在政府采購招投標(biāo)活動中,招標(biāo)文件是重要的“信息源”,潛在供應(yīng)商就是依據(jù)招標(biāo)文件所傳遞的信息決定是否投標(biāo)。所謂招標(biāo)文件,是指招標(biāo)人向投標(biāo)人提供的與進(jìn)行投標(biāo)工作告知和要求的書面材料。
招標(biāo)是一種預(yù)約采購,因此招標(biāo)文件就是一種要約行為,把采購項目的各種要求、全部條件等,以約定的形式在標(biāo)書中明確。所以,招標(biāo)文件的作用在于:闡明采購標(biāo)的的性質(zhì),通報招標(biāo)活動將依據(jù)的規(guī)則和程序,告知訂立合同的條件,以及投標(biāo)供應(yīng)商必須響應(yīng)的要件。
招標(biāo)文件既是投標(biāo)人編制投標(biāo)文件的依據(jù),也是采購人與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂合同的基礎(chǔ)和依據(jù)。招標(biāo)文件在整個采購過程中起著至關(guān)重要的作用。如果說政府采購集中采購目錄和限額標(biāo)準(zhǔn)是政府采購工作的基礎(chǔ)性文體,那么招標(biāo)文件則是政府采購工作的關(guān)鍵性文體。政府采購招標(biāo)文件是整個招標(biāo)投標(biāo)活動中比較重要的信息源,招標(biāo)文件編制的好壞,直接影響到投標(biāo)人投標(biāo)文件的編制,決定著招投標(biāo)活動的成敗和招標(biāo)項目的實施。因此,招標(biāo)文件的制作和信息量必須要素齊全,應(yīng)符合“五性”原則,即合法性、規(guī)范性、嚴(yán)謹(jǐn)性、易解性和完整性。
合法性 必須以現(xiàn)行法律法規(guī)為依據(jù)
招標(biāo)文件首先必須合法合規(guī)。招標(biāo)文件在編制過程中,必須以法律為依據(jù),不得違反我國現(xiàn)行的法律法規(guī)。這里所說的“不得違反法律法規(guī)”,既包括要符合政府采購方面的相關(guān)法律法規(guī)要求,也包括要符合與政府采購政策功能相關(guān)的法律法規(guī)要求,還要符合政府采購的有關(guān)規(guī)定等。合法性是招標(biāo)文件的基本要求,它還包括對供應(yīng)商的資格要求必須合法合規(guī),也包括對采購標(biāo)的物的描述必須合法合規(guī)。
規(guī)范性 不能有地域性限制和要求
政府采購市場是一個全國性的大市場,對供應(yīng)商不能有地域方面的限制,更不能有歧視性條款。所以,招標(biāo)文件必須符合規(guī)范性要求,雖然采購對象分為貨物、工程和服務(wù),且標(biāo)的物眾多,但招標(biāo)文件必須統(tǒng)一規(guī)范。
在招標(biāo)文件編制的規(guī)范性方面,要重點(diǎn)做好五方面的工作。
一是招標(biāo)文件的文體格式要統(tǒng)一規(guī)范。招標(biāo)文件的格式不能各地“各吹各的調(diào)”,不能讓供應(yīng)商每參與一個地方的項目投標(biāo)就要適應(yīng)一個地方的要求,不能讓供應(yīng)商總在“學(xué)習(xí)和理解”中。二是招標(biāo)文件所用的字體和打印格式要統(tǒng)一規(guī)范。特別是在網(wǎng)上下載招標(biāo)文件時,更要使用統(tǒng)一的軟件。三是招標(biāo)文件使用的語言要統(tǒng)一規(guī)范。我國是一個多民族的國家,不僅國家規(guī)定可使用少數(shù)民族多種文字,而且還存在大量的地方方言,特別是當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)語言的流行,在招標(biāo)文件中可能出現(xiàn)大量不規(guī)范的“現(xiàn)代語言”,容易給后期項目的履約驗收埋下隱患,因此必須對文字性表述加以規(guī)范。四是招標(biāo)文件上的數(shù)字運(yùn)用要統(tǒng)一規(guī)范。五是招標(biāo)文件中的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)描述要統(tǒng)一規(guī)范。如用國家標(biāo)準(zhǔn)就全部用國家標(biāo)準(zhǔn),用國際標(biāo)準(zhǔn)就統(tǒng)一全部用國際標(biāo)準(zhǔn),不能一會兒是國家標(biāo)準(zhǔn),一會兒又是國際標(biāo)準(zhǔn)。
嚴(yán)謹(jǐn)性 不能使用模棱兩可或帶有歧義的詞句
招標(biāo)文件的嚴(yán)謹(jǐn)性,是指在招標(biāo)文件制作過程中必須符合邏輯性要求和用詞的嚴(yán)謹(jǐn)性要求。招標(biāo)文件不僅不能前后矛盾,還要與招標(biāo)公告相對應(yīng),不能超出招標(biāo)公告要約的范疇。招標(biāo)文件的嚴(yán)謹(jǐn)性,表現(xiàn)在表述標(biāo)的時,在用詞方面要準(zhǔn)確無誤,要表述清楚,一是一、二是二,不允許用“大概”“大約”等無法確定的詞語,以及表達(dá)上含糊不清或者模棱兩可的語句,盡量少用或不用形容詞,禁止使用有歧義的語言,防止投標(biāo)人出現(xiàn)理解上的誤差。
易懂性 語言要簡單明了易讀易懂
招標(biāo)文件的重要作用之一,就是幫助投標(biāo)人有針對性地編制投標(biāo)文件,并切實響應(yīng)招標(biāo)文件。
所以,招標(biāo)文件應(yīng)盡量讓供應(yīng)商讀懂,并準(zhǔn)確理解采購人的購買意圖,以便于實質(zhì)性響應(yīng)和編制投標(biāo)文件。
為了使招標(biāo)文件達(dá)到易解性的目的,招標(biāo)人在編制招標(biāo)文件前應(yīng)周密考慮,將方方面面可能的因素都考慮進(jìn)去,把采購人的想法、思想、設(shè)計都提出來,做到百密不漏。不怕做不到,就怕想不到,特別是在采用二階段招標(biāo)時,投標(biāo)人更要盡早參與設(shè)計,更應(yīng)做到詳細(xì)、詳實。同時,招標(biāo)文件要以最簡單明了的語言,把采購的目的、采購的要求、采購的進(jìn)度、采購的售后服務(wù)說清楚。
完整性 四部分要素須完備無缺
規(guī)范的招標(biāo)文件必須內(nèi)容完整。我國《政府采購貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》第十八條規(guī)定,“招標(biāo)采購單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)招標(biāo)項目的特點(diǎn)和需求編制招標(biāo)文件。”招標(biāo)文件包括以下內(nèi)容:一是投標(biāo)邀請;二是投標(biāo)人須知(包括密封、簽署、蓋章要求等);三是投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)提交的資格、資信證明文件;四是投標(biāo)報價要求、投標(biāo)文件編制要求和投標(biāo)保證金交納方式;五是招標(biāo)項目的技術(shù)規(guī)格、要求和數(shù)量,包括附件、圖紙等;六是合同主要條款及合同簽訂方式;七是交貨和提供服務(wù)的時間;八是評標(biāo)方法、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和廢標(biāo)條款;九是投標(biāo)截止時間、開標(biāo)時間及地點(diǎn);十是省級以上財政部門規(guī)定的其他事項。
《政府采購法實施條例》第十七條規(guī)定,“參加政府采購活動的供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)具備政府采購法第二十二條第一款規(guī)定的條件,提供下列材料:一是法人或者其他組織的營業(yè)執(zhí)照等證明文件,自然人的身份證明;二是財務(wù)狀況報告,依法繳納稅收和社會保障資金的相關(guān)材料;三是具備履行合同所必需的設(shè)備和專業(yè)技術(shù)能力的證明材料;四是參加政府采購活動前3年內(nèi),在經(jīng)營活動中沒有重大違法記錄的書面聲明;五是具備法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他條件的證明材料?!?/p>
《政府采購貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》第三十條規(guī)定,投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)按照招標(biāo)文件的要求編制投標(biāo)文件。投標(biāo)文件應(yīng)對招標(biāo)文件提出的要求和條件做出實質(zhì)性響應(yīng)。投標(biāo)文件由商務(wù)部分、技術(shù)部分、價格部分和其他部分組成。
既然投標(biāo)文件由四個部分組成,而且還要求投標(biāo)文件要按照招標(biāo)文件的要求逐一作出實質(zhì)性響應(yīng),那么,招標(biāo)文件也應(yīng)當(dāng)具備四個要素,即分別也應(yīng)是商務(wù)部分、技術(shù)部分、價格部分和其他部分。
商務(wù)部分:招標(biāo)人及招標(biāo)項目的基本情況;投標(biāo)邀請;投標(biāo)人須知(包括密封、簽署、蓋章要求等);投標(biāo)截止時間、開標(biāo)時間及地點(diǎn);投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)提交的資格、資信證明文件;評標(biāo)方法、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、無效投標(biāo)(投標(biāo)無效)條款、廢標(biāo)條款;合同主要條款及合同簽訂方式;投標(biāo)文件編制要求及采用的格式等。
技術(shù)部分:項目的情況簡介;項目的技術(shù)規(guī)格、要求和采購數(shù)量,包括附件、圖紙等。
價格部分:各項目的投標(biāo)報價及總價;投標(biāo)保證金交納方式;付款方式的響應(yīng)。
其他部分:采購人提出的相關(guān)要求;特殊服務(wù)條件;供應(yīng)商采用聯(lián)合體或分包方式的說明及相關(guān)資料。(作者:宋軍)
來源:政府采購信息網(wǎng)