編者按 招標(biāo)文件是招標(biāo)人向潛在投標(biāo)人發(fā)出并告知項(xiàng)目需求、招投標(biāo)活動(dòng)規(guī)則和合同條件等信息的要約邀請(qǐng)文件，是招標(biāo)、投標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)的唯一直接依據(jù)，就像整個(gè)招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目的指揮棒一樣，如果指揮棒本身所指的方向有誤，那各方后期免不了兜圈子、走彎路，甚至采購(gòu)結(jié)果和最初的采購(gòu)需求也會(huì)南轅北轍。所以，在招標(biāo)采購(gòu)中，一定要高效、規(guī)范、準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)鼐幹普袠?biāo)文件。
從實(shí)踐來(lái)看，編制出高質(zhì)量的招標(biāo)文件，要求招標(biāo)采購(gòu)人員把好四個(gè)維度上的舵，即：遵循公開(kāi)、公平、公正的原則，遵守政府采購(gòu)相關(guān)法律法規(guī)要求，體現(xiàn)政府采購(gòu)的政策功能要求，以及恰到好處地貼合采購(gòu)人的需求。
如何把舵呢？就是要招標(biāo)采購(gòu)人員具備綜合把控能力，把這四個(gè)維度上的舵盤(pán)分別駛向一個(gè)方向，這個(gè)方向就是編制出“高效、規(guī)范、準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼袠?biāo)文件”。那如何才能實(shí)現(xiàn)四路合一呢？首先需要招標(biāo)文件編制人員闖過(guò)八道關(guān)。
1.前期準(zhǔn)備關(guān)
接到項(xiàng)目委托后，招標(biāo)采購(gòu)機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)人提交的項(xiàng)目資料，從政策、資金、市場(chǎng)、技術(shù)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售、服務(wù)等諸多方面，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全方位、多角度地市場(chǎng)調(diào)研，為編制招標(biāo)文件做好前期準(zhǔn)備。在調(diào)研過(guò)程中，對(duì)一些專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、技術(shù)復(fù)雜的項(xiàng)目，還應(yīng)聘請(qǐng)有關(guān)方面的專(zhuān)家和技術(shù)人員進(jìn)行論證，進(jìn)一步掌握采購(gòu)人的采購(gòu)需求，為編制高質(zhì)量的招標(biāo)文件做好充分準(zhǔn)備。
而實(shí)踐中，一些招標(biāo)采購(gòu)機(jī)構(gòu)在編制招標(biāo)文件時(shí)，往往套用現(xiàn)成的招標(biāo)文件范本，商務(wù)部分和程序部分基本是一成不變，只是把采購(gòu)人提交的項(xiàng)目?jī)?nèi)容和要求及項(xiàng)目的技術(shù)資料進(jìn)行簡(jiǎn)單替換，至于采購(gòu)人提供的參數(shù)是否存在錯(cuò)漏，是否符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，是否存在歧視性、傾向性或其他有悖于政府采購(gòu)原則的內(nèi)容，而并不注意著重審查，導(dǎo)致招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)一開(kāi)始就向不規(guī)范的方向傾斜，這是非常不負(fù)責(zé)任的行為。
2.明確需求關(guān)
在采購(gòu)實(shí)踐中，有些招標(biāo)采購(gòu)機(jī)構(gòu)在招標(biāo)文件編制前或者編制過(guò)程中，沒(méi)有對(duì)采購(gòu)人的需求進(jìn)行分析，設(shè)備及服務(wù)的技術(shù)指標(biāo)參數(shù)、工藝方法、質(zhì)量要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)項(xiàng)目不明確，招標(biāo)文件沒(méi)有也不可能全面準(zhǔn)確反映采購(gòu)人的需求，同時(shí)也造成投標(biāo)人對(duì)招標(biāo)文件理解偏差或者定位不準(zhǔn)。
另外，在一些招標(biāo)文件中，商務(wù)條款、使用環(huán)境、現(xiàn)場(chǎng)條件，甚至具體到交貨期、保修期等條件都不明確，直接影響到了產(chǎn)品的配置和質(zhì)量，影響到投標(biāo)人的投標(biāo)方案和正常報(bào)價(jià)。
如果在招標(biāo)文件中不對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行明確，一來(lái)會(huì)給投標(biāo)人編制投標(biāo)文件造成困惑，二來(lái)也會(huì)使最終的采購(gòu)結(jié)果偏離采購(gòu)人的真實(shí)需求。所以，采購(gòu)需求一定要清晰明確，這是在招標(biāo)文件中和評(píng)審要素相并列的兩大要點(diǎn)。
3.公平對(duì)待關(guān)
公平對(duì)待每一個(gè)潛在投標(biāo)人，在招標(biāo)文件中無(wú)傾向性和歧視性條款，這是對(duì)招標(biāo)文件的基本要求。但在招標(biāo)采購(gòu)中，采購(gòu)人往往會(huì)提出一些限制性條件，影響到招標(biāo)文件的公平公正性。比較明顯的，如標(biāo)注產(chǎn)品品牌、規(guī)格、型號(hào)等；比較隱蔽的，如在產(chǎn)品的功能、技術(shù)參數(shù)、性能指標(biāo)等方面的描述在形式上模糊不清，讓人抓不住實(shí)質(zhì)。
要解決這個(gè)問(wèn)題，可以建立咨詢論證制度，邀請(qǐng)有關(guān)專(zhuān)家進(jìn)行集體分析、論證。如有必要，還可以采用預(yù)詢價(jià)、市場(chǎng)調(diào)查等其他方式，征求有關(guān)供應(yīng)商的意見(jiàn)，確保招標(biāo)文件合法合理、公平無(wú)傾向性。
4.權(quán)益保護(hù)關(guān)
招標(biāo)采購(gòu)與采購(gòu)人和供應(yīng)商之間的利益攸關(guān)，如何在招標(biāo)過(guò)程中既保護(hù)采購(gòu)人的利益，又保護(hù)供應(yīng)商的利益？這是招標(biāo)文件編制過(guò)程中應(yīng)當(dāng)格外注意和權(quán)衡的問(wèn)題。
但在這一環(huán)節(jié)，供應(yīng)商的權(quán)益被侵害的可能性要更大一些。如把特定技術(shù)條款寫(xiě)入招標(biāo)文件的必備條款，使大多數(shù)供應(yīng)商失去投標(biāo)資格；在編制招標(biāo)文件時(shí)，對(duì)投標(biāo)供應(yīng)商的資格條件作一些限制性規(guī)定等。這兩種做法的目的，都是排除有競(jìng)爭(zhēng)力或是外地的供應(yīng)商。
實(shí)踐中還有一種情況，即供應(yīng)商按正常的資格審查規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)是符合要求的，但招標(biāo)方故意抬高資格條件門(mén)檻，或增加不合理的內(nèi)容或條款，使之不符合要求。這種情況下，不僅損害了供應(yīng)商的權(quán)益，也損害了采購(gòu)人的利益，因?yàn)榭赡軙?huì)使各方面都滿足條件的供應(yīng)商錯(cuò)失中標(biāo)機(jī)會(huì)。
所以，編制招標(biāo)文件時(shí)必須注意內(nèi)容的合法性、合理性，以保護(hù)采購(gòu)各方當(dāng)事人的利益不受損害。
5.信息公開(kāi)關(guān)
政府采購(gòu)的公開(kāi)原則，主要是指信息要公開(kāi)，因此招標(biāo)采購(gòu)中最關(guān)鍵的，就是要把招標(biāo)采購(gòu)信息公開(kāi)化，讓所有的潛在供應(yīng)商及有關(guān)方都能充分了解采購(gòu)信息。
在招標(biāo)采購(gòu)實(shí)踐中，信息風(fēng)險(xiǎn)主要體現(xiàn)在三方面，分別是不完全信息風(fēng)險(xiǎn)、信息不對(duì)稱(chēng)風(fēng)險(xiǎn)和信息遺漏風(fēng)險(xiǎn)。
不完全信息風(fēng)險(xiǎn)：主要表現(xiàn)為招標(biāo)采購(gòu)機(jī)構(gòu)搜尋的市場(chǎng)信息不完全，影響正確的采購(gòu)決策，從而形成一定風(fēng)險(xiǎn)。
信息不對(duì)稱(chēng)風(fēng)險(xiǎn)：主要表現(xiàn)為采購(gòu)人與招標(biāo)采購(gòu)機(jī)構(gòu)的信息不對(duì)稱(chēng)、供應(yīng)商與采購(gòu)人的信息不對(duì)稱(chēng)、招標(biāo)采購(gòu)機(jī)構(gòu)與供應(yīng)商的信息不對(duì)稱(chēng)，應(yīng)特別注意避免由于人為因素造成供應(yīng)商獲得信息不均等的情況發(fā)生。
信息遺漏風(fēng)險(xiǎn)：主要是因?yàn)樾畔鬟f環(huán)節(jié)過(guò)多，信息遺漏的可能性增加，進(jìn)而產(chǎn)生采購(gòu)信息風(fēng)險(xiǎn)。
所有這些信息風(fēng)險(xiǎn)，在招標(biāo)文件中都應(yīng)當(dāng)最大程度地予以排除。
6.項(xiàng)目分包關(guān)
在招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中，常遇到一些內(nèi)容繁多、技術(shù)復(fù)雜、涉及多個(gè)行業(yè)的采購(gòu)項(xiàng)目。對(duì)于這類(lèi)采購(gòu)項(xiàng)目，單個(gè)供應(yīng)商很難獨(dú)立完成，需要招標(biāo)方按工藝或類(lèi)別分成幾個(gè)相對(duì)獨(dú)立的標(biāo)段，也就是常說(shuō)的分包，由不同供應(yīng)商來(lái)分別完成。
比如一個(gè)系統(tǒng)集成工程，需要有設(shè)備供應(yīng)、網(wǎng)絡(luò)綜合布線施工、系統(tǒng)集成等；一個(gè)裝飾改造工程，需要有建筑工程、裝飾工程、安裝工程、建材供應(yīng)、裝飾材料、水電器材供應(yīng)等，還包含網(wǎng)絡(luò)部分等。
對(duì)于需要分包的項(xiàng)目，必須在招標(biāo)文件中明確和詳細(xì)說(shuō)明情況，將不同分包的項(xiàng)目?jī)?nèi)容（包括設(shè)備、材料供應(yīng)和施工）和技術(shù)要求載明。
在確定分包時(shí)，除應(yīng)考慮項(xiàng)目因內(nèi)容、技術(shù)原因需要分包外，還必須考慮投標(biāo)人在一定時(shí)間內(nèi)的有限履約能力。有的采購(gòu)項(xiàng)目在招標(biāo)時(shí)，由于招標(biāo)文件沒(méi)能明確指出分包界線，或者分包不準(zhǔn)確，使得投標(biāo)人對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目理解不透徹，造成投標(biāo)內(nèi)容不完整，報(bào)價(jià)不準(zhǔn)確，致使投標(biāo)無(wú)效。即使不作為無(wú)效投標(biāo)，也會(huì)給后期的評(píng)標(biāo)工作帶來(lái)難度，不僅造成不必要的損失，也影響到招標(biāo)質(zhì)量。
因此編制招標(biāo)文件時(shí)，必需考慮項(xiàng)目是否需要分包；對(duì)需要分包的項(xiàng)目，必須明晰各分包的界限，有利于供應(yīng)商投標(biāo)，有利于評(píng)委會(huì)評(píng)標(biāo)。
7.標(biāo)準(zhǔn)制定關(guān)
在項(xiàng)目評(píng)標(biāo)時(shí)，評(píng)標(biāo)委員會(huì)主要依據(jù)的是招標(biāo)采購(gòu)機(jī)構(gòu)制定的評(píng)標(biāo)辦法和評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，在此，招標(biāo)文件的重要意義得到充分體現(xiàn)。
但在一些采購(gòu)項(xiàng)目的評(píng)標(biāo)中，往往遇到評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)表述不清，或者對(duì)某一項(xiàng)設(shè)備的配置、性能以及技術(shù)指標(biāo)敘述不明確，各投標(biāo)人在各自的投標(biāo)方案中也選用了不同的配置，造成投標(biāo)報(bào)價(jià)差別過(guò)大而失去可比性，給評(píng)標(biāo)造成困難。
有些招標(biāo)采購(gòu)機(jī)構(gòu)編制的招標(biāo)文件，只很簡(jiǎn)單地規(guī)定了一些評(píng)標(biāo)原則，有的是在開(kāi)標(biāo)后才公布，甚至是在評(píng)標(biāo)過(guò)程中經(jīng)評(píng)標(biāo)委員會(huì)研究后才確定評(píng)標(biāo)方法和標(biāo)準(zhǔn)。這些做法，必然會(huì)摻雜進(jìn)人為因素，影響評(píng)標(biāo)的公平公正性。
因此編制招標(biāo)文件時(shí)，必須按照國(guó)家有關(guān)招標(biāo)法律法規(guī)規(guī)定，把評(píng)標(biāo)原則、辦法、標(biāo)準(zhǔn)在招標(biāo)文件中載明，詳細(xì)規(guī)定評(píng)標(biāo)程序、方法和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。如果是開(kāi)標(biāo)以后由評(píng)委會(huì)進(jìn)行供應(yīng)商資格審查和投標(biāo)文件有效性、符合性審查的，則需要在招標(biāo)文件中詳細(xì)規(guī)定資格及投標(biāo)文件的審查辦法。
8.審查論證關(guān)
招標(biāo)文件編制完畢后，要正式對(duì)外發(fā)售，還需經(jīng)過(guò)內(nèi)部審查和外部審查兩個(gè)程序。
內(nèi)部審查
第一步：必須在招標(biāo)采購(gòu)機(jī)構(gòu)內(nèi)部進(jìn)行嚴(yán)格審查。制作招標(biāo)文件的人員必須對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行細(xì)致修改、校對(duì)、審查，確認(rèn)無(wú)誤后，按程序逐級(jí)上報(bào)上一級(jí)主管人員審定。
第二步：上一級(jí)主管人員應(yīng)按招標(biāo)文件結(jié)構(gòu)和要素及相關(guān)組成部分對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行修改和完善，確認(rèn)無(wú)誤后，報(bào)機(jī)構(gòu)主管領(lǐng)導(dǎo)審定簽發(fā)。
第三步：招標(biāo)采購(gòu)機(jī)構(gòu)主管部門(mén)對(duì)下級(jí)上報(bào)的招標(biāo)文件進(jìn)行認(rèn)真審閱，必要時(shí)召開(kāi)有關(guān)人員參加的會(huì)議討論，經(jīng)審閱或討論修改完善后，正式確定招標(biāo)文件編制工作完成。
外部審查
在內(nèi)部審查過(guò)程中還有一個(gè)重要程序，即采購(gòu)人審核確認(rèn)的步驟，就是招標(biāo)文件應(yīng)送采購(gòu)人審核確認(rèn)。因?yàn)樵诰幹普袠?biāo)文件的過(guò)程中，招標(biāo)采購(gòu)機(jī)構(gòu)可能對(duì)項(xiàng)目?jī)?nèi)容和技術(shù)要求作修改，與采購(gòu)人當(dāng)初提交的內(nèi)容和要求出現(xiàn)不一致，采購(gòu)人對(duì)此應(yīng)當(dāng)有知情權(quán)。
經(jīng)過(guò)招標(biāo)采購(gòu)機(jī)構(gòu)內(nèi)部審查及采購(gòu)人審核確認(rèn)后，招標(biāo)文件編制工作才算是畫(huà)上了一個(gè)句號(hào)，這時(shí)候的招標(biāo)文件才能正式對(duì)外發(fā)售。（作者：李平）
來(lái)源：政府采購(gòu)信息網(wǎng)
