招標(biāo)，是政府采購(gòu)的主要方式，也是最能體現(xiàn)公平競(jìng)爭(zhēng)的一種采購(gòu)方式。完整的招標(biāo)采購(gòu)，應(yīng)包括招標(biāo)、投標(biāo)、開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)和定標(biāo)五個(gè)階段，其中開(kāi)標(biāo)是招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中的一個(gè)重要階段，承接著招標(biāo)、投標(biāo)與評(píng)標(biāo)、定標(biāo)，在招標(biāo)、投標(biāo)之后，就要組織開(kāi)標(biāo)，開(kāi)標(biāo)之后，就要組織評(píng)標(biāo)、定標(biāo)，開(kāi)標(biāo)是否順利，直接影響到招標(biāo)、投標(biāo)的繼續(xù)進(jìn)行，也直接決定著評(píng)標(biāo)、定標(biāo)的順利完成。而開(kāi)標(biāo)能否順利進(jìn)行，起決定作用的就是開(kāi)標(biāo)前的準(zhǔn)備工作。準(zhǔn)備工作充分、細(xì)致，開(kāi)標(biāo)才能順利進(jìn)行；否則，開(kāi)標(biāo)將會(huì)受到影響，進(jìn)而會(huì)影響到后面的評(píng)標(biāo)和定標(biāo)，以至于整個(gè)招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)都要受到影響。因此，開(kāi)標(biāo)的前期準(zhǔn)備工作相當(dāng)重要。在招標(biāo)采購(gòu)實(shí)踐中，只注重舉行開(kāi)標(biāo)過(guò)程而忽視開(kāi)標(biāo)前期準(zhǔn)備工作的現(xiàn)象比較普遍，由于開(kāi)標(biāo)準(zhǔn)備不足，開(kāi)標(biāo)過(guò)程混亂不堪，工作人員手忙腳亂，招標(biāo)工作組織不嚴(yán)密，直接影響到采購(gòu)機(jī)構(gòu)和采購(gòu)人員的形象。開(kāi)標(biāo)前期準(zhǔn)備工作誠(chéng)然重要，那么在開(kāi)標(biāo)前究竟要做哪些準(zhǔn)備工作呢？筆者根據(jù)多年來(lái)從事政府采購(gòu)招標(biāo)采購(gòu)工作的經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)，對(duì)開(kāi)標(biāo)前的準(zhǔn)備工作進(jìn)行了梳理。開(kāi)標(biāo)，如同開(kāi)會(huì)一樣，在會(huì)前重點(diǎn)是做好文件材料、人員、會(huì)務(wù)等三個(gè)方面的準(zhǔn)備。
材料準(zhǔn)備
在開(kāi)標(biāo)前，應(yīng)準(zhǔn)備一系列文件材料，以備開(kāi)標(biāo)時(shí)之用。這些文件材料主要包括在招標(biāo)階段、投標(biāo)階段所形成的文件材料和開(kāi)標(biāo)階段、評(píng)標(biāo)階段以及定標(biāo)階段需要使用的文件材料。由于招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程是以法定方式和程序進(jìn)行的，其中各個(gè)階段所使用的文件材料都應(yīng)該便于查閱和使用，因而所有的文件資料都必須以書(shū)面形式準(zhǔn)備并提供。根據(jù)開(kāi)標(biāo)需要，應(yīng)準(zhǔn)備以下幾類文件資料：
一是，招標(biāo)階段所形成的文件材料。
在招標(biāo)階段，由于要編制、發(fā)售招標(biāo)文件等，在這些項(xiàng)工作進(jìn)行過(guò)程中，會(huì)形成與招標(biāo)采購(gòu)有關(guān)的一系列文件、材料等書(shū)面資料，而這些資料在開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)過(guò)程中都要用到，因此在開(kāi)標(biāo)前有必要對(duì)這些文件、材料進(jìn)行整理、歸集，形成招標(biāo)階段文件資料。一般來(lái)說(shuō)，根據(jù)招標(biāo)階段的幾個(gè)工作環(huán)節(jié)，招標(biāo)階段的文件材料主要有：招標(biāo)文件編制過(guò)程中所形成的資料和招標(biāo)文件發(fā)售過(guò)程中所形成的文件材料。其中，招標(biāo)文件編制過(guò)程中所形成的文件材料主要包括采購(gòu)人委托項(xiàng)目時(shí)所提交的與項(xiàng)目有關(guān)的資料，招標(biāo)采購(gòu)機(jī)構(gòu)在組織項(xiàng)目實(shí)施前所編制的采購(gòu)方案和所歸集的項(xiàng)目資料，在編制招標(biāo)文件時(shí)對(duì)項(xiàng)目的分析論證資料，招標(biāo)文件底稿以及正式的招標(biāo)文件。招標(biāo)文件發(fā)售過(guò)程中所形成的文件資料，主要包括招標(biāo)公告信息發(fā)布資料，響應(yīng)招標(biāo)項(xiàng)目的供應(yīng)商信息，供應(yīng)商在響應(yīng)報(bào)名時(shí)提交的資格證明文件材料，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資格審查時(shí)的書(shū)面記錄及其相關(guān)資料，經(jīng)審查資格合格的供應(yīng)商名單和資格不合格供應(yīng)商名單及其理由說(shuō)明和文件證明材料，資格審查工作底稿，招標(biāo)文件發(fā)售記錄，組織供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)勘察及對(duì)項(xiàng)目解釋答疑會(huì)記錄或答疑紀(jì)要，供應(yīng)商對(duì)招標(biāo)文件有關(guān)內(nèi)容提出的書(shū)面詢問(wèn)，招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)因?qū)φ袠?biāo)文件進(jìn)行修改、澄清、補(bǔ)正所形成的補(bǔ)充和變更文件等。值得注意的是，有關(guān)招標(biāo)文件的發(fā)售記錄，尤其是購(gòu)買了招標(biāo)文件的供應(yīng)商名單要在一定范圍內(nèi)和一定時(shí)期內(nèi)相對(duì)保密，以防有可能參與投標(biāo)的供應(yīng)商信息泄露。
二是，投標(biāo)階段所形成的文件材料。
招標(biāo)階段之后，所要進(jìn)行的是投標(biāo)，即投標(biāo)供應(yīng)商編制投標(biāo)文件并向招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)遞交投標(biāo)文件。在這個(gè)過(guò)程中，由于投標(biāo)供應(yīng)商對(duì)招標(biāo)文件的有關(guān)內(nèi)容有疑問(wèn)而需要向招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)提出書(shū)面詢問(wèn)，招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)要對(duì)詢問(wèn)的有關(guān)內(nèi)容作出書(shū)面答復(fù)；投標(biāo)供應(yīng)商要向招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)遞交投標(biāo)文件、交納投標(biāo)保證金，招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)要接收投標(biāo)供應(yīng)商遞交的投標(biāo)文件并向出具簽收證明等，這些工作，都需要有書(shū)面的文字記載，而這些書(shū)面的文字記載集中起來(lái)，就形成了投標(biāo)階段的文件材料。招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)在開(kāi)標(biāo)前，必須注意收集這些文件材料，并進(jìn)行歸集整理，以備開(kāi)標(biāo)時(shí)之用。在這些文件材料中，最重要的就是投標(biāo)供應(yīng)商遞交投標(biāo)文件時(shí)的記錄，供應(yīng)商遞交投標(biāo)文件時(shí)的簽名，招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)在接收投標(biāo)文件時(shí)的書(shū)面記錄、向投標(biāo)供應(yīng)商出具的簽收投標(biāo)文件的證明、收取投標(biāo)保證金的收據(jù)等。值得注意的是，在投標(biāo)階段，有關(guān)投標(biāo)供應(yīng)商遞交投標(biāo)文件的資料、記錄等信息，應(yīng)在一定范圍內(nèi)和一定時(shí)期內(nèi)相對(duì)保密，尤其是要對(duì)供應(yīng)商提交的投標(biāo)文件要妥為保管，以防投標(biāo)文件遺失或者投標(biāo)信息泄露。
三是，開(kāi)標(biāo)所需要的文件材料。
開(kāi)標(biāo)，有地方和機(jī)構(gòu)稱其為開(kāi)標(biāo)儀式，有些也稱其為開(kāi)標(biāo)大會(huì)或開(kāi)標(biāo)會(huì)，不論叫什么，其形式都是按照招標(biāo)文件的規(guī)定，以一種商務(wù)會(huì)議的方式公開(kāi)舉行，其程序都是法定的。在開(kāi)標(biāo)時(shí)，要公開(kāi)宣讀投標(biāo)人的投標(biāo)報(bào)價(jià)以及投標(biāo)文件中的有關(guān)內(nèi)容，宣布有關(guān)注意事項(xiàng)，并對(duì)評(píng)標(biāo)、定標(biāo)作出安排。在這個(gè)過(guò)程中，需要使用一些書(shū)面的、格式化的文件材料，這些文件材料都必須在開(kāi)標(biāo)前制作、準(zhǔn)備完備。根據(jù)開(kāi)標(biāo)需要，這些書(shū)面、格式化的文件材料主要有：開(kāi)標(biāo)議程，開(kāi)標(biāo)會(huì)場(chǎng)紀(jì)律，監(jiān)督人員和工作人員以及參加開(kāi)標(biāo)的領(lǐng)導(dǎo)和來(lái)賓以及其它有關(guān)人員名單，開(kāi)標(biāo)儀式主持詞，工作人員職責(zé)及注意事項(xiàng)，投標(biāo)人注意事項(xiàng)等；如有領(lǐng)導(dǎo)參加并需要領(lǐng)導(dǎo)講話，則還應(yīng)為出席會(huì)議并講話的領(lǐng)導(dǎo)草擬準(zhǔn)備講話稿；如有監(jiān)督人員或者監(jiān)證人員參加，則還應(yīng)提前為他們準(zhǔn)備監(jiān)督或監(jiān)證時(shí)所使用的相關(guān)文件材料。另外，還需要提前準(zhǔn)備開(kāi)標(biāo)前到會(huì)人員的簽到冊(cè)，并為與會(huì)人員準(zhǔn)備必要的書(shū)面文件、材料等。
四是，評(píng)標(biāo)過(guò)程所需要的文件材料。
評(píng)標(biāo)是在開(kāi)標(biāo)結(jié)束后進(jìn)行的，一般情況下，開(kāi)標(biāo)結(jié)束之后，接著就要進(jìn)行評(píng)標(biāo)。實(shí)踐中，開(kāi)標(biāo)與評(píng)標(biāo)的兩個(gè)階段之間其實(shí)是沒(méi)有時(shí)間間隔的，因此在開(kāi)標(biāo)前就要把評(píng)標(biāo)時(shí)所需要的文件材料準(zhǔn)備完備，以備評(píng)標(biāo)之用。根據(jù)評(píng)標(biāo)需要，評(píng)標(biāo)需要使用的文件材料主要有：招標(biāo)文件，評(píng)標(biāo)工作安排，評(píng)標(biāo)程序，評(píng)標(biāo)工作紀(jì)律，評(píng)標(biāo)注意事項(xiàng)，評(píng)委會(huì)工作職責(zé)，評(píng)標(biāo)辦法、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)分表格等，其中最主要的就是評(píng)標(biāo)辦法和評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)標(biāo)表，這些文件材料已經(jīng)載入了招標(biāo)文件的，則不必另行準(zhǔn)備；如果沒(méi)有在招標(biāo)文件中載入，則要另行準(zhǔn)備并向評(píng)委會(huì)提供。有些地方、有些機(jī)構(gòu)還要求評(píng)委會(huì)成員在評(píng)標(biāo)前要簽署廉政承諾書(shū)，如有必要，就應(yīng)該在開(kāi)標(biāo)前把承諾書(shū)格式準(zhǔn)備齊備，在評(píng)標(biāo)開(kāi)始前提供給評(píng)委會(huì)，要求評(píng)委會(huì)成員簽訂。
五是，定標(biāo)過(guò)程所需的文件材料。
評(píng)標(biāo)結(jié)束之后，招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)則要根據(jù)評(píng)標(biāo)委員會(huì)提交的評(píng)標(biāo)結(jié)果報(bào)告以及評(píng)委會(huì)推薦的預(yù)中標(biāo)人確定中標(biāo)人。一般情況下，招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)在定標(biāo)時(shí)，應(yīng)依照《政府采購(gòu)法》《招標(biāo)投標(biāo)法》和有關(guān)法律、法規(guī)，并根據(jù)項(xiàng)目招標(biāo)文件關(guān)于定標(biāo)條款的規(guī)定，確定中標(biāo)人。定標(biāo)時(shí)所需要的文件材料主要是定標(biāo)原則和定標(biāo)依據(jù)等，這些文件材料一般也在招標(biāo)文件中事先已經(jīng)載明，但有些在招標(biāo)文件只是原則性規(guī)定，如有必要，應(yīng)在開(kāi)標(biāo)前將其細(xì)化，制定出具體的細(xì)則。按現(xiàn)行規(guī)定，招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)在評(píng)標(biāo)結(jié)束后兩個(gè)工作日內(nèi)，應(yīng)當(dāng)將評(píng)委會(huì)出具的評(píng)標(biāo)結(jié)果報(bào)告提交給采購(gòu)人，由采購(gòu)人根據(jù)評(píng)標(biāo)結(jié)果報(bào)告確定中標(biāo)人；同時(shí)，采購(gòu)人也可以授權(quán)評(píng)標(biāo)委員會(huì)直接確定中標(biāo)人，或者委托招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)根據(jù)評(píng)委會(huì)的評(píng)標(biāo)結(jié)果報(bào)告直接確定中標(biāo)人，不論采用哪一種方式，都必須在開(kāi)標(biāo)前將定標(biāo)所需的文件材料準(zhǔn)備齊備。
人員準(zhǔn)備
開(kāi)標(biāo)，類似于召開(kāi)會(huì)議，應(yīng)該有相關(guān)人員參加。參加開(kāi)標(biāo)的人員，主要是主持人、工作人員、采購(gòu)人代表、供應(yīng)商代表、監(jiān)督機(jī)關(guān)代表以及相關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)及其來(lái)賓。在開(kāi)標(biāo)前，應(yīng)當(dāng)把參加開(kāi)標(biāo)的人員提前準(zhǔn)備好。首先，應(yīng)當(dāng)明確哪些單位和哪些人員必須參加開(kāi)標(biāo)儀式，其次對(duì)必須參加開(kāi)標(biāo)儀式的單位和人員，應(yīng)確定到位，并備齊人員名單，通知到本人，要求其務(wù)必按時(shí)參加開(kāi)標(biāo)。在這些人員中，最重要的是開(kāi)標(biāo)的工作人員，必須在開(kāi)標(biāo)前予以確定，并明確其具體職責(zé)和分工及相關(guān)責(zé)任，確保開(kāi)標(biāo)過(guò)程萬(wàn)無(wú)一失，不出差錯(cuò)。另外，開(kāi)標(biāo)結(jié)束即要轉(zhuǎn)入評(píng)標(biāo)階段，接著就要進(jìn)行評(píng)標(biāo)，因此在開(kāi)標(biāo)前必須將評(píng)委會(huì)組建完成，并確定出評(píng)標(biāo)工作人員或服務(wù)人員。對(duì)這些人員也應(yīng)該根據(jù)需要，并依照相關(guān)法律法規(guī)確定并通知到本人，確保開(kāi)標(biāo)后即能進(jìn)行正常的評(píng)標(biāo)，使評(píng)標(biāo)工作不至于受到影響。如有必要時(shí)，還應(yīng)召集有關(guān)人員召開(kāi)預(yù)備會(huì)議，進(jìn)一步明確每個(gè)人的相關(guān)工作職責(zé)及其責(zé)任。根據(jù)開(kāi)標(biāo)以及評(píng)標(biāo)工作需要，開(kāi)標(biāo)前在人員上應(yīng)做好以下準(zhǔn)備工作：
一是，組建評(píng)標(biāo)委員會(huì)。
評(píng)標(biāo)，一般是在開(kāi)標(biāo)之后進(jìn)行的，評(píng)委會(huì)也是開(kāi)標(biāo)之后在評(píng)標(biāo)時(shí)開(kāi)展工作。但一般情況下，在開(kāi)標(biāo)結(jié)束之后就要直接進(jìn)入評(píng)標(biāo)階段，開(kāi)標(biāo)與評(píng)標(biāo)兩個(gè)階段之間一般不留間隔時(shí)間，因此就要在開(kāi)標(biāo)前將評(píng)委會(huì)組建完成。按照《招標(biāo)投標(biāo)法》《政府采購(gòu)法》《政府采購(gòu)評(píng)審專家管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章以及相關(guān)規(guī)范性文件規(guī)定，評(píng)標(biāo)委員會(huì)一般由五人以上的單數(shù)組成，其成員包括采購(gòu)人的代表和有關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)方面的專家，其中技術(shù)、經(jīng)濟(jì)方面的專家人數(shù)不少于評(píng)委會(huì)成員總數(shù)的三分之二。同時(shí)，對(duì)于一些采購(gòu)預(yù)算一定數(shù)額的大型招標(biāo)項(xiàng)目，評(píng)委會(huì)中的專家人員必須達(dá)到五人以上，這時(shí)就要根據(jù)專家人數(shù)確定代購(gòu)人單位代表人數(shù)，以確保專家人數(shù)不少于評(píng)委會(huì)成員總數(shù)的三分之二。評(píng)委會(huì)中的專家應(yīng)來(lái)源于政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門管理的專家?guī)?，具體由采購(gòu)人和招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)的代表于開(kāi)標(biāo)前（一般在開(kāi)標(biāo)前半天或者一天）在專家?guī)熘须S機(jī)抽取，抽取專家時(shí)應(yīng)在監(jiān)管機(jī)構(gòu)的監(jiān)督下進(jìn)行。專家抽取以后，應(yīng)通知到專家本人，如被抽取的專家不能參加評(píng)標(biāo)，則應(yīng)在專家?guī)熘许樠映槿。ɑ蛘咴诘谝淮纬槿r(shí)可留有余地，屆時(shí)可以遞補(bǔ)）。專家抽取以后，應(yīng)通知采購(gòu)人，由采購(gòu)人確定其單位代表進(jìn)入評(píng)委會(huì)，采購(gòu)人單位代表進(jìn)入評(píng)委會(huì)的成員人數(shù)應(yīng)不超過(guò)評(píng)委會(huì)成員總數(shù)的三分之一，同時(shí)還要嚴(yán)格限制采購(gòu)人代表參加開(kāi)標(biāo)儀式并參加評(píng)標(biāo)的人數(shù)，并規(guī)定項(xiàng)目經(jīng)辦人和前期制定項(xiàng)目實(shí)施方案的人不得進(jìn)入評(píng)委會(huì)。采購(gòu)人代表進(jìn)入進(jìn)入評(píng)委會(huì)的，應(yīng)當(dāng)有采購(gòu)人單位法定代表人的授權(quán)，采購(gòu)人代表也得以專家身份參與本單位采購(gòu)項(xiàng)目的評(píng)審。有的地方針對(duì)采購(gòu)人在評(píng)標(biāo)過(guò)程中有可能導(dǎo)致意向性評(píng)標(biāo)、進(jìn)而影響其它評(píng)委或者人為干擾評(píng)標(biāo)的現(xiàn)象，已經(jīng)在試行采購(gòu)人代表不進(jìn)入評(píng)標(biāo)委員會(huì)的做法，實(shí)踐表明這對(duì)避免評(píng)標(biāo)過(guò)程中的人為因素干擾已經(jīng)取得了很好的效果。值得注意的是，在評(píng)標(biāo)委員會(huì)組建以后，特別是評(píng)委會(huì)名單確定以后應(yīng)在評(píng)標(biāo)結(jié)束前相對(duì)保密，不得泄露評(píng)委會(huì)成員特別是專家的有關(guān)情況。
二是，確定開(kāi)標(biāo)工作人員。
開(kāi)標(biāo)工作人員，主要分為開(kāi)標(biāo)前的工作人員、開(kāi)標(biāo)工作人員和開(kāi)標(biāo)后的工作人員。開(kāi)標(biāo)前的工作人員，主要負(fù)責(zé)接收投標(biāo)供應(yīng)商遞交投標(biāo)文件和組織開(kāi)標(biāo)活動(dòng)，辦理開(kāi)標(biāo)籌備過(guò)程中的有關(guān)準(zhǔn)備事宜；開(kāi)標(biāo)工作人員，包括開(kāi)標(biāo)人、唱標(biāo)人、監(jiān)標(biāo)人、記標(biāo)人，主要負(fù)責(zé)開(kāi)標(biāo)過(guò)程中與開(kāi)標(biāo)有關(guān)的各項(xiàng)工作，如開(kāi)啟投標(biāo)文件、宣讀投標(biāo)報(bào)價(jià)、監(jiān)督開(kāi)標(biāo)唱標(biāo)、記錄開(kāi)標(biāo)過(guò)程的有關(guān)情況等；開(kāi)標(biāo)后的工作人員，主要負(fù)責(zé)收集與開(kāi)標(biāo)有關(guān)的文件資料和開(kāi)標(biāo)的后續(xù)工作以及與評(píng)標(biāo)委員會(huì)進(jìn)行聯(lián)絡(luò)，負(fù)責(zé)與有關(guān)方面的聯(lián)系等。對(duì)于這些人員，都必須提前確定，并通知到本人。工作人員確定以后，還應(yīng)明確每個(gè)人的職責(zé)分工和相關(guān)責(zé)任以及在各個(gè)工作階段所承擔(dān)的具體任務(wù)。如有必要，應(yīng)召集相關(guān)工作人員，召開(kāi)工作人員預(yù)備會(huì)，由主持人對(duì)其進(jìn)行必要培訓(xùn)，進(jìn)一步明確并落實(shí)各自的工作任務(wù)和相關(guān)責(zé)任。
三是，確定評(píng)標(biāo)工作人員。
評(píng)標(biāo)工作人員，主要是在評(píng)標(biāo)過(guò)程中為評(píng)委會(huì)的評(píng)標(biāo)提供服務(wù)，負(fù)責(zé)傳遞、收集、整理與評(píng)標(biāo)有關(guān)的文件、資料，記錄評(píng)標(biāo)過(guò)程的有關(guān)情況，匯總、審核評(píng)標(biāo)結(jié)果，辦理評(píng)委會(huì)交辦的與評(píng)標(biāo)工作有關(guān)的其它事項(xiàng)，并負(fù)責(zé)招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)與評(píng)委會(huì)之間、評(píng)委會(huì)與投標(biāo)供應(yīng)商之間的聯(lián)系和聯(lián)絡(luò)，辦理各項(xiàng)聯(lián)系和聯(lián)絡(luò)事務(wù)。評(píng)標(biāo)工作人員可根據(jù)評(píng)委會(huì)成員人數(shù)和評(píng)標(biāo)工作的需要確定，其原則是既能保證評(píng)標(biāo)工作的需要，確保評(píng)標(biāo)順利進(jìn)行；又要適當(dāng)控制人數(shù)，確保評(píng)標(biāo)工作在相對(duì)保密的情況下進(jìn)行，避免評(píng)標(biāo)工作受到人為干擾。
四是，通知采購(gòu)人代表參加開(kāi)標(biāo)。
在開(kāi)標(biāo)時(shí)，采購(gòu)人應(yīng)派代表參加，有些地方還邀請(qǐng)采購(gòu)人的單位領(lǐng)導(dǎo)及其紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)構(gòu)人員參加，同時(shí)還應(yīng)要求采購(gòu)人單位的代表和項(xiàng)目經(jīng)辦人參加，對(duì)采購(gòu)人單位應(yīng)參加開(kāi)標(biāo)的人員，應(yīng)在開(kāi)標(biāo)前通知到采購(gòu)人單位，由采購(gòu)人單位通知到本人，特殊情況下可在征得采購(gòu)人單位同意的情況下直接通知到本人，要求其按時(shí)參加開(kāi)標(biāo)。對(duì)于招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目經(jīng)辦人需要參加開(kāi)標(biāo)的，也應(yīng)提前通知到本人。
五是，邀請(qǐng)監(jiān)督單位及監(jiān)督人員。
開(kāi)標(biāo)及評(píng)標(biāo)，須有監(jiān)督單位及其代表參加，并進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。政府采購(gòu)的監(jiān)督單位主要是政府采購(gòu)監(jiān)管機(jī)構(gòu)和同級(jí)行政監(jiān)察機(jī)關(guān)，這些部門、單位有義務(wù)也有責(zé)任對(duì)政府采購(gòu)活動(dòng)實(shí)施監(jiān)督，對(duì)政府采購(gòu)活動(dòng)實(shí)施監(jiān)督是法律法規(guī)賦予他們的職責(zé)。在開(kāi)標(biāo)前，招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)應(yīng)將招標(biāo)項(xiàng)目的基本情況和實(shí)施情況以書(shū)面方式告知他們，并將開(kāi)標(biāo)時(shí)間、地點(diǎn)通知給他們，邀請(qǐng)他們屆時(shí)派員到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行全程監(jiān)督。有的地方，還要求對(duì)開(kāi)標(biāo)過(guò)程實(shí)施法律監(jiān)督，如有必要，可申請(qǐng)檢察機(jī)關(guān)或者公證機(jī)關(guān)進(jìn)行監(jiān)督，如要進(jìn)行法律監(jiān)督，則必須在開(kāi)標(biāo)前向檢察機(jī)關(guān)和公證機(jī)關(guān)提出邀請(qǐng)，請(qǐng)他們屆時(shí)派員進(jìn)行監(jiān)督。有的地方還試行義務(wù)監(jiān)督員監(jiān)督制度或者行風(fēng)評(píng)議督察員監(jiān)督制度，如有這種制度和要求，則可根據(jù)需要和可能，通知義務(wù)監(jiān)督員和督察員到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。
六是，預(yù)計(jì)有可能參加開(kāi)標(biāo)的供應(yīng)商代表。
按照一般慣例，參與投標(biāo)的供應(yīng)商須派代表參加開(kāi)標(biāo)儀式，這也是招標(biāo)文件對(duì)參加投標(biāo)的供應(yīng)商的基本規(guī)定。但是，供應(yīng)商參加開(kāi)標(biāo)的人員和人數(shù)是不確定的。按理說(shuō)，提出投標(biāo)響應(yīng)、購(gòu)買了招標(biāo)文件的供應(yīng)商都有可能派員參加開(kāi)標(biāo)儀式，但也有的供應(yīng)商雖然提出了響應(yīng)也購(gòu)買了招標(biāo)文件，但有可能因故放棄投標(biāo)，或者已經(jīng)準(zhǔn)備投標(biāo)但卻臨時(shí)改變而不參加投標(biāo)，不能參加投標(biāo)也就不可能參加開(kāi)標(biāo)。這就要求對(duì)參加投標(biāo)的供應(yīng)商及其人員作出預(yù)測(cè)，預(yù)計(jì)有可能參與投標(biāo)并能參加開(kāi)標(biāo)儀式的潛在供應(yīng)商，并確定出參加開(kāi)標(biāo)儀式或者開(kāi)標(biāo)會(huì)的供應(yīng)商代表的準(zhǔn)確人員，以提前做好接待工作。如有必要，可在開(kāi)標(biāo)前的某一個(gè)時(shí)間（最好是在開(kāi)標(biāo)的前一天）以電話或者傳真方式，向已經(jīng)購(gòu)買了招標(biāo)文件的供應(yīng)商進(jìn)行確認(rèn)，以確定其是否能參加投標(biāo)并是否能參加開(kāi)標(biāo)儀式，以及有可能前來(lái)參加開(kāi)標(biāo)儀式的人員構(gòu)成及其確切人數(shù)。值得注意的是，預(yù)測(cè)或者確認(rèn)參加投標(biāo)以及開(kāi)標(biāo)的供應(yīng)商及其代表，應(yīng)當(dāng)在相對(duì)保密的情況下進(jìn)行，以防因此而泄露投標(biāo)供應(yīng)商的相關(guān)信息。
會(huì)務(wù)準(zhǔn)備
開(kāi)標(biāo)，要舉行開(kāi)標(biāo)儀式，或者稱為開(kāi)標(biāo)大會(huì)，其形式和會(huì)議相似，是公務(wù)會(huì)議或者商務(wù)會(huì)議的一種。因?yàn)殚_(kāi)標(biāo)與舉辦會(huì)議相同，而會(huì)議的舉辦有一些不確定因素，所以在開(kāi)標(biāo)前要按照籌辦會(huì)議的辦法，做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，也就是要做好開(kāi)標(biāo)前的會(huì)務(wù)準(zhǔn)備。一般來(lái)說(shuō)，開(kāi)標(biāo)前的會(huì)務(wù)準(zhǔn)備主要應(yīng)做好會(huì)場(chǎng)、用品以及其它相關(guān)準(zhǔn)備工作。
一是，開(kāi)標(biāo)的會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備。
開(kāi)標(biāo)需要使用相應(yīng)規(guī)模的場(chǎng)地，在開(kāi)標(biāo)前應(yīng)根據(jù)參加開(kāi)標(biāo)的人數(shù)和規(guī)模，選擇合適的場(chǎng)地，并做好場(chǎng)地布置等相應(yīng)準(zhǔn)備。首先是選擇場(chǎng)地.。要根據(jù)參加開(kāi)標(biāo)的人數(shù)和規(guī)模，選擇適當(dāng)?shù)臅?huì)場(chǎng)。所選的會(huì)場(chǎng)要有足夠的使用面積， 燈光、音響、話筒、電源、空調(diào)等設(shè)施要符合開(kāi)標(biāo)的基本條件，要盡量選擇入口處在會(huì)議后方的會(huì)場(chǎng)；會(huì)場(chǎng)是要有足夠量的長(zhǎng)條桌及椅子，有良好的通風(fēng)效果，有足夠的活動(dòng)空間，在擺放了預(yù)計(jì)人數(shù)的桌椅后，會(huì)場(chǎng)內(nèi)還要有能讓與會(huì)人員走動(dòng)的空間；會(huì)場(chǎng)確定以后，要確定訂做主橫幅的長(zhǎng)度、寬度并與會(huì)場(chǎng)主席臺(tái)成比例；還要了解預(yù)計(jì)開(kāi)標(biāo)的同一天所選擇的會(huì)場(chǎng)是否有其他會(huì)議，是否與其它會(huì)議沖突等。因?yàn)殚_(kāi)標(biāo)是嚴(yán)格按照法定方式和程序進(jìn)行的，開(kāi)標(biāo)的時(shí)間應(yīng)該按照招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)進(jìn)行，一般一得隨意更改，如果選擇在賓館開(kāi)標(biāo)，為保證場(chǎng)地不會(huì)被擠占或挪用，有必要和賓館簽訂協(xié)議書(shū)。如果是本單位的會(huì)議室，則需要提前與管理部門聯(lián)系協(xié)調(diào)，確認(rèn)當(dāng)天沒(méi)有其它會(huì)議或者其它活動(dòng)。其次是場(chǎng)地布置。開(kāi)標(biāo)類似于會(huì)議，但又有別于一般會(huì)議，因此不能按照一般會(huì)議的會(huì)場(chǎng)來(lái)布置，特別是不能按照政府機(jī)關(guān)的公務(wù)會(huì)議來(lái)布置。開(kāi)標(biāo)會(huì)場(chǎng)布置要突出商務(wù)活動(dòng)特色，要根據(jù)接標(biāo)、開(kāi)標(biāo)、唱標(biāo)、監(jiān)標(biāo)、記標(biāo)等工作需要以及參加開(kāi)標(biāo)的有關(guān)人員的活動(dòng)需要來(lái)布置會(huì)場(chǎng)，在會(huì)標(biāo)（橫幅）、主持臺(tái)、工作人員臺(tái)、與會(huì)人員臺(tái)、簽到臺(tái)以及開(kāi)標(biāo)所用物品的擺放和布置上，要根據(jù)需要和可能，隨時(shí)調(diào)整。會(huì)場(chǎng)布置既要靈活，得體大方，又要嚴(yán)肅，整潔便捷，切忌不顧實(shí)際，照抄照搬，千篇一律，死搬硬套。
二是，物料準(zhǔn)備。
物料即開(kāi)標(biāo)用品，在開(kāi)標(biāo)過(guò)程中，需要使用一些物品用具，因此在開(kāi)標(biāo)前就必須根據(jù)開(kāi)標(biāo)過(guò)程中的需要做好相應(yīng)準(zhǔn)備。這些物品用料包括工作人員需要使用的用品，如剪刀、簽字筆、記錄紙、訂書(shū)機(jī)、包裝袋、包裝箱、交通工具等；還有會(huì)人員即參加開(kāi)標(biāo)會(huì)的其它人員需要使用的用品，如記錄筆、記錄紙等。由于開(kāi)標(biāo)之后，接著就要進(jìn)行評(píng)標(biāo)，因此評(píng)委會(huì)成員在評(píng)標(biāo)時(shí)需要使用的物品、用料，如記錄筆、記錄紙、計(jì)算器等，也應(yīng)在開(kāi)標(biāo)前準(zhǔn)備齊備。開(kāi)標(biāo)過(guò)程如需要照相、攝像、監(jiān)控，則應(yīng)在開(kāi)標(biāo)前把照相、攝像以及監(jiān)控器材準(zhǔn)備齊備，并調(diào)試正常。隨著現(xiàn)代辦公自動(dòng)化設(shè)備的廣泛應(yīng)用，計(jì)算機(jī)、投影、視頻展示臺(tái)等也應(yīng)用于各類會(huì)議，一些地方在開(kāi)標(biāo)時(shí)，也開(kāi)始使用這些設(shè)備，特別是有些地方已經(jīng)試行網(wǎng)上招標(biāo)、投標(biāo)、評(píng)標(biāo)，在這種情況下，就要根據(jù)需要和可能，盡可能地把這些設(shè)備、設(shè)施準(zhǔn)備齊備，并調(diào)試好，以備開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)之用。
三是，后勤服務(wù)準(zhǔn)備。
從開(kāi)標(biāo)到評(píng)標(biāo)，是一項(xiàng)連續(xù)性的工作，一環(huán)套一環(huán)，中間不能有停頓和間歇，這個(gè)過(guò)程有可能是半天，也有可能是一天或者幾天，而參加開(kāi)標(biāo)的人員以及評(píng)委會(huì)成員及其工作人員可能很多，如果開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)在短時(shí)間內(nèi)不能結(jié)束，就有必要為有關(guān)人員做好后勤服務(wù)準(zhǔn)備工作。比如說(shuō)，工作人員及評(píng)委會(huì)成員的用餐，應(yīng)該提前做好安排。對(duì)于開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)過(guò)程中的用餐，一般以工作餐的形式，做到精打細(xì)算，厲行節(jié)約，避免浪費(fèi)，并盡量選擇地附近，避免人員遠(yuǎn)離，造成現(xiàn)場(chǎng)渙散或者相關(guān)信息泄露。
四是，開(kāi)標(biāo)前預(yù)備會(huì)準(zhǔn)備。
在開(kāi)標(biāo)前，應(yīng)召開(kāi)一個(gè)預(yù)備會(huì)，了解、通報(bào)、匯總、檢查各項(xiàng)準(zhǔn)備工作的籌備情況，研究、部署、安排開(kāi)標(biāo)及評(píng)標(biāo)過(guò)程中的有關(guān)事務(wù)性工作，重申開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)流程以及開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)過(guò)程中的人員配合和工作紀(jì)律以及相關(guān)人員的責(zé)任，進(jìn)一步明確每個(gè)工作人員以及相關(guān)人員的個(gè)人崗位定位，查漏補(bǔ)缺，充分考慮各種環(huán)境和因素，確保開(kāi)標(biāo)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作萬(wàn)無(wú)一失。
五是，其它準(zhǔn)備。
開(kāi)標(biāo)，雖然說(shuō)是按照法定的方式和程序進(jìn)行的，一般都有一定模式，但在實(shí)踐中，在具體工作中，往往還存在著一些不確定因素，影響到開(kāi)標(biāo)的正常進(jìn)行，這些不確定因素有主觀的，也有客觀的，有時(shí)是可以預(yù)見(jiàn)的，是可以采取措施加以防范的，是可控的；但還有一些因素是不可預(yù)見(jiàn)的，難以進(jìn)行防范，是不可控的。在招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)中，特別是在開(kāi)標(biāo)的前期準(zhǔn)備過(guò)程中，招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)及其工作人員要提高預(yù)見(jiàn)和應(yīng)對(duì)各種復(fù)雜問(wèn)題的能力，并根據(jù)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行臨場(chǎng)控制。但不論是可預(yù)見(jiàn)的或者是不可預(yù)見(jiàn)的，在開(kāi)標(biāo)前，都是可以由工作人員根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，提前做好準(zhǔn)備，提高對(duì)不確定因素的預(yù)見(jiàn)性，對(duì)可預(yù)見(jiàn)的，要做好充分準(zhǔn)備；對(duì)不可以預(yù)見(jiàn)的，要提高預(yù)測(cè)和防范能力，變不可控為可控，變不可預(yù)見(jiàn)為可預(yù)見(jiàn)，充分做好開(kāi)標(biāo)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，以確保招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行。（作者：李平）
來(lái)源：政府采購(gòu)信息網(wǎng)
