招標(biāo)文件是招標(biāo)人向潛在投標(biāo)人發(fā)出并告知項目需求、招投標(biāo)活動規(guī)則和合同條件等信息的要約邀請文件，是招標(biāo)、投標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)的唯一直接依據(jù)，就像整個招標(biāo)采購項目的指揮棒一樣，如果指揮棒本身所指的方向有誤，那各方后期免不了兜圈子、走彎路，甚至采購結(jié)果和最初的采購需求也會南轅北轍。所以，在招標(biāo)采購中，一定要高效、規(guī)范、準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)鼐幹普袠?biāo)文件。
從實踐來看，編制出高質(zhì)量的招標(biāo)文件，要求招標(biāo)采購人員把好四個維度上的舵，這四個維度分別是：遵循公開公平公正的原則，遵守政府采購相關(guān)法律法規(guī)要求，體現(xiàn)政府采購的政策功能要求，要恰到好處地貼合采購人的需求。
如何把舵呢？就是要招標(biāo)采購人員具備一種綜合把控能力，把這四個維度上的舵盤分別超一個點駛進，這個點就是編制出“高效、規(guī)范、準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼袠?biāo)文件”。
那如何才能實現(xiàn)四路合一匯聚一點呢？這需要招標(biāo)文件編制人員闖過八道關(guān)。
前期準(zhǔn)備關(guān)
接到項目委托后，招標(biāo)采購機構(gòu)應(yīng)根據(jù)采購人提交的項目資料，從政策、資金、市場、技術(shù)、生產(chǎn)、銷售、服務(wù)等諸方面，對項目進行全方位、多角度地市場調(diào)研，為編制招標(biāo)文件做好前期準(zhǔn)備。在調(diào)研過程中，對一些專業(yè)性強、技術(shù)復(fù)雜的項目，還應(yīng)聘請有關(guān)方面的專家和技術(shù)人員進行論證，進一步掌握采購人的采購需求，為編制高質(zhì)量的招標(biāo)文件做好充分準(zhǔn)備。
而實踐中，一些招標(biāo)采購機構(gòu)在編制招標(biāo)文件時，往往套用現(xiàn)成的招標(biāo)文件范本，商務(wù)部分和程序部分基本是一成不變，只是把采購人提交的項目內(nèi)容和要求及項目的技術(shù)資料進行簡單替換，至于采購人提供的參數(shù)是否存在錯漏，是否符合國家有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，是否存在歧視性、傾向性或其他有悖政府采購原則的內(nèi)容，則并不注意著重審查，導(dǎo)致招標(biāo)采購活動一開始就向不規(guī)范的方向傾斜，這是非常不負責(zé)任的行為。
明確需求關(guān)
在實踐中，有些招標(biāo)采購機構(gòu)在招標(biāo)文件編制前或者編制過程中，沒有對采購人的需求進行分析，設(shè)備及服務(wù)的技術(shù)指標(biāo)參數(shù)、工藝方法、質(zhì)量要求、驗收標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)項目不明確，招標(biāo)文件沒有也不可能全面準(zhǔn)確反映采購人的需求，同時也造成投標(biāo)人對招標(biāo)文件理解偏差或定位不準(zhǔn)。
另外，在一些招標(biāo)文件中，商務(wù)條款、使用環(huán)境、現(xiàn)場條件，甚至具體到交貨期、保修期等條件都不明確，直接影響到了產(chǎn)品的配置和質(zhì)量，影響到投標(biāo)人的投標(biāo)方案和正常報價。
如果在招標(biāo)文件中不對這些問題進行明確，一來會給投標(biāo)人編制投標(biāo)文件帶來困惑，二來也會使最終的采購結(jié)果偏離采購人的真實需求。所以，采購需求一定要明確，這是在招標(biāo)文件中和評審要素相并列的兩大要點。
公平對待關(guān)
公平對待每一個潛在投標(biāo)人，在招標(biāo)文件中無傾向性和歧視性條款，這是對招標(biāo)文件的基本要求。但在招標(biāo)采購中，采購人往往會提出一些限制性條件，影響到招標(biāo)文件的公平公正性。比較明顯的，如標(biāo)注產(chǎn)品品牌、規(guī)格、型號等；比較隱蔽的，如在產(chǎn)品的功能、技術(shù)參數(shù)、性能指標(biāo)等方面的描述在形式上模糊不清，讓人抓不住實質(zhì)。
要解決這個問題，可以建立咨詢論證制度，邀請有關(guān)專家進行集體分析、論證。如有必要，還可以采用預(yù)詢價、市場調(diào)查等其他方式，征求有關(guān)供應(yīng)商的意見，確保招標(biāo)文件合法合理、公平無傾向性。
權(quán)益保護關(guān)
招標(biāo)采購與采購人和供應(yīng)商的利益攸關(guān)，如何在招標(biāo)過程中既保護采購人的利益，又保護供應(yīng)商的利益，這是招標(biāo)文件編制過程中應(yīng)格外注意的問題。
但在這一環(huán)節(jié)，供應(yīng)商的權(quán)益被侵害的可能性要更大一些。如把特定技術(shù)條款寫入招標(biāo)文件的必備條款，使大多數(shù)供應(yīng)商失去投標(biāo)資格；在編制招標(biāo)文件時，對投標(biāo)供應(yīng)商的資格條件作一些限制性規(guī)定等。這兩種做法的目的都是排除有競爭力或外地供應(yīng)商。
實踐中還有一種情況，即供應(yīng)商按正常的資格審查規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)是符合要求的，但招標(biāo)方故意抬高資格條件門檻，或增加不合理的內(nèi)容或條款，使之不符合要求。這種情況下，不僅損害了供應(yīng)商的權(quán)益，也損害了采購人的利益，因為可能會使各方面都滿足條件的供應(yīng)商錯失中標(biāo)機會。
所以，編制招標(biāo)文件時必須注意內(nèi)容的合法性、合理性，保護采購各方當(dāng)事人的利益不受損害。
信息公開關(guān)
政府采購的公開原則，主要指信息要公開，因此招標(biāo)采購中最關(guān)鍵的就是要把招標(biāo)采購信息公開化，讓所有的潛在供應(yīng)商及有關(guān)方都能充分了解采購信息。
在招標(biāo)采購實踐中，信息風(fēng)險主要體現(xiàn)在三方面：不完全信息風(fēng)險、信息不對稱風(fēng)險和信息遺漏風(fēng)險。其中不完全信息風(fēng)險主要表現(xiàn)為招標(biāo)采購機構(gòu)搜尋的市場信息不完全，影響正確的采購決策，從而形成一定風(fēng)險。信息不對稱風(fēng)險主要表現(xiàn)為采購人與招標(biāo)采購機構(gòu)的信息不對稱、供應(yīng)商與采購人的信息不對稱、招標(biāo)采購機構(gòu)與供應(yīng)商的信息不對稱，應(yīng)特別注意由于人為因素造成供應(yīng)商獲得信息不均等的情況。信息遺漏風(fēng)險主要是因為信息傳遞環(huán)節(jié)越多，信息遺漏的可能性增加，進而產(chǎn)生采購信息風(fēng)險。
所有這些信息風(fēng)險，在招標(biāo)文件中都應(yīng)最大程度地予以排除。
項目分包關(guān)
在招標(biāo)采購中，常遇到一些內(nèi)容繁多、技術(shù)復(fù)雜、涉及多個行業(yè)的采購項目。對于這類項目，單個供應(yīng)商很難獨立完成，需要招標(biāo)方按工藝或類別分成幾個相對獨立的標(biāo)段，也就是常說的分包，由不同供應(yīng)商來分別完成。
比如一個系統(tǒng)集成工程，需要有設(shè)備供應(yīng)、網(wǎng)絡(luò)綜合布線施工、系統(tǒng)集成等；一個裝飾改造工程，需要有建筑工程、裝飾工程、安裝工程、建材供應(yīng)、裝飾材料、水電器材供應(yīng)等，還包含網(wǎng)絡(luò)部分等。
對于需要分包的項目，必須在招標(biāo)文件中明確和詳細說明情況，將不同分包的項目內(nèi)容（包括設(shè)備、材料供應(yīng)和施工）和技術(shù)要求載明。
在確定分包時，除考慮項目因內(nèi)容、技術(shù)原因需要分包外，還必須考慮投標(biāo)人在一定時間內(nèi)的有限履約能力。有的項目在招標(biāo)時，由于招標(biāo)文件沒能明確指出分包界線，或者分包不準(zhǔn)確，使得投標(biāo)人對招標(biāo)項目理解不透徹，造成投標(biāo)內(nèi)容不完整，報價不準(zhǔn)確，致使投標(biāo)無效。即使不作為無效投標(biāo)，也會給后期的評標(biāo)工作帶來難度，不僅造成不必要的損失，也影響到招標(biāo)質(zhì)量。
因此編制招標(biāo)文件時，必需考慮項目是否需要分包；對需要分包的項目，必須明晰各分包的界線，有利于供應(yīng)商投標(biāo)，有利于評委會評標(biāo)。
標(biāo)準(zhǔn)制定關(guān)
在評標(biāo)時，評委會主要依據(jù)的是招標(biāo)采購機構(gòu)制定的評標(biāo)辦法和評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，在此，招標(biāo)文件的重要意義得到充分體現(xiàn)。
但在一些項目的評標(biāo)中，往往遇到評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)表述不清，或者對某一項設(shè)備的配置、性能及技術(shù)指標(biāo)敘述不明確，各投標(biāo)人在各自的投標(biāo)方案中選用配置不同，造成投標(biāo)報價差別過大而失去可比性，給評標(biāo)造成困難。
有些招標(biāo)采購機構(gòu)編制的招標(biāo)文件，只很簡單地規(guī)定了一些評標(biāo)原則，有的是在開標(biāo)后才公布，甚至是在評標(biāo)過程中經(jīng)評標(biāo)委員會研究后才確定評標(biāo)方法和標(biāo)準(zhǔn)。這些做法，必然會摻雜進人為因素，影響評標(biāo)的公平公正性。
因此編制招標(biāo)文件時，必須按國家有關(guān)招標(biāo)法律法規(guī)規(guī)定，把評標(biāo)原則、辦法、標(biāo)準(zhǔn)在招標(biāo)文件中載明，詳細規(guī)定評標(biāo)程序、方法和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。如果是開標(biāo)以后由評委會進行供應(yīng)商資格審查和投標(biāo)文件有效性、符合性審查，則需在招標(biāo)文件中詳細規(guī)定資格及投標(biāo)文件的審查辦法。
審查論證關(guān)
招標(biāo)文件編制完畢后，要正式對外發(fā)售，還需經(jīng)過內(nèi)部審查和外部審查兩個程序。
內(nèi)部審查：分三步
首先，必須在招標(biāo)采購機構(gòu)內(nèi)部進行嚴(yán)格審查。制作招標(biāo)文件的人員必須對招標(biāo)文件進行細致修改、校對、審查，確認(rèn)無誤后，按程序逐級上報上一級主管人員審定。
其次，上一級主管人員應(yīng)按招標(biāo)文件結(jié)構(gòu)和要素及相關(guān)組成部分對招標(biāo)文件進行修改完善，確認(rèn)無誤后，報機構(gòu)主管領(lǐng)導(dǎo)審定簽發(fā)。
最后，招標(biāo)采購機構(gòu)主管部門對下級上報的招標(biāo)文件進行認(rèn)真審閱，必要時召開有關(guān)人員參加的會議討論，經(jīng)審閱或討論修改完善后，正式確定招標(biāo)文件編制工作完成。
外部審查：
在內(nèi)部審查過程中還有一個重要程序，即采購人審核確認(rèn)的步驟，就是招標(biāo)文件應(yīng)送采購人審核確認(rèn)。因為在編制招標(biāo)文件的過程中，招標(biāo)采購機構(gòu)可能對項目內(nèi)容和技術(shù)要求作修改，與采購人當(dāng)初提交的內(nèi)容和要求出現(xiàn)不一致，采購人對此應(yīng)當(dāng)有知情權(quán)。
經(jīng)過招標(biāo)采購機構(gòu)內(nèi)部審查及采購人審核確認(rèn)后，招標(biāo)文件編制工作才算是畫上了一個句號，這時候的招標(biāo)文件才能成為正式對外發(fā)售。（作者：李平 單位：陜西省商洛市政府采購中心）
來源：政府采購信息報/網(wǎng)
