代理機(jī)構(gòu)怎樣扎好內(nèi)控的籬笆？
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發(fā)布日期：2015年07月14日
編者按：從各項(xiàng)代理資格的逐步取消到代理費(fèi)收取標(biāo)準(zhǔn)的廢止，招標(biāo)代理市場(chǎng)的各項(xiàng)行政規(guī)定越來(lái)越少。這種背景下，市場(chǎng)的健康發(fā)展需要每一家代理機(jī)構(gòu)通過(guò)自律來(lái)維護(hù)。怎樣才能做好內(nèi)控，打造出有責(zé)任的企業(yè)？本版特邀4家代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人談?wù)勊麄兊淖龇ā?
線(xiàn)上時(shí)代也要做好線(xiàn)下管理
■ 葛梅蘭
在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，每家公司都在熱火朝天地建設(shè)信息化系統(tǒng)。我司另辟蹊徑，在做好線(xiàn)上管理的同時(shí)，通過(guò)線(xiàn)下的紙質(zhì)流轉(zhuǎn)單來(lái)做內(nèi)部控制。
首先是工作進(jìn)度表。大到采購(gòu)文件編制，小到工作安排表及時(shí)送交采購(gòu)人，稍有疏忽就容易出錯(cuò)。對(duì)此，我司制定各項(xiàng)目的工作進(jìn)度表，明確采購(gòu)流程，確定各環(huán)節(jié)審核人、簽收人。從確認(rèn)書(shū)受理分配到項(xiàng)目負(fù)責(zé)人手中開(kāi)始，實(shí)時(shí)記錄各環(huán)節(jié)工作的完成情況。具體包括項(xiàng)目負(fù)責(zé)人采購(gòu)文件提交時(shí)間、技術(shù)負(fù)責(zé)人文件審核時(shí)間及修改意見(jiàn)、300萬(wàn)以上采購(gòu)項(xiàng)目文件征詢(xún)時(shí)間及下載公告等19項(xiàng)內(nèi)容。各環(huán)節(jié)工作落實(shí)情況的跟蹤表由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與辦公室、財(cái)務(wù)室、技術(shù)負(fù)責(zé)人等多部門(mén)人員及總經(jīng)理、采購(gòu)人共同檢查確認(rèn)并簽名，并和所有采購(gòu)資料一起歸檔。
其次是項(xiàng)目跟蹤表。公告、答疑、投訴答復(fù)、合同簽訂等環(huán)節(jié)，一有疏忽便會(huì)延誤采購(gòu)進(jìn)度。對(duì)此，我司制定了紙質(zhì)項(xiàng)目跟蹤表，對(duì)各項(xiàng)工作流程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督檢查，確認(rèn)規(guī)范、按時(shí)完成。其中，采購(gòu)資料復(fù)核工作尤其重要。我司曾有一個(gè)項(xiàng)目，由于中標(biāo)供應(yīng)商備案時(shí)錯(cuò)將杭州某單位報(bào)成了浙江某單位，導(dǎo)致合同款無(wú)法支付，不僅造成了工作被動(dòng)，而且影響了采購(gòu)單位的采購(gòu)執(zhí)行率。對(duì)此，我司加強(qiáng)了文件資料審查復(fù)核制度，強(qiáng)化監(jiān)督管理，尤其是對(duì)招標(biāo)文件中的實(shí)質(zhì)性?xún)?nèi)容，必須多層面審核、專(zhuān)人逐一核對(duì)，保證文字無(wú)差錯(cuò)、表述無(wú)歧義，并做到采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)與要求明確、評(píng)標(biāo)規(guī)則合法合規(guī)、評(píng)標(biāo)辦法科學(xué)嚴(yán)密。
當(dāng)然，信息時(shí)代，線(xiàn)上管理也要跟得上。我司開(kāi)發(fā)了工作流程監(jiān)管軟件，對(duì)采購(gòu)公告、中標(biāo)公告、質(zhì)疑處理等環(huán)節(jié)進(jìn)行網(wǎng)上提醒。若項(xiàng)目負(fù)責(zé)人發(fā)現(xiàn)尚未按時(shí)發(fā)布公告，我司及時(shí)督促相關(guān)工作人員處理，并責(zé)成相關(guān)人員說(shuō)明原因。為保證財(cái)政部門(mén)工作安排必要的時(shí)間，我司通過(guò)軟件設(shè)置提醒，要求評(píng)審專(zhuān)家申請(qǐng)表在開(kāi)標(biāo)2天前提交財(cái)政部門(mén)。通過(guò)管理軟件，總經(jīng)理可在網(wǎng)上監(jiān)控，從而及時(shí)地了解掌握相關(guān)工作進(jìn)度，重點(diǎn)關(guān)注并督促落實(shí)相關(guān)工作，以及合理調(diào)配項(xiàng)目任務(wù)。
此外，我司還通過(guò)績(jī)效評(píng)價(jià)考核對(duì)相關(guān)因素進(jìn)行打分，并與員工獎(jiǎng)懲措施掛鉤。通過(guò)這些手段，我司努力做好內(nèi)控管理。政府采購(gòu)工作重在規(guī)范有序，成在細(xì)節(jié)管理，行在長(zhǎng)期堅(jiān)守。
★企業(yè)簡(jiǎn)介：浙江信鑭建設(shè)工程咨詢(xún)有限責(zé)任公司成立于2002年，是一家從事政府采購(gòu)代理服務(wù)的專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)。始終堅(jiān)持以信譽(yù)和專(zhuān)業(yè)為立業(yè)之本，以敬業(yè)的態(tài)度和專(zhuān)業(yè)的服務(wù)贏得信賴(lài)，與30多家省本級(jí)單位建立和保持了長(zhǎng)期、穩(wěn)定的合作關(guān)系。
（作者單位：浙江信鑭建設(shè)工程咨詢(xún)有限責(zé)任公司）
制度外化于形，文化內(nèi)化于心
■ 張紅
內(nèi)控，不僅要做好外在的制度管理，也要做好內(nèi)在的企業(yè)文化建設(shè)。
首先談?wù)勚贫裙芾恚宜居邪俗忠E：分段管理，分工制約。
我司技術(shù)服務(wù)部負(fù)責(zé)招標(biāo)文件等的合法性、合理性審查。業(yè)務(wù)開(kāi)發(fā)人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目前期的調(diào)研、明確采購(gòu)人需求、協(xié)助采購(gòu)人申請(qǐng)辦理批復(fù)、進(jìn)口論證、擬定招標(biāo)方案、簽訂委托協(xié)議及采購(gòu)文件編制等。技術(shù)質(zhì)量中心人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目立項(xiàng)審批、采購(gòu)文件初審及終審、公告發(fā)布、組織開(kāi)評(píng)標(biāo)活動(dòng)、協(xié)助合同簽訂保證金退還及質(zhì)疑投訴處理等項(xiàng)目中后期操作。質(zhì)疑處理小組從質(zhì)疑函的簽收、初審告知、不予受理或受理、復(fù)議、質(zhì)疑回復(fù)及公示、供應(yīng)商質(zhì)疑登記表送達(dá)都有時(shí)間節(jié)點(diǎn)要求和人員分工，最大限度地維護(hù)了當(dāng)事人的合法權(quán)益。財(cái)務(wù)部作為職能部門(mén)負(fù)責(zé)項(xiàng)目活動(dòng)中的經(jīng)費(fèi)管理，并關(guān)注經(jīng)費(fèi)中的異常情況。
隨著公司的擴(kuò)大，在省內(nèi)外設(shè)立了多個(gè)分公司。為了便于管理，設(shè)立了職能部門(mén)——市場(chǎng)部。該部門(mén)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)管理分支機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)。從立項(xiàng)到歸檔，項(xiàng)目過(guò)程方便可控。強(qiáng)化項(xiàng)目末端檔案流程，根據(jù)政府采購(gòu)法和檔案法相關(guān)規(guī)定，制訂公司內(nèi)部檔案管理制度，負(fù)責(zé)檔案的完整性審查和敦促及時(shí)歸檔，同時(shí)為公司沉淀業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，以便進(jìn)一步提升服務(wù)水平。
我司還實(shí)行內(nèi)部重要崗位輪換制度，可減少和制約違紀(jì)事件的發(fā)生。
其次，我司主張“克己修身”的企業(yè)文化，這是我司內(nèi)控建設(shè)的獨(dú)到之處。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，組織越來(lái)越復(fù)雜，對(duì)管理的復(fù)雜性要求越來(lái)越高，這時(shí)，需要一個(gè)可以平衡回轉(zhuǎn)的軟性因素，一種基于哲學(xué)心性的文化來(lái)支撐。在我司的企業(yè)文化建設(shè)過(guò)程中，逐步發(fā)展形成了以“以德為本，從我做起”為核心價(jià)值觀，以“誠(chéng)信為本、服務(wù)至上、追求卓越、樂(lè)觀豁達(dá)、團(tuán)隊(duì)精神”為根本治企理念，形成了完整的企業(yè)文化體系，從而將誠(chéng)信、服務(wù)的文化觀念滲透到日常管理中，變成員工自覺(jué)的意識(shí)和行為。
經(jīng)過(guò)十余年的發(fā)展，川招依據(jù)行業(yè)特征和企業(yè)實(shí)際情況，在完善過(guò)程管理體系的同時(shí)，緊抓人心、德行教育，外化于行，內(nèi)化于心。只有每個(gè)從業(yè)者發(fā)自?xún)?nèi)心地理解自律修身的重要性，才能讓招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)內(nèi)部監(jiān)督管理漸成規(guī)模，并迸發(fā)出更多活力和生命力。
★企業(yè)簡(jiǎn)介：四川國(guó)際招標(biāo)有限責(zé)任公司2002年成立。目前已發(fā)展為涵蓋招標(biāo)代理、進(jìn)出口貿(mào)易、商務(wù)咨詢(xún)、投融資咨詢(xún)等多元服務(wù)，并延伸到移動(dòng)互聯(lián)、培訓(xùn)、文化體系品牌打造等多元化服務(wù)平臺(tái)，為客戶(hù)提供個(gè)性化診斷及項(xiàng)目解決方案。
?。ㄗ髡邌挝唬核拇▏?guó)際招標(biāo)有限責(zé)任公司）
“專(zhuān)人負(fù)責(zé)制”也能緊鎖內(nèi)控
■ 彭時(shí)明
失敗企業(yè)的失敗都是相似的，成功企業(yè)的成功各有各的不同。優(yōu)秀代理機(jī)構(gòu)的制度建設(shè)，一定是根據(jù)自身?xiàng)l件和執(zhí)業(yè)環(huán)境量身定制，沒(méi)有通行天下的一統(tǒng)良方。
我司實(shí)行“專(zhuān)人負(fù)責(zé)+多部門(mén)協(xié)調(diào)”兩級(jí)構(gòu)架的內(nèi)控模式。在這種兩級(jí)構(gòu)架的模式里，每一個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目既是專(zhuān)人負(fù)責(zé)制，也是多人參與、共同完成的模式，制約與監(jiān)督在質(zhì)量保障舉措中自然實(shí)現(xiàn)。
采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)行專(zhuān)人負(fù)責(zé)制。即責(zé)任人從接受委托開(kāi)始，需求洽談、采購(gòu)文件編制、發(fā)布信息、解答詢(xún)問(wèn)、組織采購(gòu)評(píng)審、編寫(xiě)評(píng)審報(bào)告、整理采購(gòu)文件、處置回復(fù)質(zhì)疑等采購(gòu)全過(guò)程的事務(wù)由一人負(fù)責(zé)。其優(yōu)勢(shì)是責(zé)任清晰，全程全情，一以貫之，沒(méi)有斷口和接縫。
這種模式，業(yè)內(nèi)褒貶不一，一些同行擔(dān)心這種模式會(huì)帶來(lái)個(gè)人操控項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)此，我們采取評(píng)審辦法會(huì)商制、采購(gòu)文件審核制和合同條款專(zhuān)擬制加以規(guī)避。這些措施，分別由不同部門(mén)負(fù)責(zé)。
技術(shù)經(jīng)濟(jì)部負(fù)責(zé)研究、擬定或?qū)徍瞬少?gòu)文件的技術(shù)條款和合同條款，包括對(duì)預(yù)算合理性的判斷及價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)。該部門(mén)專(zhuān)門(mén)研究制定了《政府采購(gòu)招標(biāo)文件編制規(guī)范》作為工作依據(jù)。該部門(mén)還有市場(chǎng)詢(xún)價(jià)的職能，負(fù)責(zé)搜集、整理、查詢(xún)市場(chǎng)價(jià)格和技術(shù)狀態(tài)等信息，對(duì)技術(shù)要求的指向范圍與合理的成交價(jià)格浮動(dòng)幅度做到心中有數(shù)。
法務(wù)部負(fù)責(zé)采購(gòu)文件和采購(gòu)過(guò)程的合法性審查，主要職責(zé)是研究并諳熟政府采購(gòu)的所有法律法規(guī)、政策規(guī)定、部門(mén)規(guī)章和規(guī)范性文件，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的法規(guī)政策符合性予以把關(guān)。法務(wù)部的另一項(xiàng)職責(zé)是參與質(zhì)疑事項(xiàng)的處置和回復(fù)，對(duì)投訴事項(xiàng)和其他涉法涉訴事項(xiàng)的處置和應(yīng)對(duì)。采購(gòu)人不當(dāng)訴求的判別、解釋與說(shuō)服調(diào)整工作也多由法務(wù)部負(fù)責(zé)。我公司的法務(wù)工作量有限，目前只設(shè)了兩個(gè)法務(wù)主管的職位來(lái)承擔(dān)法務(wù)部的工作。
還有一個(gè)合同履約部，職責(zé)是組織或配合項(xiàng)目驗(yàn)收，對(duì)結(jié)束的采購(gòu)項(xiàng)目的采購(gòu)結(jié)果與履約質(zhì)量作出評(píng)估。
做內(nèi)控建設(shè)，企業(yè)主的心態(tài)很重要。崇尚高品質(zhì)的服務(wù)，淡化經(jīng)濟(jì)利益的追求，那種向上的升力會(huì)自然消解許多需要“內(nèi)控”的糾結(jié)和煩惱。當(dāng)服務(wù)的質(zhì)量和信譽(yù)為企業(yè)吸引大量的服務(wù)需求時(shí)，經(jīng)濟(jì)利益會(huì)被雙贏裹挾而來(lái)。
★企業(yè)簡(jiǎn)介：海南菲迪克招標(biāo)咨詢(xún)有限公司是一家追求專(zhuān)業(yè)與品質(zhì)的顧問(wèn)型公司，集咨詢(xún)、招標(biāo)代理等功能于一身。崇尚優(yōu)質(zhì)服務(wù)，善于用專(zhuān)業(yè)知識(shí)化解采購(gòu)人的疑惑，在業(yè)內(nèi)樹(shù)立了良好口碑。曾被《中國(guó)政府采購(gòu)報(bào)》授予政府采購(gòu)優(yōu)秀代理機(jī)構(gòu)獎(jiǎng)。
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專(zhuān)設(shè)部門(mén)強(qiáng)化質(zhì)量監(jiān)督
■ 林崧
隨著國(guó)家對(duì)招投標(biāo)領(lǐng)域關(guān)注度不斷提高、行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)專(zhuān)業(yè)化、精細(xì)化發(fā)展勢(shì)在必行，公司要保持在行業(yè)的領(lǐng)先地位，必須開(kāi)拓創(chuàng)新，思考新的管理方式。我司去年年末成立專(zhuān)門(mén)的質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)，對(duì)代理項(xiàng)目質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督，同時(shí)將監(jiān)督情況與員工培訓(xùn)相結(jié)合。
質(zhì)量監(jiān)督部有六大功能：質(zhì)量監(jiān)督、公司制度建設(shè)、檔案管理、人力資源管理（含績(jī)效管理、薪酬管理、培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)）、公司資質(zhì)與專(zhuān)業(yè)人員管理、廉潔從業(yè)管理。這樣，質(zhì)量監(jiān)督部從多個(gè)角度出發(fā)，為公司建立了層次豐富的內(nèi)控機(jī)制。
質(zhì)量監(jiān)督部的各項(xiàng)功能中，針對(duì)具體項(xiàng)目各個(gè)流程的質(zhì)量監(jiān)督實(shí)施是基礎(chǔ)。我司主要從三方面實(shí)施。
前期，做好招標(biāo)與采購(gòu)文件的審核。公司業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)外發(fā)出的招標(biāo)與采購(gòu)文件，業(yè)務(wù)部門(mén)內(nèi)部審核之后，須質(zhì)量監(jiān)督部審核方可對(duì)外發(fā)出。目前，對(duì)招標(biāo)與采購(gòu)文件的審核，實(shí)行抽查，抽查覆蓋率70%以上。
項(xiàng)目實(shí)施中，做好開(kāi)評(píng)標(biāo)環(huán)節(jié)的監(jiān)督。質(zhì)量監(jiān)督部作為內(nèi)部監(jiān)督人員參加項(xiàng)目開(kāi)標(biāo)，如發(fā)現(xiàn)偏差，及時(shí)進(jìn)行糾正；不適宜現(xiàn)場(chǎng)糾正的，做好記錄，在以后的項(xiàng)目中改進(jìn)。開(kāi)評(píng)標(biāo)環(huán)節(jié)的監(jiān)督實(shí)行抽查，抽查覆蓋率80%以上。
項(xiàng)目結(jié)束后，通過(guò)對(duì)檔案資料的檢查進(jìn)行過(guò)程監(jiān)督。檔案資料的檢查分為兩種方式：檔案資料形成過(guò)程中的檢查以及歸檔檔案資料的檢查。通過(guò)檔案資料形成過(guò)程中的檢查，達(dá)到了過(guò)程監(jiān)督的目的，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題，把事故扼殺在萌芽狀態(tài)。檔案資料過(guò)程檢查實(shí)行抽查，抽查覆蓋率50%以上。而項(xiàng)目檔案資料歸檔，是項(xiàng)目成果的真實(shí)記錄，應(yīng)保證其真實(shí)性、完整性、可追溯性。公司對(duì)項(xiàng)目歸檔檔案資料進(jìn)行三級(jí)審核，即項(xiàng)目經(jīng)理審核，業(yè)務(wù)部門(mén)主任審核，質(zhì)量監(jiān)督部質(zhì)量專(zhuān)責(zé)審核。對(duì)歸檔檔案資料的檢查，目前，實(shí)行100%全查。
此外，質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)發(fā)出《質(zhì)量監(jiān)督月報(bào)》，在公司層面對(duì)質(zhì)量監(jiān)督情況進(jìn)行通報(bào)。質(zhì)量監(jiān)督情況進(jìn)入員工的季度績(jī)效考核，與員工的薪酬掛鉤。根據(jù)公司《質(zhì)量獎(jiǎng)懲制度》，構(gòu)成質(zhì)量事故的，按質(zhì)量事故處理。
公司主要從以上方面加強(qiáng)內(nèi)部管理，實(shí)施以來(lái)，取得了良好成效。
★企業(yè)簡(jiǎn)介：湖南湘能創(chuàng)業(yè)招標(biāo)代理有限公司成立于2002年6月?，F(xiàn)為中國(guó)招標(biāo)投標(biāo)協(xié)會(huì)理事單位，中國(guó)土木工程學(xué)會(huì)建筑市場(chǎng)與招標(biāo)投標(biāo)研究分會(huì)會(huì)員單位，湖南省招投標(biāo)協(xié)會(huì)常務(wù)理事單位，湖南省政府采購(gòu)協(xié)會(huì)會(huì)員單位。
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來(lái)源：中國(guó)政府采購(gòu)報(bào)
