〔背景資料〕
A單位委托B代理機(jī)構(gòu)對(duì)C工程進(jìn)行招標(biāo)，該項(xiàng)目投資2500萬元，是當(dāng)年的重點(diǎn)項(xiàng)目，A單位非常重視。
考慮到該項(xiàng)目投資金額相對(duì)較小，且地點(diǎn)偏僻，施工成本大，B代理機(jī)構(gòu)建議采取資格后審，并適當(dāng)降低施工單位的資質(zhì)等級(jí)要求。但A單位對(duì)此反對(duì)。
不能說服A單位，又擔(dān)心承擔(dān)責(zé)任，B代理機(jī)構(gòu)讓A單位對(duì)相關(guān)公告和文件均作了簽字確認(rèn)。最終，該項(xiàng)目采用了資格預(yù)審。
在確定供應(yīng)商資質(zhì)時(shí)，A單位要求較高而全。A單位計(jì)劃該工程于年內(nèi)開工，因此在招標(biāo)范圍未完全確定的情況下，就催促盡快開展招標(biāo)工作。B代理機(jī)構(gòu)倉促發(fā)布了資格預(yù)審公告。
在資格預(yù)審文件發(fā)售期內(nèi)無人報(bào)名，前來咨詢的單位均反映資質(zhì)要求過高、成本過大。A單位與B代理機(jī)構(gòu)溝通后，降低了資質(zhì)等級(jí)要求，并發(fā)出了二次資格預(yù)審公告，終于有三家投標(biāo)人前來報(bào)名，并均通過了資格預(yù)審。
在招標(biāo)文件發(fā)售后、投標(biāo)單位準(zhǔn)備投標(biāo)文件的過程中，A單位不斷要求B代理機(jī)構(gòu)對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行變更調(diào)整，使得投標(biāo)單位反復(fù)來人領(lǐng)取澄清和修改的文件，并不斷修改工程量清單。
開標(biāo)當(dāng)天，其中一家投標(biāo)單位的保證金已匯出，但未在招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)間到賬；另一家投標(biāo)單位未按招標(biāo)文件的規(guī)定在開標(biāo)時(shí)出具法人代表授權(quán)書。這兩家投標(biāo)單位的投標(biāo)文件被判無效，僅剩一家合格投標(biāo)人，此次開標(biāo)失敗。
開標(biāo)的失敗，導(dǎo)致工程項(xiàng)目整個(gè)工期的推遲，A單位對(duì)此很不滿意。B代理機(jī)構(gòu)拿出了該項(xiàng)目的整個(gè)過程記錄，從確定招標(biāo)方案起直至開標(biāo)，表示每個(gè)步驟都有業(yè)主方的簽字；對(duì)于資質(zhì)要求，招標(biāo)文件中所涉要求是業(yè)主方堅(jiān)持并簽字確認(rèn)的……整個(gè)項(xiàng)目過程都有業(yè)主單位簽字，B代理機(jī)構(gòu)認(rèn)為自己沒有責(zé)任。
對(duì)于這樣的解釋，A單位非常不滿意，并將后續(xù)招標(biāo)項(xiàng)目全部另行委托給了其他招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)。
〔問題分析〕
B代理機(jī)構(gòu)在整個(gè)事件中當(dāng)真沒有責(zé)任嗎？
從《招標(biāo)投標(biāo)法》對(duì)于招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的定義來看，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)是指受招標(biāo)人委托，代為從事招標(biāo)組織活動(dòng)的中介機(jī)構(gòu)。
但招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)不能簡單、機(jī)械地對(duì)招標(biāo)人的要求惟命是從，而是應(yīng)幫助招標(biāo)人擬定招標(biāo)文件（受其委托的情況下可代理編制招標(biāo)文件），依據(jù)招標(biāo)文件的規(guī)定，審查投標(biāo)人的資質(zhì)，組織評(píng)標(biāo)、定標(biāo)工作，提供與招標(biāo)代理業(yè)務(wù)相關(guān)的服務(wù)（包括提供與招標(biāo)活動(dòng)有關(guān)的咨詢、代書及其他服務(wù)性工作）。從這個(gè)角度看，B代理機(jī)構(gòu)在該工程項(xiàng)目中所做的工作也就難稱盡職了。
招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的實(shí)力，不僅反映在專業(yè)人員的數(shù)量和服務(wù)質(zhì)量上，更多應(yīng)反映在對(duì)相關(guān)法律法規(guī)的靈活運(yùn)用上，以及根據(jù)每個(gè)項(xiàng)目的特點(diǎn)向業(yè)主提出切實(shí)可行的建議和專業(yè)細(xì)致的服務(wù)。如何展現(xiàn)自身的特點(diǎn)，為業(yè)主做好招標(biāo)服務(wù)工作，這是值得每個(gè)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)工作人員認(rèn)真思考的問題。
代理機(jī)構(gòu)在采購業(yè)務(wù)代理中應(yīng)注意哪些問題？
一、提高自身專業(yè)水平，針對(duì)不同項(xiàng)目提供個(gè)性化服務(wù)。
招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的行業(yè)定位應(yīng)是服務(wù)機(jī)構(gòu)，而服務(wù)行業(yè)制勝的關(guān)鍵之一，就是“專業(yè)細(xì)致的服務(wù)”--必須清楚如何讓被服務(wù)者感覺物有所值；學(xué)會(huì)站在被服務(wù)者角度思考問題。當(dāng)然，招標(biāo)工作必須維護(hù)好“三公誠信”原則--這會(huì)從一個(gè)側(cè)面體現(xiàn)一個(gè)規(guī)范機(jī)構(gòu)的專業(yè)與操守。
打個(gè)比喻：有兩家酒店，一家嚴(yán)格按照酒店管理規(guī)章按部就班工作，而另一家則在做好基本服務(wù)的同時(shí)，還針對(duì)每位顧客的不同要求提供更周到的服務(wù)。那么作為顧客來說，多數(shù)人還是喜歡這種人性化的關(guān)懷。
同樣的道理，業(yè)主委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行招標(biāo)，看重的是其豐富的法律法規(guī)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)將政策法規(guī)融會(huì)貫通地應(yīng)用到每個(gè)具體招標(biāo)項(xiàng)目中，為不同業(yè)主提供個(gè)性化服務(wù)，而不是所有招標(biāo)項(xiàng)目不分服務(wù)對(duì)象與客觀實(shí)際，生搬硬套各類行政法律法規(guī)走過程。
而上述案例中，從工程項(xiàng)目招標(biāo)工作開展之初商定招標(biāo)方案時(shí)，B代理機(jī)構(gòu)就應(yīng)充分地分析項(xiàng)目特點(diǎn)，并立足于項(xiàng)目特點(diǎn)向業(yè)主提出合理化建議；針對(duì)項(xiàng)目特點(diǎn)，注意溝通方式方法，要耐心解釋自己的觀點(diǎn)，在業(yè)主提出不同意見時(shí)，應(yīng)進(jìn)一步闡明自身提出建議的原因，并堅(jiān)持自己的主張。
①要客觀分析，提出合理化建議。在商定資格審查方式時(shí)，很多業(yè)主都喜歡采用資格預(yù)審的方法，似乎覺得這樣顯得項(xiàng)目過程較為“正式”?？墒?，如果招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)能夠?qū)?xiàng)目情況進(jìn)行客觀分析，向業(yè)主說明該項(xiàng)目“實(shí)施地點(diǎn)偏僻、工程利潤不大”，并說明可能出現(xiàn)的后果（預(yù)計(jì)報(bào)名投標(biāo)單位數(shù)量不會(huì)太多），再向業(yè)主建議應(yīng)采用資格后審，這樣有助于降低招投標(biāo)成本，既增強(qiáng)競爭力，又滿足業(yè)主的需求。如此操作后，業(yè)主應(yīng)該會(huì)比較容易接受招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的建議。
?、谀托慕忉尯蜕埔馓嵝?。在商定資質(zhì)要求的環(huán)節(jié)，招標(biāo)人A單位因重視項(xiàng)目而盲目采用了大而全的方式，將資質(zhì)等級(jí)設(shè)定得過高。作為專業(yè)的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，首先要理解業(yè)主對(duì)項(xiàng)目重視的心情，但不要盲從于業(yè)主這種大而全的資質(zhì)設(shè)定，否則可能排斥潛在投標(biāo)人，并有違法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定。而且如果工程難度要求不高，一般資質(zhì)等級(jí)的施工單位就可以滿足要求。因?yàn)橘Y質(zhì)等級(jí)高的投標(biāo)單位，并不一定非?？粗剡@樣的項(xiàng)目（該項(xiàng)目投資金額僅2500萬元），即使參加投標(biāo)，也可能將項(xiàng)目轉(zhuǎn)給下屬單位完成，根本達(dá)不到業(yè)主最初期望的高資質(zhì)、高質(zhì)量。因此，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)如果僅是因?yàn)閾?dān)心與業(yè)主爭執(zhí)有可能失去委托而沒有盡到提醒的責(zé)任，就可能會(huì)因?yàn)樯鲜黾僭O(shè)的出現(xiàn)而導(dǎo)致整個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目失敗。如果這樣即使是前期各方面服務(wù)都做得很好，僅僅這一項(xiàng)差錯(cuò)，就可能使所有的良好服務(wù)都付諸東流。
?、圩⒁鉁贤ǚ绞椒椒?。在招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)向業(yè)主提出合理化建議時(shí)，需要講究方式方法。在說服業(yè)主的過程中，如果雙方溝通的方法不對(duì)，不僅不能使業(yè)主信服，反而容易形成一種爭論的局面。這就需要招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)從業(yè)人員在平時(shí)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升職業(yè)素質(zhì)與修養(yǎng)。如若能在雙方的溝通過程中方法得當(dāng)、有理有據(jù)，告訴業(yè)主“為什么可以這樣做、為什么不能那樣做，依據(jù)的法律條文是什么”等等，就會(huì)令業(yè)主感覺到招標(biāo)是一種嚴(yán)肅的、受招標(biāo)投標(biāo)相關(guān)法律約束的行為，而招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的說法、做法也是具有權(quán)威性的，這樣就會(huì)令業(yè)主單位比較信服和信賴。
二、把握法律法規(guī)尺度，為參與各方提供專業(yè)化服務(wù)。
招標(biāo)采購代理機(jī)構(gòu)作為中介機(jī)構(gòu)，其所服務(wù)的對(duì)象，不僅是有業(yè)主，還要面對(duì)每一家投標(biāo)單位。
客觀地說，部分投標(biāo)單位的確對(duì)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)有所敬畏，但這種“敬畏”是基于招投標(biāo)法律法規(guī)指導(dǎo)下的、嚴(yán)肅的招投標(biāo)活動(dòng)，而非針對(duì)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的某個(gè)人。招投標(biāo)工作是需要招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)和投標(biāo)人共同經(jīng)營的一個(gè)過程，缺少任何一方的配合，都不能順利進(jìn)行。在這個(gè)過程中，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)起到的是聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)的作用。
?、俳ㄗh先定范圍，再發(fā)文件。上述資料中，B代理機(jī)構(gòu)應(yīng)該建議A單位在確定好招標(biāo)范圍之后，再對(duì)外發(fā)布招標(biāo)文件，這樣不僅可以最大限度地選擇適合的投標(biāo)單位，也可以使投標(biāo)人減少修改工作量，確保招標(biāo)項(xiàng)目順利進(jìn)行。
?、谝托募?xì)致，完善細(xì)節(jié)。招標(biāo)過程中還有一些細(xì)節(jié)性的工作，現(xiàn)行法律法規(guī)中并沒有規(guī)定招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)必須去做。比如上述資料中提到的提醒投標(biāo)人及時(shí)繳納投標(biāo)保證金、開標(biāo)時(shí)攜帶法人代表授權(quán)書等工作。這對(duì)于招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)從業(yè)人員來說，只不過是舉手之勞的小事，但是對(duì)于投標(biāo)人，特別是一些初次參與投招投標(biāo)工作的投標(biāo)人而言，就很有可能成為決定其投標(biāo)成敗的關(guān)鍵因素。對(duì)于這一點(diǎn)，在實(shí)際工作中也應(yīng)注意，這也從側(cè)面反映出一家招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的工作是否耐心細(xì)致。要知道，在某些時(shí)候，這個(gè)項(xiàng)目的投標(biāo)人可能會(huì)成為下個(gè)項(xiàng)目的招標(biāo)人，在無形中還可以為招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)帶來潛在客戶。
?、蹆?yōu)質(zhì)品牌服務(wù)，貴在細(xì)致入微。隨著招標(biāo)市場的不斷完善，在未來的競爭中，價(jià)格和招標(biāo)文件技術(shù)含量的差別正在逐步縮小，影響招標(biāo)人選擇招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的因素，除了公司擁有相應(yīng)的資質(zhì)和業(yè)績外，關(guān)鍵還是在于在既往項(xiàng)目中所提供的優(yōu)質(zhì)高效的品牌服務(wù)及良好的口碑。這種品牌及口碑，來自于平日工作中的細(xì)致入微和一點(diǎn)一滴的積累，這種積累來自招標(biāo)采購工作的不斷創(chuàng)新、不斷完善，注重微小細(xì)節(jié)的改進(jìn)，也是來自招標(biāo)人、投標(biāo)人等社會(huì)方方面面對(duì)招標(biāo)采購工作的認(rèn)可，有道是：與人方便，與己方便--一個(gè)善意的提醒，為對(duì)方解決了一個(gè)潛在的問題，看似不經(jīng)意的細(xì)節(jié)，卻是招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)服務(wù)成敗的關(guān)鍵所在。
來源：政府采購信息網(wǎng) 作者：張芊
