如何做好招標(biāo)代理業(yè)務(wù)檔案管理工作
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發(fā)布日期：2014年06月23日
招標(biāo)代理業(yè)務(wù)檔案是招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)全部操作過(guò)程的真實(shí)記載，是招標(biāo)投標(biāo)行為合法性的書面證據(jù)材料，也是招標(biāo)投標(biāo)管理工作中不可缺少的重要組成部分，在招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理中發(fā)揮著非常重要的作用。
一、招標(biāo)代理業(yè)務(wù)檔案管理工作的重要性
招標(biāo)代理業(yè)務(wù)檔案中儲(chǔ)存了大量不同行業(yè)、不同類型的招標(biāo)項(xiàng)目資料，不僅為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考，還可以為項(xiàng)目單位提供有價(jià)值的咨詢服務(wù)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，提高檔案資源的利用率，更深層次的體現(xiàn)檔案資源的價(jià)值和作用。
1.招標(biāo)代理業(yè)務(wù)檔案是招標(biāo)投標(biāo)工作質(zhì)量的直接反映
招標(biāo)投標(biāo)始終堅(jiān)持公開、公平、公正和誠(chéng)實(shí)信用的原則，全過(guò)程都以保護(hù)國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)當(dāng)事人的合法權(quán)益為宗旨，以提高經(jīng)濟(jì)效益、保證項(xiàng)目質(zhì)量、促進(jìn)廉政建設(shè)為目的。招標(biāo)代理業(yè)務(wù)檔案則系統(tǒng)地記載了招標(biāo)投標(biāo)全過(guò)程，其完整性和真實(shí)性將直接反映招標(biāo)投標(biāo)工作的質(zhì)量。
2.招標(biāo)代理業(yè)務(wù)檔案能為行業(yè)監(jiān)督、明確各方主體法律責(zé)任提供證明材料
行業(yè)行政主管部門定期對(duì)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)督檢查，查閱招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目的工作檔案就是監(jiān)督檢查的主要方式之一，通過(guò)檔案的記載可以檢查項(xiàng)目執(zhí)行是否合法、規(guī)范。另外，招標(biāo)投標(biāo)是一種有序的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)交易方式，也是規(guī)范交易主體、訂立交易合同的法定程序，相關(guān)法律法規(guī)也對(duì)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的組織、規(guī)范與實(shí)施等作出了明確的規(guī)定，因此完善的招標(biāo)代理業(yè)務(wù)檔案可以為行業(yè)監(jiān)督、明確各方主體法律責(zé)任提供證明材料，有利于維護(hù)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的權(quán)威，保護(hù)各方主體正當(dāng)利益，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。
3.招標(biāo)代理業(yè)務(wù)檔案能為招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)內(nèi)部業(yè)務(wù)監(jiān)管工作提供依據(jù)
對(duì)內(nèi)部從業(yè)人員的工作進(jìn)行監(jiān)督、管理，是招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)加強(qiáng)內(nèi)部管理工作的主要目的之一。在這一過(guò)程中，事后監(jiān)管的環(huán)節(jié)采取的主要方式就是業(yè)務(wù)檔案的抽查，看歸檔文件是否合法、全面、規(guī)范。因此，業(yè)務(wù)檔案也為企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)管工作提供了重要依據(jù)。
4.招標(biāo)代理業(yè)務(wù)檔案能為招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)資質(zhì)升級(jí)、年檢提供業(yè)績(jī)資料
《機(jī)電產(chǎn)品國(guó)際招標(biāo)機(jī)構(gòu)資格管理辦法》、《中央投資項(xiàng)目招標(biāo)代理資格管理辦法》、《政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)資格認(rèn)定辦法》以及《工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)資格認(rèn)定辦法》中對(duì)于招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)資質(zhì)升級(jí)、續(xù)期及年檢等都從業(yè)績(jī)方面進(jìn)行了不同標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，業(yè)務(wù)檔案可為資質(zhì)申報(bào)提供第一手資料，其質(zhì)量高低也直接影響資質(zhì)申報(bào)的準(zhǔn)備時(shí)間和質(zhì)量。
5.招標(biāo)代理業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理是提升企業(yè)管理水平的重要部分
企業(yè)的內(nèi)部管理是全方位、多層次的管理，其中也包括了檔案管理的內(nèi)容。招標(biāo)代理業(yè)務(wù)檔案的整理、歸檔過(guò)程實(shí)際上是對(duì)招標(biāo)業(yè)務(wù)實(shí)施過(guò)程中每一個(gè)程序是否規(guī)范運(yùn)行進(jìn)行檢查的過(guò)程，是規(guī)范招標(biāo)行為的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，也是招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理不可或缺的部分。企業(yè)內(nèi)部管理的強(qiáng)化也要求對(duì)于業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。目前越來(lái)越多的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)為規(guī)范內(nèi)部管理引進(jìn)了ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證，該管理體系也特別強(qiáng)調(diào)檔案管理的規(guī)范性、適用性和有效性。所以，招標(biāo)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理是提高招標(biāo)業(yè)務(wù)工作質(zhì)量和招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理水平的重要內(nèi)容之一。
二、招標(biāo)代理業(yè)務(wù)檔案管理工作涵蓋的內(nèi)容及要求
招標(biāo)業(yè)務(wù)檔案管理工作包括檔案的收集、整理、保管、利用等各工作環(huán)節(jié)。
1.要做好檔案管理制度建設(shè)工作
按照《招標(biāo)投標(biāo)法》、《招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》和《檔案法》等與招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)有關(guān)的法律法規(guī)的要求，結(jié)合公司實(shí)際情況，逐步建立完善一整套切實(shí)可行的檔案管理制度，對(duì)于檔案管理的各工作環(huán)節(jié)作出明確的規(guī)定。同時(shí)通過(guò)各種方式組織學(xué)習(xí)、廣泛宣傳，增強(qiáng)檔案法治意識(shí)，形成領(lǐng)導(dǎo)重視管理、員工自覺(jué)遵守執(zhí)行的工作氛圍，營(yíng)造良好的檔案管理工作環(huán)境。
2.要做好日常檔案的收集和歸檔工作
一是收集、歸檔要齊全。檔案管理部門要制定《業(yè)務(wù)檔案管理辦法》，要明確歸檔范圍，編制歸檔交接清單，歸檔移交時(shí)履行簽字手續(xù)；二是分類立卷要科學(xué)。國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)辦公廳《關(guān)于做好中央投資項(xiàng)目招標(biāo)代理資格日常管理工作的通知》（發(fā)改辦投資[2008]2354號(hào)）中明確指出，“招標(biāo)資料包括招標(biāo)公告復(fù)印件、資格預(yù)審文件、招標(biāo)文件、中標(biāo)人的投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書及其他相關(guān)材料”。招標(biāo)代理業(yè)務(wù)檔案應(yīng)單獨(dú)立卷。中標(biāo)人、投標(biāo)人及未中標(biāo)投標(biāo)人提交的投標(biāo)文件應(yīng)單獨(dú)立卷。三是要建立檔案庫(kù)房，安裝檔案柜架。因招標(biāo)檔案資料數(shù)量多，且保存期都屬于長(zhǎng)期或永久范疇，所以檔案庫(kù)房選址時(shí)要具有一定的前瞻性，確保庫(kù)存容量能夠滿足一定時(shí)期內(nèi)檔案案卷的存放需求。在建設(shè)檔案庫(kù)房時(shí)，使用可移動(dòng)的密集架存放檔案，以增加庫(kù)容量。
3.要做好保存管理工作，保管期限合法合理
目前，根據(jù)《關(guān)于做好中央投資項(xiàng)目招標(biāo)代理資格日常管理工作的通知》規(guī)定，中央投資項(xiàng)目的招標(biāo)資料應(yīng)至少保存5年。根據(jù)《政府采購(gòu)貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》規(guī)定，招標(biāo)采購(gòu)文件的保存期限為從采購(gòu)結(jié)束之日起至少15年。
4.要編制案卷目錄，提高查閱工作效率
實(shí)現(xiàn)檔案提供利用的方式之一就是編制檢索工具，包括目錄和索引。編制清晰的案卷目錄有利于縮短檔案的查找時(shí)間、提高服務(wù)利用工作效率。
綜上所述，招標(biāo)業(yè)務(wù)檔案管理工作是招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)管理工作的重要組成部分，招標(biāo)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作也具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。我們應(yīng)該以強(qiáng)烈的責(zé)任感做好招標(biāo)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理工作，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化，并以此推動(dòng)招標(biāo)業(yè)務(wù)工作，提升工作質(zhì)量，使招標(biāo)檔案真正實(shí)現(xiàn)保存歷史、傳承歷史的目的。
來(lái)源：《招標(biāo)采購(gòu)管理》 作者：孫力軍 董翠英 單位：內(nèi)蒙古招標(biāo)有限責(zé)任公司
一、招標(biāo)代理業(yè)務(wù)檔案管理工作的重要性
招標(biāo)代理業(yè)務(wù)檔案中儲(chǔ)存了大量不同行業(yè)、不同類型的招標(biāo)項(xiàng)目資料，不僅為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考，還可以為項(xiàng)目單位提供有價(jià)值的咨詢服務(wù)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，提高檔案資源的利用率，更深層次的體現(xiàn)檔案資源的價(jià)值和作用。
1.招標(biāo)代理業(yè)務(wù)檔案是招標(biāo)投標(biāo)工作質(zhì)量的直接反映
招標(biāo)投標(biāo)始終堅(jiān)持公開、公平、公正和誠(chéng)實(shí)信用的原則，全過(guò)程都以保護(hù)國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)當(dāng)事人的合法權(quán)益為宗旨，以提高經(jīng)濟(jì)效益、保證項(xiàng)目質(zhì)量、促進(jìn)廉政建設(shè)為目的。招標(biāo)代理業(yè)務(wù)檔案則系統(tǒng)地記載了招標(biāo)投標(biāo)全過(guò)程，其完整性和真實(shí)性將直接反映招標(biāo)投標(biāo)工作的質(zhì)量。
2.招標(biāo)代理業(yè)務(wù)檔案能為行業(yè)監(jiān)督、明確各方主體法律責(zé)任提供證明材料
行業(yè)行政主管部門定期對(duì)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)督檢查，查閱招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目的工作檔案就是監(jiān)督檢查的主要方式之一，通過(guò)檔案的記載可以檢查項(xiàng)目執(zhí)行是否合法、規(guī)范。另外，招標(biāo)投標(biāo)是一種有序的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)交易方式，也是規(guī)范交易主體、訂立交易合同的法定程序，相關(guān)法律法規(guī)也對(duì)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的組織、規(guī)范與實(shí)施等作出了明確的規(guī)定，因此完善的招標(biāo)代理業(yè)務(wù)檔案可以為行業(yè)監(jiān)督、明確各方主體法律責(zé)任提供證明材料，有利于維護(hù)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的權(quán)威，保護(hù)各方主體正當(dāng)利益，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。
3.招標(biāo)代理業(yè)務(wù)檔案能為招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)內(nèi)部業(yè)務(wù)監(jiān)管工作提供依據(jù)
對(duì)內(nèi)部從業(yè)人員的工作進(jìn)行監(jiān)督、管理，是招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)加強(qiáng)內(nèi)部管理工作的主要目的之一。在這一過(guò)程中，事后監(jiān)管的環(huán)節(jié)采取的主要方式就是業(yè)務(wù)檔案的抽查，看歸檔文件是否合法、全面、規(guī)范。因此，業(yè)務(wù)檔案也為企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)管工作提供了重要依據(jù)。
4.招標(biāo)代理業(yè)務(wù)檔案能為招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)資質(zhì)升級(jí)、年檢提供業(yè)績(jī)資料
《機(jī)電產(chǎn)品國(guó)際招標(biāo)機(jī)構(gòu)資格管理辦法》、《中央投資項(xiàng)目招標(biāo)代理資格管理辦法》、《政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)資格認(rèn)定辦法》以及《工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)資格認(rèn)定辦法》中對(duì)于招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)資質(zhì)升級(jí)、續(xù)期及年檢等都從業(yè)績(jī)方面進(jìn)行了不同標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，業(yè)務(wù)檔案可為資質(zhì)申報(bào)提供第一手資料，其質(zhì)量高低也直接影響資質(zhì)申報(bào)的準(zhǔn)備時(shí)間和質(zhì)量。
5.招標(biāo)代理業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理是提升企業(yè)管理水平的重要部分
企業(yè)的內(nèi)部管理是全方位、多層次的管理，其中也包括了檔案管理的內(nèi)容。招標(biāo)代理業(yè)務(wù)檔案的整理、歸檔過(guò)程實(shí)際上是對(duì)招標(biāo)業(yè)務(wù)實(shí)施過(guò)程中每一個(gè)程序是否規(guī)范運(yùn)行進(jìn)行檢查的過(guò)程，是規(guī)范招標(biāo)行為的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，也是招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理不可或缺的部分。企業(yè)內(nèi)部管理的強(qiáng)化也要求對(duì)于業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。目前越來(lái)越多的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)為規(guī)范內(nèi)部管理引進(jìn)了ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證，該管理體系也特別強(qiáng)調(diào)檔案管理的規(guī)范性、適用性和有效性。所以，招標(biāo)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理是提高招標(biāo)業(yè)務(wù)工作質(zhì)量和招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理水平的重要內(nèi)容之一。
二、招標(biāo)代理業(yè)務(wù)檔案管理工作涵蓋的內(nèi)容及要求
招標(biāo)業(yè)務(wù)檔案管理工作包括檔案的收集、整理、保管、利用等各工作環(huán)節(jié)。
1.要做好檔案管理制度建設(shè)工作
按照《招標(biāo)投標(biāo)法》、《招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》和《檔案法》等與招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)有關(guān)的法律法規(guī)的要求，結(jié)合公司實(shí)際情況，逐步建立完善一整套切實(shí)可行的檔案管理制度，對(duì)于檔案管理的各工作環(huán)節(jié)作出明確的規(guī)定。同時(shí)通過(guò)各種方式組織學(xué)習(xí)、廣泛宣傳，增強(qiáng)檔案法治意識(shí)，形成領(lǐng)導(dǎo)重視管理、員工自覺(jué)遵守執(zhí)行的工作氛圍，營(yíng)造良好的檔案管理工作環(huán)境。
2.要做好日常檔案的收集和歸檔工作
一是收集、歸檔要齊全。檔案管理部門要制定《業(yè)務(wù)檔案管理辦法》，要明確歸檔范圍，編制歸檔交接清單，歸檔移交時(shí)履行簽字手續(xù)；二是分類立卷要科學(xué)。國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)辦公廳《關(guān)于做好中央投資項(xiàng)目招標(biāo)代理資格日常管理工作的通知》（發(fā)改辦投資[2008]2354號(hào)）中明確指出，“招標(biāo)資料包括招標(biāo)公告復(fù)印件、資格預(yù)審文件、招標(biāo)文件、中標(biāo)人的投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書及其他相關(guān)材料”。招標(biāo)代理業(yè)務(wù)檔案應(yīng)單獨(dú)立卷。中標(biāo)人、投標(biāo)人及未中標(biāo)投標(biāo)人提交的投標(biāo)文件應(yīng)單獨(dú)立卷。三是要建立檔案庫(kù)房，安裝檔案柜架。因招標(biāo)檔案資料數(shù)量多，且保存期都屬于長(zhǎng)期或永久范疇，所以檔案庫(kù)房選址時(shí)要具有一定的前瞻性，確保庫(kù)存容量能夠滿足一定時(shí)期內(nèi)檔案案卷的存放需求。在建設(shè)檔案庫(kù)房時(shí)，使用可移動(dòng)的密集架存放檔案，以增加庫(kù)容量。
3.要做好保存管理工作，保管期限合法合理
目前，根據(jù)《關(guān)于做好中央投資項(xiàng)目招標(biāo)代理資格日常管理工作的通知》規(guī)定，中央投資項(xiàng)目的招標(biāo)資料應(yīng)至少保存5年。根據(jù)《政府采購(gòu)貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》規(guī)定，招標(biāo)采購(gòu)文件的保存期限為從采購(gòu)結(jié)束之日起至少15年。
4.要編制案卷目錄，提高查閱工作效率
實(shí)現(xiàn)檔案提供利用的方式之一就是編制檢索工具，包括目錄和索引。編制清晰的案卷目錄有利于縮短檔案的查找時(shí)間、提高服務(wù)利用工作效率。
綜上所述，招標(biāo)業(yè)務(wù)檔案管理工作是招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)管理工作的重要組成部分，招標(biāo)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作也具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。我們應(yīng)該以強(qiáng)烈的責(zé)任感做好招標(biāo)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理工作，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化，并以此推動(dòng)招標(biāo)業(yè)務(wù)工作，提升工作質(zhì)量，使招標(biāo)檔案真正實(shí)現(xiàn)保存歷史、傳承歷史的目的。
來(lái)源：《招標(biāo)采購(gòu)管理》 作者：孫力軍 董翠英 單位：內(nèi)蒙古招標(biāo)有限責(zé)任公司
