物業(yè)管理服務(wù)類項(xiàng)目怎么采
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發(fā)布日期：2014年09月03日
編者按 《國務(wù)院辦公廳關(guān)于政府向社會(huì)力量購買服務(wù)的指導(dǎo)意見》施行后，政府購買服務(wù)工作正在全面鋪開，各地政府在探索中不斷擴(kuò)大了政府購買服務(wù)的范圍，也取得了一定成效。據(jù)了解，對(duì)于政府購買的服務(wù)類項(xiàng)目，各地一般采取政府采購的方式來完成。本報(bào)特邀業(yè)界人士對(duì)此類項(xiàng)目在政府采購過程中的制度、流程及操作等方面進(jìn)行積極探索，并陸續(xù)推出不同服務(wù)項(xiàng)目怎么采的探討。本期刊發(fā)物業(yè)管理服務(wù)采購方面的探討，與讀者分享。
準(zhǔn)確界定物業(yè)管理采購范圍
物業(yè)管理是指通過服務(wù)外包的方式實(shí)現(xiàn)采購單位（主要是機(jī)關(guān)辦公場所）的保潔、保安、會(huì)議、綠化、維修、餐飲、車輛組織等日常綜合性的服務(wù)。
住宅類的物業(yè)管理范圍主要指對(duì)業(yè)主的共有部分進(jìn)行管理服務(wù)，對(duì)業(yè)主的專有部分并不負(fù)責(zé)。若業(yè)主需要，須專項(xiàng)委托。而政府采購類項(xiàng)目物業(yè)產(chǎn)權(quán)往往屬單個(gè)業(yè)主所有即政府所有，物業(yè)使用人僅是為數(shù)不多的幾個(gè)或單個(gè)，專有與共有服務(wù)部分區(qū)別并不如住宅物業(yè)那樣明顯，若物業(yè)管理服務(wù)范圍仍按原界定進(jìn)行劃分，顯然是服務(wù)范圍過窄。若采購單位對(duì)專有部分又須另行委托顯然不可取，也有可能背離采購單位之初衷。
因此，公共物業(yè)管理范圍除了大樓共有部分還包括由業(yè)主指定的專用部分。要準(zhǔn)確界定政府采購的物業(yè)管理服務(wù)范圍，采購單位須熟知物業(yè)管理與后勤管理的區(qū)別與類同，將一些物業(yè)管理未包含但屬后勤管理的內(nèi)容進(jìn)一步歸入物業(yè)管理范圍，使原先后勤管理中服務(wù)職能全部歸入物業(yè)管理，例如各辦公室室內(nèi)清掃、清潔，辦公設(shè)備維修，會(huì)議室的服務(wù)，傳達(dá)室服務(wù)等。
考量投標(biāo)文件、業(yè)績和答辯
在評(píng)標(biāo)過程中，比較通行的做法是將投標(biāo)文件、業(yè)績、答辯按不同的分值進(jìn)行分配，有的還要加權(quán)平均計(jì)算。筆者認(rèn)為，物業(yè)管理評(píng)審中，上述三要素每一項(xiàng)所占的比例缺少一個(gè)科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)，所以要重視各個(gè)環(huán)節(jié)的評(píng)價(jià)。
對(duì)于投標(biāo)文件，首先要評(píng)價(jià)其對(duì)招標(biāo)文件的響應(yīng)程度，要看各個(gè)工種配置的合理性，各工種工作程序的科學(xué)性及實(shí)效性。當(dāng)然，投標(biāo)文件的報(bào)價(jià)也是非常重要的評(píng)價(jià)因素。
業(yè)績?cè)u(píng)價(jià)就是對(duì)一個(gè)投標(biāo)公司已有業(yè)績的評(píng)價(jià)，一般通過現(xiàn)場考察來完成。目前有些項(xiàng)目的評(píng)標(biāo)對(duì)現(xiàn)場的考察做得比較倉促。筆者認(rèn)為，對(duì)項(xiàng)目的考察不但要看外表，還要注重諸如其設(shè)備內(nèi)在質(zhì)量控制記錄、檢修檢測記錄、保潔、會(huì)議、要人服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)及各種反饋記錄的完整，各種應(yīng)急預(yù)案實(shí)效的檢查以及直接與被服務(wù)的業(yè)主的訪問、交談，從而確定投標(biāo)公司的經(jīng)驗(yàn)、公司文化以及服務(wù)水準(zhǔn)。
物業(yè)管理服務(wù)是一種人對(duì)人的直接服務(wù)，選擇好服務(wù)隊(duì)伍重點(diǎn)是選擇好人。在評(píng)標(biāo)中安排有答辯的環(huán)節(jié)，在多數(shù)情況下要求投標(biāo)公司的領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目經(jīng)理參加，這是一個(gè)重要的考察步驟。這一環(huán)節(jié)要有較充足的時(shí)間。通過答辯可以進(jìn)一步了解投標(biāo)單位的文化理念、服務(wù)意識(shí)，對(duì)物業(yè)管理后勤改革特點(diǎn)理解的深度，可以通過擬定一些問答題考察項(xiàng)目經(jīng)理處理問題的態(tài)度、經(jīng)驗(yàn)及個(gè)人的素質(zhì)能力。不過分地講能選擇到一個(gè)政策水平高、責(zé)任心強(qiáng)、服務(wù)有經(jīng)驗(yàn)、與業(yè)主易溝通、好配合的項(xiàng)目經(jīng)理，招標(biāo)工作及今后的物業(yè)管理服務(wù)工作就成功了一半。
根據(jù)需求和定位合理選擇最低價(jià)格
在物業(yè)管理采購中，不少單位采用最低評(píng)標(biāo)價(jià)法進(jìn)行評(píng)標(biāo)。最低評(píng)標(biāo)價(jià)法在降低采購成本、節(jié)約采購預(yù)算及減少采購單位干預(yù)等方面具有一定成效，但片面或者一味地追求低價(jià)，也會(huì)帶來一些弊端。
首先，由于目前大多數(shù)物業(yè)管理服務(wù)采購需求無衡量標(biāo)準(zhǔn)，資金預(yù)算沒有一個(gè)確定的依據(jù)，服務(wù)方案、內(nèi)容和要求不具體、不準(zhǔn)確、不統(tǒng)一，有時(shí)服務(wù)人數(shù)甚至都無法確定。如果此時(shí)堅(jiān)持采用最低評(píng)標(biāo)價(jià)法評(píng)標(biāo)，則物業(yè)管理供應(yīng)商很可能會(huì)通過"挑字眼"、"擦邊球"、"鉆空子"等方式，直接或間接提供不合理的低價(jià)謀求中標(biāo)或成交。
其次，即使物業(yè)供應(yīng)商以略高于成本價(jià)的低價(jià)中標(biāo)或成交，但為挖掘有限的利潤空間勢必大幅壓縮成本或變相調(diào)整價(jià)格，例如，減少承諾的人員配置、對(duì)理應(yīng)支付較高工資的特殊人員仍然按國家最低工資標(biāo)準(zhǔn)支付、降低服務(wù)檔次等。這樣不但物業(yè)管理項(xiàng)目不能吸引高素質(zhì)的人才，也留不住原有的優(yōu)秀員工，管理和服務(wù)人員流失嚴(yán)重，長此以往，也必然導(dǎo)致管理與服務(wù)質(zhì)量下降，給采購單位帶來損失。
因此，在物業(yè)管理政府采購過程中盲目使用最低評(píng)標(biāo)價(jià)法，片面追求中標(biāo)或成交價(jià)絕對(duì)最低化是一種短視行為。只有在不斷推進(jìn)物業(yè)管理采購需求明細(xì)化、預(yù)算準(zhǔn)確化和采購規(guī)范化的過程中，根據(jù)采購單位自身的物業(yè)定位與服務(wù)要求，客觀分析和合理比較，才能讓最低評(píng)標(biāo)價(jià)法真正合理可信，進(jìn)而通過競爭遴選出真實(shí)的最低中標(biāo)或成交價(jià)格。
綜合評(píng)分法不利于拉開檔次
公開招標(biāo)中的綜合評(píng)分法為目前物業(yè)管理政府采購過程中比較常用的評(píng)標(biāo)方法。作為服務(wù)類采購項(xiàng)目，放棄對(duì)服務(wù)質(zhì)量的要求，一味認(rèn)同絕對(duì)最低價(jià)，顯然是不合理的，因此，通常價(jià)格分設(shè)置為20-30分。物業(yè)管理政府采購中執(zhí)行的綜合評(píng)分因素應(yīng)以價(jià)格、服務(wù)、業(yè)績、財(cái)務(wù)狀況、信譽(yù)、對(duì)招標(biāo)文件響應(yīng)程度等六方面為主。其中，對(duì)服務(wù)方案的評(píng)價(jià)可添加崗位專業(yè)人員上崗證書等客觀量化的評(píng)分細(xì)則，使評(píng)分因素更具體、更可比、更統(tǒng)一。綜合評(píng)分法的各個(gè)條目，仍有偏主觀、好中差界定不明等問題，印象分所占比例仍較大，評(píng)審專家的自主權(quán)限和自由發(fā)揮的余地過多，有時(shí)憑幾條主觀分差之和，即可抵消投標(biāo)價(jià)差異所帶來的分差。
根據(jù)相關(guān)政策法規(guī)，物業(yè)管理采購還會(huì)選用談判中的綜合評(píng)分法。此種方法先把供應(yīng)商的最終報(bào)價(jià)擱置一邊，對(duì)服務(wù)方案、業(yè)績、信譽(yù)等其他方面進(jìn)行綜合評(píng)分，與最高綜合得分相差10% 的均為第一檔次，在此檔次內(nèi)再選取相對(duì)的最低價(jià)確定為成交價(jià)。在此種方法中，由于除去了價(jià)格分，因此其他打分因素的分值相應(yīng)提高，每一項(xiàng)所占的權(quán)重也更大，但因?yàn)楹硕ǖ睦謾n次設(shè)置為10%，決定了采用此種方法的最終結(jié)果，是根本拉不開高中低檔，幾乎所有供應(yīng)商的綜合得分均在同一檔次內(nèi)，最終仍然只能靠價(jià)格確定成交，基本失去了使用此種方法的意義。
選擇評(píng)審專家須避免三種情況
目前，各地房地產(chǎn)主管部門均已建立物業(yè)管理評(píng)標(biāo)專家?guī)?，但政府采購職能與住宅類項(xiàng)目招標(biāo)職能并不是統(tǒng)一歸口，在政府采購物業(yè)管理過程中不時(shí)會(huì)借調(diào)住宅類項(xiàng)目物業(yè)管理評(píng)審專家。對(duì)此，在采購類物業(yè)管理評(píng)審專家選擇環(huán)節(jié)上往往會(huì)存在以下三個(gè)問題。
一是評(píng)審專家選取不當(dāng)，知識(shí)不對(duì)口。評(píng)審專家知識(shí)結(jié)構(gòu)偏向住宅類項(xiàng)目物業(yè)管理，往往按住宅物業(yè)管理思路套用采購項(xiàng)目物業(yè)管理，對(duì)采購項(xiàng)目的要點(diǎn)與重點(diǎn)定位不準(zhǔn)，無法體現(xiàn)采購項(xiàng)目的個(gè)性化特點(diǎn)。
二是時(shí)間倉促，短時(shí)間內(nèi)不能吃透采購文件精神。評(píng)審專家在評(píng)標(biāo)過程中必須對(duì)投標(biāo)文件實(shí)質(zhì)性響應(yīng)招標(biāo)文件情況，項(xiàng)目明細(xì)報(bào)價(jià)表與招標(biāo)文件對(duì)應(yīng)情況等嚴(yán)格把關(guān)，詳細(xì)評(píng)定，并且在短時(shí)間鑒別清楚對(duì)評(píng)審專家來說確實(shí)比較苛刻，往往都是當(dāng)天開標(biāo)評(píng)標(biāo)，評(píng)標(biāo)結(jié)果不能令人信服。
三是評(píng)標(biāo)經(jīng)驗(yàn)不足。目前，公建類物業(yè)管理招標(biāo)數(shù)量要遠(yuǎn)遠(yuǎn)少于住宅類項(xiàng)目，對(duì)評(píng)審專家的培訓(xùn)工作也未有效展開，一些評(píng)審專家在接到評(píng)標(biāo)通知以后就匆匆上陣，對(duì)政府采購相關(guān)的法律、規(guī)章制度和方針政策等方面的規(guī)定，對(duì)評(píng)標(biāo)程序、步驟、方式、內(nèi)容及評(píng)分規(guī)則等方面缺乏深入了解，評(píng)標(biāo)現(xiàn)場顯得茫然而無所適。
筆者建議，較重大項(xiàng)目的評(píng)標(biāo)應(yīng)由政府物業(yè)主管部門、物業(yè)管理協(xié)會(huì)、有關(guān)大學(xué)物業(yè)管理專業(yè)等單位中抽取專家組成，并對(duì)其進(jìn)行必要的引導(dǎo)和培訓(xùn)，以體現(xiàn)政府招標(biāo)采購的公信度。
采購單位應(yīng)妥善安排物業(yè)銜接
采購單位應(yīng)特別注意新老物業(yè)管理服務(wù)公司的交接問題。有些采購單位在參加物業(yè)政府采購之前，物業(yè)服務(wù)主要交由本單位職工負(fù)責(zé)，一旦新的物業(yè)服務(wù)商通過政府采購流程中標(biāo)或成交，則需要妥善處理好原有物業(yè)人員問題。
通常物業(yè)服務(wù)公司會(huì)將這部分人員經(jīng)培訓(xùn)、調(diào)整后，仍納入服務(wù)人員的行列。如果物業(yè)管理項(xiàng)目不是新建項(xiàng)目，已經(jīng)有物業(yè)管理服務(wù)公司入駐管理，那供應(yīng)商在制作投標(biāo)方案時(shí)，還要考慮前期如何與原服務(wù)公司做好交接，以及詳細(xì)的應(yīng)急預(yù)案等內(nèi)容，這些勢必會(huì)對(duì)物業(yè)方案中的人員配備及經(jīng)費(fèi)預(yù)算安排等產(chǎn)生一定影響。這部分影響雖然較小，但也是不可避免要考慮的重要因素。
另外，合理確定采購合同也很重要。由于政府采購的物業(yè)服務(wù)費(fèi)用由財(cái)政部門負(fù)擔(dān)，實(shí)行先申請(qǐng)后使用，采購單位須每年向財(cái)政部門申報(bào)審批物業(yè)服務(wù)費(fèi)用，可能會(huì)出現(xiàn)每年物業(yè)服務(wù)費(fèi)用的金額不盡相同的現(xiàn)象。采購單位往往會(huì)采用一年一簽的方式來處理，但這種方法與物業(yè)管理工作的長期性、穩(wěn)定性不符。對(duì)此，筆者建議，采購單位如對(duì)物業(yè)管理服務(wù)滿意，可在原服務(wù)合同的基礎(chǔ)上續(xù)簽1-3 年，由此解決了服務(wù)周期過短、采購過于頻繁帶來的弊端。
經(jīng)過深入調(diào)研、探討，根據(jù)《勞動(dòng)法》及國家關(guān)于最低工資標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，采購單位可逐步推行新的物業(yè)續(xù)簽合同的價(jià)格認(rèn)定模式，即下一年度采購單位擬與原物業(yè)管理服務(wù)公司續(xù)簽合同時(shí)，如遇國家最低工資標(biāo)準(zhǔn)上漲等因素，在其他條件不變的情況下，允許供應(yīng)商按新標(biāo)準(zhǔn)核定人員工資等經(jīng)費(fèi)支出，同比例增加相關(guān)稅費(fèi)部分。此外，還可按原合同總額上浮不超過10%的標(biāo)準(zhǔn)簽訂新的物業(yè)管理服務(wù)合同。（洪云鋼）
來源：政府采購信息報(bào)
