在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)日益發(fā)達(dá)的背景下，各種竊密技術(shù)也“道高一尺，魔高一丈”，使得檔案信息的保密工作面臨空前的挑戰(zhàn)。如何做好涉密項(xiàng)目的檔案管理、防止涉密信息泄露，這是我們工作的重中之重。在此，筆者就涉密項(xiàng)目招標(biāo)采購(gòu)結(jié)束后的檔案管理工作應(yīng)著重做好的四個(gè)方面進(jìn)行明確，以對(duì)實(shí)踐中涉密采購(gòu)檔案的管理有所借鑒和幫助。
一、存放地點(diǎn)確保安全牢固
隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展和社會(huì)不斷進(jìn)步，檔案逐步從紙質(zhì)形式向電子化形式發(fā)展，目前兩種形式并存。出于保密要求，要采取不同方式對(duì)涉密項(xiàng)目檔案進(jìn)行保存。存放紙質(zhì)類檔案的庫(kù)房應(yīng)該單獨(dú)設(shè)立，并盡量遠(yuǎn)離閑雜人員經(jīng)常出入的地方，同時(shí)要對(duì)庫(kù)房的墻體加厚，門窗加固。結(jié)合檔案的種類、保密級(jí)別、保密年限等要求，將檔案分門別類予以存放，配備必要的滅火、控溫、通風(fēng)、監(jiān)控等設(shè)施。但在通風(fēng)口必須安裝防盜設(shè)備，有條件的機(jī)構(gòu)要單獨(dú)設(shè)置檔案存放地。對(duì)于電子檔案采用單獨(dú)的存儲(chǔ)設(shè)備，并且必須按規(guī)定予以備份，切不可使用可以接入互聯(lián)網(wǎng)并且沒有高等級(jí)防火墻的電子設(shè)備存儲(chǔ)檔案。
二、運(yùn)輸渠道要走中國(guó)郵政機(jī)要函件
隨著國(guó)家建設(shè)的需求，涉密項(xiàng)目檔案的正常調(diào)動(dòng)時(shí)有發(fā)生，一定要嚴(yán)格按照程序規(guī)范執(zhí)行涉密項(xiàng)目檔案的運(yùn)送方式。作為各種數(shù)據(jù)的真實(shí)記載，運(yùn)送過程中須預(yù)防丟失、篡改等情形發(fā)生。涉密項(xiàng)目檔案保管，在檔案發(fā)出前必須查驗(yàn)檔案封裝袋內(nèi)的各種記載事項(xiàng)是否齊全，內(nèi)裝物品與檔案袋外標(biāo)注是否相符，無誤后將繩扣編花打結(jié)，貼好封條，并加蓋騎縫章。
涉密項(xiàng)目檔案原則上不允許個(gè)人攜帶，不允許通過社會(huì)快遞公司、物流公司郵寄。出于保密需求，必須填寫中國(guó)郵政機(jī)要函件發(fā)運(yùn)單，并通過此渠道運(yùn)輸。不得利用民營(yíng)的快遞公司寄送本應(yīng)由郵政專營(yíng)的機(jī)要遞寄業(yè)務(wù)，運(yùn)輸過程中的各項(xiàng)防范、監(jiān)管、交接制度不健全，執(zhí)行不到位，很容易導(dǎo)致涉密項(xiàng)目檔案丟失或損毀等問題。
電子檔案的傳送必須考慮保密工作的需要，不能通過QQ、MSN、電子郵件、微信等渠道傳輸。同時(shí)，涉密電子文檔必須進(jìn)行專業(yè)的加密工作。檔案寄達(dá)接收單位后，檔案管理員務(wù)必按照程序檢查封條、印章、外包裝粘和處有無異常，確認(rèn)無異常后，認(rèn)真填寫接收記錄單并進(jìn)行歸類保存。
三、檔案調(diào)閱切忌越級(jí)審批
涉密項(xiàng)目檔案根據(jù)重要程度分為三種保密級(jí)別，即絕密、機(jī)密和秘密。在調(diào)閱檔案時(shí)，一定要嚴(yán)格審查調(diào)閱者的查看權(quán)限，切勿越級(jí)調(diào)閱，超過審批范圍查閱，避免內(nèi)容泄密。檔案管理員必須有強(qiáng)烈的責(zé)任心和較高的政治覺悟，在實(shí)際工作中不能因上下級(jí)關(guān)系、同事朋友關(guān)系等違規(guī)調(diào)閱檔案，不得復(fù)印、抄寫檔案，更不可以帶出檔案室。
檔案回收后，應(yīng)立即鎖在保險(xiǎn)柜里，不得在外存放。當(dāng)今國(guó)際關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜，敵對(duì)勢(shì)力通過各種辦法向我方滲透，一旦泄密必將給國(guó)家、社會(huì)、個(gè)人帶來不可估量的損失，因此必須把好審查關(guān)。
四、檔案解密嚴(yán)格遵照密級(jí)保密期限
在涉密項(xiàng)目檔案的保密期內(nèi)，根據(jù)國(guó)家發(fā)展建設(shè)需要，有很多涉密項(xiàng)目檔案有一定的保密期，在保密期內(nèi)能接觸到檔案內(nèi)容的任何集體和個(gè)人都有責(zé)任和義務(wù)保守秘密，并按相關(guān)保密級(jí)別處理相關(guān)事宜。但檔案有其特殊性，保密期限結(jié)束，需要解密的應(yīng)及時(shí)履行相關(guān)解密手續(xù)，以便更好為社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。
涉密項(xiàng)目檔案根據(jù)密級(jí)大體上分為三類，絕密級(jí)保密期限不超過30年，機(jī)密級(jí)保密期限不超過20年，秘密級(jí)保密期限不超過10年，保密期限是長(zhǎng)期的必須報(bào)中央相關(guān)部門批準(zhǔn)。因此，保密期限已過的，檔案管理員應(yīng)該及時(shí)報(bào)批對(duì)檔案進(jìn)行解密，以便供查閱、引用、研究等。
總之，在涉密項(xiàng)目檔案管理工作中，特別是對(duì)軍工項(xiàng)目的涉密檔案的管理，要慎之又慎，不但要嚴(yán)格遵守保密制度，而且要根據(jù)不同情況采取保密措施，切實(shí)把保密工作落到實(shí)處，真正做到嚴(yán)守國(guó)家秘密。
作者：張芊
作者單位：中天世紀(jì)國(guó)際招標(biāo)有限公司
