醫(yī)學(xué)裝備是現(xiàn)代醫(yī)療機(jī)構(gòu)開展醫(yī)療、教學(xué)、科研、應(yīng)急救援等活動的物質(zhì)基礎(chǔ)，也是提高醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量的重要硬件支撐；醫(yī)學(xué)裝備管理的信息化是醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)發(fā)展的必然趨勢，貫穿于醫(yī)院管理的全生命周期，其中采購是醫(yī)學(xué)裝備管理工作的首要環(huán)節(jié)。由于醫(yī)學(xué)裝備采購工作法規(guī)政策性強(qiáng)，涉及部門多，程序較復(fù)雜，且周期較長，各個環(huán)節(jié)的審計監(jiān)督是一項復(fù)雜的工程，監(jiān)管不到位可能存在采購風(fēng)險和違規(guī)操作。因此，構(gòu)建醫(yī)學(xué)裝備“采購+審計”綜合管理系統(tǒng)，提高醫(yī)學(xué)裝備采購和審計監(jiān)督的信息化水平具有重要意義，是保證采購工作依法合規(guī)、提高管理效率和節(jié)約管理成本的必要保證。
據(jù)統(tǒng)計，目前醫(yī)院的藥品試劑和儀器設(shè)備、醫(yī)用耗材、手術(shù)器械等醫(yī)學(xué)裝備的年采購支出約占醫(yī)院年總支出的65%左右，其中醫(yī)學(xué)裝備所占的比重逐年上升。醫(yī)學(xué)裝備的采購與審計監(jiān)管是醫(yī)院管理中的重點(diǎn)，雖然采購與審計制度已經(jīng)較為完善，但在實施過程中仍存在一些問題。
一是采購流程復(fù)雜，效率低。采購流程涉及醫(yī)務(wù)部門、醫(yī)學(xué)工程科、財務(wù)部門和臨床使用科室等部門，具有涉及部門多、工作流程復(fù)雜、工作量大等特點(diǎn)，對采購時效性要求較高的項目造成了一定困難。各環(huán)節(jié)的質(zhì)量不容易控制，也是導(dǎo)致采購工作效率較低的客觀因素。
二是信息化手段滯后。采購過程的信息化手段普遍滯后，使用了大量紙質(zhì)資料，如各科室上報的申請表單、項目招標(biāo)文件、投標(biāo)商資質(zhì)、彩頁、投標(biāo)書等。紙質(zhì)文件數(shù)量多、類型多樣不利于采購文件的歸檔儲存，對檔案管理的要求越來越高。
三是審計監(jiān)管的能力較弱。目前的審計監(jiān)管仍然停留在事后監(jiān)督，對于部分違規(guī)行為無法及時發(fā)現(xiàn)和處理。同時，由于目前監(jiān)管人員一般是通過抽查檔案資料進(jìn)行檢查，往往無法對整個過程進(jìn)行系統(tǒng)性檢查，對于關(guān)聯(lián)性材料難以進(jìn)行統(tǒng)計分析，導(dǎo)致監(jiān)管能力較弱，無法適應(yīng)新形勢下的監(jiān)督管理要求。
模塊構(gòu)建
醫(yī)學(xué)裝備采購與審計監(jiān)督管理系統(tǒng)是一套基于局域網(wǎng)絡(luò)的信息化管理系統(tǒng)，可以對采購全過程進(jìn)行無紙化操作，自動保存過程記錄，優(yōu)化了采購流程，具有專家?guī)旌凸?yīng)商庫管理功能。本系統(tǒng)具有審計監(jiān)督以及風(fēng)險管理的功能，可以控制和防范圍標(biāo)、串標(biāo)以及惡意競標(biāo)事件的發(fā)生，提高了物資裝備采購的合理性和規(guī)范性，降低了采購風(fēng)險。
系統(tǒng)基于C/S網(wǎng)絡(luò)體系，即采用客戶機(jī)/服務(wù)機(jī)體系，使用Windows XP以上操作系統(tǒng)作為開發(fā)平臺，使用SQL Server 2005作為數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，采用PowerBuilder 9作為開發(fā)語言。
醫(yī)學(xué)裝備采購與審計監(jiān)督的綜合管理，包括專家?guī)?、供?yīng)商庫的動態(tài)管理，支持多種評標(biāo)方法的現(xiàn)場評審，含有審計與風(fēng)險管理功能，具體由5個模塊組成，分別為：計劃申報與管理模塊，專家?guī)旃芾砟K，供應(yīng)商庫管理模塊，采購評審管理模塊，審計與監(jiān)督模塊。
計劃申報與管理模塊
實現(xiàn)各臨床科室網(wǎng)上申報裝備采購計劃，支持醫(yī)院設(shè)備委員會、辦公會成員網(wǎng)上評審、投票并自動生成結(jié)果，形成年度采購計劃。
專家?guī)旃芾砟K
通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為專家信息建庫，利用交互系統(tǒng)進(jìn)行管理，實現(xiàn)專家基礎(chǔ)信息錄入及專家的動態(tài)管理，根據(jù)專家擅長領(lǐng)域進(jìn)行適當(dāng)整理，并可實現(xiàn)在某一領(lǐng)域內(nèi)評標(biāo)專家隨機(jī)抽取。專家入庫前應(yīng)通過申請、資格認(rèn)定、入庫培訓(xùn)、審批、備案以及定期培訓(xùn)考核等程序，提高了專家團(tuán)隊的整體素質(zhì)。當(dāng)專家?guī)旎鶖?shù)較大時，可以對專家進(jìn)行分類管理。
供應(yīng)商庫管理模塊
通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為供應(yīng)商信息建庫，利用交互系統(tǒng)進(jìn)行管理，實現(xiàn)供應(yīng)商基礎(chǔ)信息錄入及供應(yīng)商動態(tài)管理，自動推送招標(biāo)信息，接受處理供應(yīng)商投標(biāo)請求，預(yù)審其公司資質(zhì)、財務(wù)狀態(tài)、信用度等，提高了供應(yīng)商質(zhì)量。
采購評審管理模塊
包括分析價格評審模塊、技術(shù)與商務(wù)評審模塊，有評審專家現(xiàn)場打分、得分統(tǒng)計、排序等計算功能。首先在系統(tǒng)內(nèi)部存入相關(guān)程序以便隨時調(diào)用。在系統(tǒng)應(yīng)用過程中，將相應(yīng)權(quán)限與使用者匹配，評審時可以根據(jù)項目類型選擇最低價法、性價比法或綜合評分法等評審方法。例如，采用綜合評分法評標(biāo)時，滿分100分，分價格、技術(shù)、商務(wù)等3個方面進(jìn)行評審，評標(biāo)專家現(xiàn)場打分后，及時統(tǒng)計出分項得分、總得分、平均分、排名、排序情況，可推薦候選中標(biāo)方。該系統(tǒng)還可以設(shè)置不同限制條件，當(dāng)符合廢標(biāo)條件時，會自動進(jìn)行操作提示。
審計監(jiān)督模塊
具備一定的數(shù)據(jù)存儲能力，實現(xiàn)各項目采購過程歷史數(shù)據(jù)的查詢和統(tǒng)計。可以分為審計模塊和采購風(fēng)險管理模塊。審計模塊由醫(yī)院審計部門登錄進(jìn)行監(jiān)管，查找是否有隨意變更采購計劃、超預(yù)算采購、不合理中標(biāo)等情況，并可提出審計意見。采購風(fēng)險管理模塊可以由采購管理部門登記查詢，通過對歷史數(shù)據(jù)的查詢與分析，按照項目名稱、類型、供應(yīng)商、使用部門等展開查詢與統(tǒng)計。同時，實現(xiàn)對多家供應(yīng)商的關(guān)聯(lián)性分析，如通過對法人、股東組成、管理人等情況進(jìn)行分析，可以查找關(guān)聯(lián)供應(yīng)商，分析有無可能存在圍標(biāo)、串標(biāo)或惡意競標(biāo)等情況。
工作流程
常規(guī)采購流程復(fù)雜繁瑣，實現(xiàn)采購信息化、自動化可以及時準(zhǔn)確的對采購流程進(jìn)行跟蹤，極大程度地提高了工作效率。
醫(yī)學(xué)裝備采購綜合管理系統(tǒng)下的采購工作操作流程如下:首先，采購需求部門經(jīng)過征求科室中心組成員意見后提出參數(shù)需求，參數(shù)需求由采購部門匯總并交相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜艺撟C后加以完善。其次，制定的招標(biāo)文件應(yīng)經(jīng)過財務(wù)部門、醫(yī)療管理部門審核后進(jìn)行發(fā)布。第三，評審專家的抽取應(yīng)充分考慮隨機(jī)性和專業(yè)性，抽取過程應(yīng)有紀(jì)委或?qū)徲嫴块T的監(jiān)督，并做好抽取記錄。第四，招標(biāo)評審現(xiàn)場的組織是應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注的環(huán)節(jié)。醫(yī)療設(shè)備一般采用綜合評分法進(jìn)行評審，經(jīng)濟(jì)標(biāo)得分直接由廠商開標(biāo)價格計算得出，技術(shù)商務(wù)標(biāo)得分由評審專家獨(dú)立打分，最后綜合兩項得分后進(jìn)行綜合排序，總分最高的為候選中標(biāo)方。應(yīng)現(xiàn)場宣布排名并簽字確認(rèn)，充分做到公開、公平、公正，并可以有效減少廠商質(zhì)疑。最后，應(yīng)注意簽訂合同和招標(biāo)的內(nèi)容一致性以及過程資料的歸檔完整性，便于后續(xù)的內(nèi)部審核和外部的監(jiān)督檢查。
應(yīng)用效果
首先，通過醫(yī)院醫(yī)學(xué)工程科總體協(xié)調(diào)建立起采購管理系統(tǒng)，解決目前采購流程繁瑣，涉及部門廣，工作量大，審計監(jiān)督不到位的問題，進(jìn)一步實現(xiàn)采購的信息化、自動化，更加系統(tǒng)地對整個工作流程進(jìn)行管理和監(jiān)督。
其次，根據(jù)“十三五”發(fā)展規(guī)劃要求，醫(yī)療信息化、高性能醫(yī)療器械和生物醫(yī)藥已被確定為重點(diǎn)突破領(lǐng)域。電子信息的應(yīng)用可以改善書面文件復(fù)雜、占用空間、不利于查詢等工作且不易保存的實際問題，還將在提高采購招標(biāo)效率和質(zhì)量，保障其公平性、合理性等方面發(fā)揮重要作用。
最后，盡管目前各個單位均在積極開發(fā)和引進(jìn)物資采購系統(tǒng)，但是對于審計監(jiān)督方面的設(shè)計缺乏。本系統(tǒng)的特點(diǎn)是立足于全方位、實時開展采購過程的審計監(jiān)督，審計人員通過登錄系統(tǒng)，可以全面掌握采購情況，及時發(fā)現(xiàn)和糾正問題。
前景建議
盡管軟件系統(tǒng)設(shè)備較為完善，但是由于醫(yī)學(xué)裝備種類較為復(fù)雜，需要在實踐應(yīng)用中不斷完善和補(bǔ)充。由于評價標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性、操作人員的主觀性與采購選擇的特殊局限性等原因，提高采購質(zhì)量和規(guī)范化程度不能完全依賴于管理體系。
由于醫(yī)學(xué)裝備采購流程相對復(fù)雜，審計監(jiān)督管理難度大，整個系統(tǒng)運(yùn)作的時間跨度大、涉及面廣，需要在管理和維護(hù)過程中不斷完善配套制度并優(yōu)化操作流程。
醫(yī)學(xué)裝備采購與審計監(jiān)督管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)對醫(yī)學(xué)裝備采購與審計的系統(tǒng)化管理，簡化工作流程，提高工作效率。通過審計和風(fēng)險管理模塊，提高了信息利用率，控制了采購風(fēng)險。通過系統(tǒng)的應(yīng)用使各部門聯(lián)系更加緊密，流程更加清晰，全程掌握醫(yī)學(xué)裝備的采購情況，規(guī)避可能發(fā)生的違規(guī)操作。盡管目前醫(yī)學(xué)裝備管理的信息化水平已經(jīng)有了較大的提升，但還應(yīng)在系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、應(yīng)用模塊的設(shè)計開發(fā)以及后期管理維護(hù)等方面繼續(xù)完善?？傊瑢崿F(xiàn)醫(yī)學(xué)裝備采購與審計監(jiān)督綜合管理的信息化十分必要，是今后醫(yī)學(xué)裝備采購管理發(fā)展的必然趨勢。
來源：政府采購信息網(wǎng) 作者：張和華
