信息技術(shù)對代理機(jī)構(gòu)的價值何在
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發(fā)布日期：2015年08月24日
從某種意義上說，招標(biāo)采購代理活動的本質(zhì)是受采購人的委托獲取和處理信息，促進(jìn)降低交易成本，這和“互聯(lián)網(wǎng)+”的題中之義不謀而合。因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，政府采購代理機(jī)構(gòu)大有可為。
招標(biāo)采購中的信息包括采購人的需求、標(biāo)的物信息、潛在供應(yīng)商信息、合同文本、價格信息、中標(biāo)人后評估信息、法律和商務(wù)知識等。代理機(jī)構(gòu)可借助第三方電子平臺的力量，比同行更好、更快、更加高效處理信息。
信息技術(shù)對代理機(jī)構(gòu)的價值主要體現(xiàn)在以下幾個方面。
第一，提高工作效率，促進(jìn)服務(wù)層次提升。原來大量的基礎(chǔ)性、程序性工作由系統(tǒng)幫助完成，如開標(biāo)原來一般至少需要半小時，現(xiàn)在只要幾分鐘，招標(biāo)文件制作、評標(biāo)、歸檔、信息資料查詢等環(huán)節(jié)花費(fèi)時間也大大縮短。實(shí)踐證明，互聯(lián)網(wǎng)招投標(biāo)可讓每個項(xiàng)目平均節(jié)省近60個工時。代理機(jī)構(gòu)可將這些時間放到市場開發(fā)、對采購人需求的了解和把握、對供應(yīng)商市場的研究、招標(biāo)文件策劃等重要工作上去。
第二，信息技術(shù)給代理機(jī)構(gòu)的管理者增添了管理手段。例如，員工管理要求可通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，各類文件必須根據(jù)網(wǎng)絡(luò)設(shè)定的格式制作等等，這些手段可有效減少業(yè)務(wù)員操作的隨意性。實(shí)踐中常見的公告內(nèi)容不完整、招標(biāo)公告與招標(biāo)文件內(nèi)容不一致、招標(biāo)文件設(shè)置地域限制或者規(guī)模限制等條款、逾期退還投標(biāo)保證金等問題可以通過電子化手段有效避免。此外，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)招投標(biāo)之后，每個項(xiàng)目的數(shù)據(jù)都存儲在系統(tǒng)當(dāng)中，管理者可以實(shí)時掌握每個項(xiàng)目的進(jìn)展和動態(tài)，而且決策時不再依賴層層匯報，這樣就能大大提高決策的效率和效果。
第三，代理機(jī)構(gòu)可借力信息技術(shù)降低成本，增加利潤。一是電子化招投標(biāo)的項(xiàng)目采購周期縮短，開評標(biāo)場地租賃費(fèi)從而降低。二是印刷招標(biāo)文件的費(fèi)用也可大幅節(jié)約，而紙質(zhì)材料的減少同時還可節(jié)省相關(guān)人力成本、場地成本和維護(hù)費(fèi)用。三是信息技術(shù)大大提高了每個工作人員的效率。過去，一名業(yè)務(wù)員一般能夠代理3-4個項(xiàng)目，現(xiàn)在，借助電子化管理、采購平臺，一名業(yè)務(wù)員有可能同時代理5-6個項(xiàng)目。
第四，電子化平臺還可有效保留動作痕跡、大量存儲信息，從而實(shí)現(xiàn)經(jīng)驗(yàn)與知識的積累、流動、傳承和再利用。由此，代理機(jī)構(gòu)可減少對老員工的依賴及其離職帶來的沖擊，同時可以借力電子化平臺促進(jìn)新員工的成長。
這個時代是信息技術(shù)的洪流，代理機(jī)構(gòu)必須借力電子化手段揚(yáng)帆遠(yuǎn)航。代理機(jī)構(gòu)只有緊扣市場化改革的脈搏，才能謀求長遠(yuǎn)的生存與發(fā)展。（上海匯招信息技術(shù)有限公司 張利江 石新泓）
來源：中國政府采購報
