定，采購(gòu)活動(dòng)過(guò)程中形成的各種記錄的副本一般不作為檔案保管，采購(gòu)人或采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)可以作為資料保存。
采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)具體采購(gòu)業(yè)務(wù)的部門應(yīng)在每年的3月底前，將上一年度已辦理完畢的政府采購(gòu)項(xiàng)目文件資料收集、整理、裝訂、編制目錄，并移交本單位檔案部門。具體采購(gòu)責(zé)任人在政府采購(gòu)項(xiàng)目交付驗(yàn)收完成后，應(yīng)在1個(gè)月內(nèi)將相關(guān)文件資料收集齊全移交本部門專職或兼職檔案人員。
政府采購(gòu)檔案文件、資料用紙規(guī)格一律采用A4紙，工程圖紙及其他錄音、錄像資料可視具體情況確定。(記者 張斌偉)
湖南省直機(jī)關(guān)采購(gòu)中心：出臺(tái)制度規(guī)范細(xì)節(jié) 充分利用廢棄場(chǎng)所
湖南省省直機(jī)關(guān)政府采購(gòu)中心堅(jiān)持真實(shí)性、完整性和有效性原則，檔案管理效果好
政府采購(gòu)檔案是反映采購(gòu)活動(dòng)的重要記錄材料，是統(tǒng)計(jì)和查閱政府采購(gòu)項(xiàng)目的前提和保障。檔案管理是湖南省省直機(jī)關(guān)政府采購(gòu)中心組織實(shí)施采購(gòu)項(xiàng)目的最后一個(gè)流程環(huán)節(jié)。該中心根據(jù)《政府采購(gòu)法》、《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，并結(jié)合實(shí)際情況制定了《湖南省省直機(jī)關(guān)政府采購(gòu)中心檔案管理制度》，本著保證檔案資料的真實(shí)性、完整性和有效性的原則，嚴(yán)格按照法律規(guī)定和該制度對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。
細(xì)化四環(huán)節(jié)規(guī)定
在檔案移交環(huán)節(jié)，管理人員會(huì)核對(duì)開(kāi)標(biāo)管理部移交的資料與歸檔登記表是否一致（包括時(shí)間、人物、項(xiàng)目名稱、編號(hào)、檔案明細(xì)等）。核對(duì)無(wú)誤后，開(kāi)標(biāo)管理部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與檔案管理人員雙方簽字，移交表格雙方各一份，檔案管理人員留存有核對(duì)痕跡的原件。
在檔案整理環(huán)節(jié)，管理人員會(huì)根據(jù)每一個(gè)項(xiàng)目的資料清單形成《歸檔登記表》，對(duì)檔案逐頁(yè)編號(hào)并裝訂成冊(cè)，將裝訂好的檔案裝進(jìn)檔案盒并統(tǒng)一規(guī)范編號(hào)，然后按照檔案編號(hào)順序歸入檔案室，并對(duì)檔案柜進(jìn)行編號(hào)。為了方便查找，檔案柜按順序排列。
關(guān)于數(shù)據(jù)整理工作，湖南省省直機(jī)關(guān)政府采購(gòu)中心要求，管理人員須將檔案詳細(xì)信息（包括項(xiàng)目編號(hào)、項(xiàng)目開(kāi)評(píng)標(biāo)時(shí)間、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、中標(biāo)單位、中標(biāo)金額等）記錄形成文字材料，為數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及檔案查詢提供依據(jù)。
在檔案調(diào)閱、查閱方面，管理人員要配合監(jiān)管質(zhì)審部調(diào)閱相關(guān)檔案，調(diào)閱時(shí)需填寫《檔案借閱登記表（內(nèi)部人員）》，并記錄詳細(xì)借閱數(shù)據(jù)。外單位借閱檔案，應(yīng)出具單位公函，填寫《檔案借閱登記表（外部人員）》，經(jīng)該中心主任簽字后才能予以借閱。
想方設(shè)法解決存放問(wèn)題
根據(jù)《政府采購(gòu)法》的規(guī)定，采購(gòu)文件保存期限為從采購(gòu)結(jié)束之日起至少保存十五年。對(duì)于湖南省省直機(jī)關(guān)政府采購(gòu)中心來(lái)說(shuō)，檔案無(wú)處存放是面臨的一個(gè)大問(wèn)題。該中心充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，利用改造廢棄倉(cāng)庫(kù)、鍋爐房等方式，有效解決了這個(gè)問(wèn)題。
近五年來(lái)，該中心完成項(xiàng)目數(shù)量從2009年的392個(gè)增加到2013年的1019個(gè)，采購(gòu)任務(wù)快速增長(zhǎng)，檔案整理難度也隨之加大。在檔案整理人員數(shù)量沒(méi)有增加的情況下，相關(guān)工作人員及時(shí)調(diào)整方式方法，提高整理效率，加班加點(diǎn)，按時(shí)按量完成了檔案整理任務(wù)。
該中心相關(guān)負(fù)責(zé)人分析，根據(jù)法律規(guī)定，無(wú)論什么項(xiàng)目，檔案保存期限都是十五年，因此各級(jí)集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)會(huì)形成大量的檔案累積。實(shí)際情況是，大多數(shù)項(xiàng)目實(shí)施的時(shí)間在一兩年左右，特殊情況下時(shí)間會(huì)稍長(zhǎng)一些。該負(fù)責(zé)人建議，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目確定政府采購(gòu)檔案的保存時(shí)間，以更好地利用存儲(chǔ)空間，解決目前集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)堆積較多的閑置檔案問(wèn)題。(通訊員 冉光玲)
來(lái)源： 政府采購(gòu)信息報(bào) 作者：張斌偉
