分期實施的信息化項目如何進行政府采購
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發(fā)布日期：2015年01月08日
某信息化項目總投資為8億元人民幣，經過多年的政府采購，本項目已實施了5期，基本上都是按原計劃在順利推進。本文以第一次采購的"交換平臺"為例，詳細討論類似項目（分期實施的信息化項目）的采購體會。
本項目是典型的計算機信息系統(tǒng)集成項目，包含計算機、服務器、網絡設備等硬件，還包括數據庫、中間件等系統(tǒng)軟件和現場開發(fā)的應用軟件。"交換平臺"的總預算為9409萬元，其中：硬件系統(tǒng)5749萬元、軟件系統(tǒng)3200萬元、集成費用460萬元。
采購公告發(fā)布后，正式下載招標文件的供應商有25家，還有16家瀏覽了本項目招標文件，參加答疑會的有6家。最終按時遞交投標文件的有4家（與原預想的情況基本一致，即感興趣公司很多，但真正有實力、有能力參與競爭的公司不是太多），投標價分別為：9180萬元、8908.8萬元、7605萬元和5000萬元。根據評標方法，共有6位專家和1名采購人代表組成評標委員會，經過各專家獨立打分，最終W公司以綜合得分89.16分被推薦為第一中標候選人（投標價7605萬元）。結果公示后，無異議，按時簽訂了政府采購合同，履約情況良好（后續(xù)幾次采購也比較順利，未有大的波折）。
雖然筆者十多年來一直從事信息系統(tǒng)集成項目的政府采購工作，但如此大的信息化項目采購還是第一次（預算金額大、時間跨度長），我認為本項目的成功，有以下幾個體會值得與各位同行分享。
第一，提前介入、加強溝通。本項目在采購人撰寫需求時，采購機構即提前介入，提供各項服務工作，無論是決定是否分包以及如何分包，還是決定某些參數、指標、標準的描述，以及實質性響應條件的確定、評標方法和評標標準的擬定、合同要素的商定等等問題，我們都根據自己的經驗以及專業(yè)知識，提供咨詢和幫助，使采購人少走彎路，既要保證項目一次成功，又要保證項目有充分的競爭性。即既不能要求太低、條件太少，以致有太多供應商（如幾十家）參與投標，給評標工作帶來許多不必要的麻煩；又不能限制太多、要求太高，造成只有少數供應商參與競爭，使項目不能獲得好的價格和方案，甚至因投標人數量不足而流標。我們在強調服務的同時，還必須嚴格按照政府采購的法律、法規(guī)，來規(guī)范采購行為。根據項目特點和性質，以及《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》（財政部18號令）第二十一條："招標文件規(guī)定的各項技術標準應當符合國家強制性標準"，"招標文件不得要求或者標明特定的投標人或者產品，以及含有傾向性或者排斥潛在投標人的其他內容"和第二十二條："招標采購單位可以根據需要，就招標文件征詢有關專家或者供應商的意見"的有關規(guī)定，我們對各項參數、指標、標準都進行了詳細討論，并組織專家討論決定。對信息化項目來說，九千多萬預算，一次招標且只是一個包件，絕對是個大項目。從接受委托到簽約，只用了不足2個月的時間，可謂高效，而實際上前后我們共花了4個多月的時間，效率的提高，得益于我們的服務前移、溝通充分。
第二，合理分包、合理安排采購順序。信息系統(tǒng)項目的特點是規(guī)模大、涉及面廣、專業(yè)設備多、實施周期長。在項目進行政府采購時如何分拆（即分包）以及采購順序（例如，一般情況下，硬件設備降價的速度比較快，而大項目的開發(fā)周期又很長，所以我們建議硬件設備應晚點采購，而且還應該按軟件開發(fā)進度分批采購）的安排以得到最合理的結果是一個技術性很強的問題。筆者以為，信息系統(tǒng)集成項目招標時如何分包應遵循以下幾個原則：
首先，有利于項目實施的原則。這主要依據項目投入大小、項目內容多少以及使用單位技術力量的強弱等進行判斷。如項目預算金額比較小，則盡量以集中為主，不宜分成太多包，否則不便于管理；如整個系統(tǒng)包含多個子系統(tǒng)，即既有計算機系統(tǒng)、網絡系統(tǒng)、存儲系統(tǒng)、安全系統(tǒng)，又有視頻會議系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、顯示系統(tǒng)等，則盡量以專業(yè)分成多個包進行招標為宜；再如使用單位技術力量比較強，則建議分成多個包，有利于競爭，以獲得更好的性價比。如果項目大、內容多而使用單位的技術力量又比較弱，則建議先招一個總集成商，而把軟件、硬件再按專業(yè)劃分為多個包。
其次，有利于形成充分競爭局面的原則。如項目比較大、內容比較多，則建議按硬件、軟件進行分包。硬件中還可分成網絡設備、計算機設備、存儲設備等；軟件可分成系統(tǒng)軟件、工具軟件、應用軟件等幾個包。因為在IT行業(yè)專業(yè)劃分是比較細的，如硬件中有些廠商只有計算機設備或只有網絡設備，而軟件廠商也有類似情況（如只有系統(tǒng)軟件或工具軟件，而許多應用軟件開發(fā)商缺少自己的系統(tǒng)軟件、工具軟件）。這樣，按專業(yè)分成多個包后，有利于形成充分競爭的局面，使各供應商都拿出自己的拿手產品進行競爭。
再次，有利于項目實施后的運行、維護的原則。項目招標時的分包與項目完成后的運行和維護是有直接關系的，尤其是這種分期實施的大項目，如先招一個總包單位，則意味著使用單位可以將項目的運行和維護都由該總包單位負責；而分幾個包進行招標，理論上意味著有幾個供應商為采購人服務，實施時存在如何協(xié)調的問題，系統(tǒng)發(fā)生故障時存在如何判斷故障所在、如何找到責任人的問題。這些問題，也是招標時應該加以分析和考慮的。
最后，應有利于得到最好的性能價格比和最優(yōu)的服務的原則。在招標時采購人千萬不能因以前使用的是什么品牌的設備而發(fā)出仍要采購相同品牌設備的信息，否則是不可能招到一個最好的性能價格比和最優(yōu)的服務（因為缺少了競爭）。當然，采購人技術人員對已有產品的技術性能較為熟悉是客觀存在的，如在后續(xù)采購中更換為不同品牌設備，會給設備的維護、維修工作帶來一定的困難也是事實，但相對于因長期使用同一品牌產品而造成的高價格和差服務來說，這點困難是可以克服而且是應該克服的。
第三，后續(xù)項目的采購必須提前考慮和安排。信息系統(tǒng)的實施過程往往是一次規(guī)劃，分期實施（本項目就是典型例子）。從理論上講，這種方式是符合實際而且也是必須的：一方面，信息技術發(fā)展迅速，產品周期短、淘汰快；另一方面，具體應用也是循序漸進、逐步推廣、逐步完善的，所以需要按階段、按需求分步實施。但從政府采購來說，第一期項目采購是沒有問題的（即可以嚴格按照《政府采購法》相關規(guī)定執(zhí)行），但從該項目的二期工程開始（尤其是三期、四期等等），采購困難隨之而來：因為在一期工程中，硬件品牌、型號已定，后續(xù)采購存在兼容性等問題；系統(tǒng)軟件、工具軟件已定，即系統(tǒng)開發(fā)平臺、應用環(huán)境已定，后續(xù)采購一般只能升級，更換幾乎不可能；應用軟件開發(fā)商、開發(fā)人員已定、應用軟件雛形已成，除非推倒重來，否則基本上是無法更換開發(fā)商的（如果項目進行的時間長、已開發(fā)量大，則更換更為困難）。也就是說，信息系統(tǒng)的后續(xù)采購是很難像初次實施那樣進行的，所以我們必須從一開始就要考慮后續(xù)采購問題。
首先，關于硬件兼容性等問題。由于在一期工程中硬件品牌、型號已定，后續(xù)采購主要面臨以下三個問題：一是各種不同品牌硬件設備（主要是主機系統(tǒng)、存儲系統(tǒng)、高端網絡設備等）之間或多或少存在兼容性問題；二是采購人技術人員對已有產品的技術性能較為熟悉，如在后續(xù)采購中更換為不同品牌設備，會給設備的維護、維修工作帶來一定的困難；三是采購人技術人員對已有產品的個人偏好也給后續(xù)設備的公正采購帶來一些困難。
其次，關于系統(tǒng)軟件、工具軟件問題。信息系統(tǒng)中的系統(tǒng)軟件和工具軟件是整個系統(tǒng)的應用環(huán)境（或稱應用平臺），其后續(xù)采購相對硬件來說要困難得多。因為，信息系統(tǒng)中的系統(tǒng)軟件好比是交通系統(tǒng)中的公路或鐵路，一旦我們按公路標準建設，則只能跑汽車；如按鐵路要求建設，則只能跑火車。在路上跑的汽車或火車就是我們的應用。所以在系統(tǒng)軟件、工具軟件已定，即系統(tǒng)開發(fā)平臺、應用環(huán)境已定的情況下，后續(xù)采購一般只能升級，更換幾乎是不可能的或是相當困難的。為此，我們一方面要求用戶在做規(guī)劃、做方案時，盡量選擇并不處于壟斷地位但同屬于主流的一些產品；另一方面我們在首次招標時要求原廠商對以后的升級、服務作出承諾。
最后，關于應用軟件開發(fā)商問題。前面已經說過，應用軟件可以比喻為運輸工具。從理論上說，用戶可以隨時更換，但考慮到已投入的人力、物力、財力，部分應用已經完成的情況下，除非推倒重來，否則是無法更換開發(fā)商的。因為汽車報廢還有殘值，而應用軟件的報廢是無任何收益的。如果在信息系統(tǒng)建設之前，沒有詳細的規(guī)劃設計、技術方案以及明確的用戶需求和目的，建設后的信息系統(tǒng)很有可能成為"雞肋"--食之無味，棄之可惜。這時往往為了所謂不浪費投資（實際上會浪費更多資金），而需要不斷追加投資。為了避免信息系統(tǒng)項目演變?yōu)?quot;釣魚工程"，筆者認為關鍵還在于前期建設應盡量在充分調研并明確需求的情況下一次完成（當然，系統(tǒng)建成后的完善、修改是難免的）。
令筆者感到欣慰的是：這么大的項目，經過多年建設，基本上都是按照原計劃在進行，在項目開始政府采購前，采購人是非常擔心的，既擔心我們的能力和公正性，也擔心不能招到好的供應商，使項目實施受阻。經過幾年的磨合，采購人對我們的服務非常認可，也很滿意。
另外，不少采購人從拒絕、排斥政府采購，到在項目招標前主動與我們進行聯(lián)系、溝通，甚至將非集中采購項目也委托我們集中采購；還有采購人在進行分散采購時，也來征求我們的意見、聽取我們的建議。這對我們從事政府采購工作的同志來說是極大的鼓勵和促進，使我們更有信心做好政府采購工作。（作者：秦志龍）
來源： 政府采購信息網
