隨著公共資源交易行業(yè)不斷整合與快速發(fā)展，公共資源交易在城市建設(shè)發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。交易文件材料的有效管理則是準(zhǔn)確反映交易全流程是否符合有關(guān)法律法規(guī)的重要歷史憑證，是管理工作中的重要組成部分。然而，公共資源交易檔案制度在我國法律法規(guī)中仍無明確詳細(xì)的規(guī)定，使得交易檔案的整理、立卷、裝訂標(biāo)準(zhǔn)不能有效統(tǒng)一，各相關(guān)單位在此業(yè)務(wù)上方法不一，形態(tài)各異。筆者在實際工作經(jīng)歷了紙質(zhì)檔案向數(shù)字化轉(zhuǎn)換的過程，數(shù)字化檔案向電子化檔案管理的探索，建立健全公共資源交易檔案制度，有利于保護國家和公共資源交易活動當(dāng)事人的利益，保證工程、采購等項目完成的質(zhì)量。
一、電子文件的基本含義
（一）在本行政區(qū)域內(nèi)公共資源交易活動中產(chǎn)生的，具有保存價值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計的一般方法。
（二）術(shù)語的定義：電子文件，指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體，依靠計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。具有真實性、完整性，安全性和有效性等特征。
二、電子文件的歸檔要求
（一）電子文件的收集按照“誰代理，誰立卷，誰移交”的管理模式，項目代理主體負(fù)責(zé)電子文件原始記錄材料的收集、整理，立卷和移交工作，保證電子文件的各種性能完好。
（二）紙質(zhì)文件處理
1.紙質(zhì)文件掃描加工，將紙質(zhì)文件掃描轉(zhuǎn)化為標(biāo)準(zhǔn)格式的電子數(shù)據(jù)，保證掃描文件的高質(zhì)量、高清晰度，通過專業(yè)的數(shù)字圖像處理軟件對圖像進行糾偏和去黑等技術(shù)手段處理，做到圖像清晰、頁面完整、色彩還原逼真，能夠達到國家檔案數(shù)字化有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。
2.紙質(zhì)文件數(shù)字化期間，確保紙質(zhì)文件原件的無損傷、無損毀、無丟失和無泄密等安全保密工作。
3.（1）相關(guān)圖像處理標(biāo)準(zhǔn)：①圖像分辨率：以dpi為單位，300dpi及以上。②圖像顏色：按照原件顏色確定黑白或彩色。③圖像格式：PDF格式。④壓縮方式：PDF。
⑵掃描加工要求：①采用檔案數(shù)字化設(shè)備。②掃描時，應(yīng)根據(jù)紙張質(zhì)地、底色、薄厚度等客觀因素，設(shè)置最佳的掃描明暗度、對比度設(shè)置，確保原始掃描圖像效果與原件吻合一致。③掃描過程中，盡量保證紙張擺放端正，確保原始掃描圖像無歪斜缺陷，減少后期完善處理可能導(dǎo)致的圖像失真現(xiàn)象。
4.掃描圖像處理要求：掃描后的原始圖像需要進行優(yōu)化處理，使得成品圖像清晰、端正。根據(jù)文件材料掃描后的具體情況，要進行如下圖像處理。①圖像歪斜，采用自動或手動糾偏功能，調(diào)整圖像角度。圖像偏斜度不超過2度，對方向不正確的圖像應(yīng)進行旋轉(zhuǎn)還原方法，以確保符合閱覽習(xí)慣。②圖像臟點、臟斑，圖像頁面中出現(xiàn)影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，例如黑點、黑線、黑框、黑邊等現(xiàn)象時，應(yīng)進行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循保持文件材料原貌的原則。為節(jié)省存儲空間，應(yīng)對圖像進行裁邊處理，去除多余白邊。
5.檔案條目著錄要求：①應(yīng)當(dāng)認(rèn)真錄入條目信息，確保檔案目錄內(nèi)容及頁碼與實際內(nèi)容完全一致。②對一些重要的目錄及字跡不清楚的目錄應(yīng)當(dāng)認(rèn)真做好對檢作業(yè)。
三、電子文件的管理
（一）電子文件在形成過程中，應(yīng)當(dāng)具備國家法律法規(guī)規(guī)定的原件形式。能夠有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容，并可以隨時調(diào)取查用的電子文件，視為符合法律、法規(guī)要求的書面形式。除法律、法規(guī)規(guī)定不適用的情況外，經(jīng)第三方認(rèn)證的可靠的電子簽名與手寫簽名或蓋章具有同等的法律效力。
(二)公共資源交易電子交易系統(tǒng)、電子服務(wù)系統(tǒng)、專家管理系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，必須符合國家信息安全等級保護標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)采取穩(wěn)妥的身份識別、權(quán)限控制、防計算機病毒、防木馬及防攻擊等技術(shù)措施，以確保電子文件的真實性、完整性、安全性和可識別性。各系統(tǒng)要對元數(shù)據(jù)捕獲節(jié)點與內(nèi)容進行規(guī)劃，將應(yīng)由系統(tǒng)捕獲的電子文件元數(shù)據(jù)全部形成并捕獲。
（三）對于電子文件的歸檔范圍和保管期限，開標(biāo)、評標(biāo)現(xiàn)場音像資料和電子招標(biāo)投標(biāo)文件材料，應(yīng)當(dāng)刻錄在電子光盤中，保管期限與紙質(zhì)檔案保管期限相同。
（四）電子文件歸檔流程圖，詳情請見下圖
（五）關(guān)于文件材料移交登記表，項目代理主體向項目單位和交易中心移交文件材料時需要認(rèn)真檢查電子光盤內(nèi)容，填寫《電子文件立卷登記表》和《公共資源交易文件材料移交登記表》等材料。
（六）符合調(diào)檔條件的相關(guān)單位在申請檔案調(diào)閱利用時，需要真實、準(zhǔn)確和完整地填寫《項目檔案利用效果登記表》后，經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽批，檔案室方可提供調(diào)檔服務(wù)。
（七）在物理歸檔方式方面，歸檔電子文件的存儲格式按照《歸檔電子文件存儲格式》選擇；歸檔電子文件的載體選用檔案級光盤。不可使用軟磁盤、U盤、存儲卡等作為歸檔電子文件長期保存的載體。收集的圖片、Word、Excel、PPT等電子文件材料，應(yīng)轉(zhuǎn)換為PDF格式后存檔。
四、電子文件的保管
（一）電子文件保管應(yīng)符合下列要求：
1.歸檔載體應(yīng)做防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。
2.歸檔載體應(yīng)裝盒，豎立存放或平放，避免擠壓。
3.歸檔載體應(yīng)遠(yuǎn)離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。
4.歸檔載體的保管環(huán)境溫度選定范圍：光盤17℃-20℃；相對濕度選定范圍：光盤20%-50%。具體要求見DA/T15-1995、DA/T38-2008。
5.歸檔電子文件至少一式四套，一套項目單位保管，一套項目代理機構(gòu)保管，公共資源交易中心保管兩套（其中，一套為電子元數(shù)據(jù)封存保管，一套作為檔案提供調(diào)閱利用）。有條件的單位可增加一套異地封存保管。
（二）電子文件或電子文件離線存儲介質(zhì)自行成起一年內(nèi)，可移交同級國家綜合檔案館。
（三）各電子文件保管單位應(yīng)當(dāng)按照要求，及時配備保管所需要的裝具和硬件設(shè)施，確保電子文件的保管安全。
（四）對于電子文件信息填寫，
電子文件光盤必須裝入專用存儲盒內(nèi)，注明檔號、案卷題名、項目編號、立卷單位、文件容量、刻錄日期及套別。
1.檔號：應(yīng)由檔案室統(tǒng)一填寫。檔號格式：全宗號-檔案類別代碼-電子載體代碼-年度-保管期限代碼-案卷號，項目編號。
2.案卷題名：應(yīng)完整填寫電子光盤內(nèi)存儲的內(nèi)容名稱。
3.項目編號：應(yīng)填寫交易文件的項目編號。
4.立卷單位：應(yīng)填寫項目代理單位全稱。
5.文件容量：應(yīng)填寫電子光盤內(nèi)存儲文件材料的容量總和。
6.刻錄日期：應(yīng)填寫電子光盤內(nèi)存儲文件材料的刻錄時間。
7.套別：指檔案室存儲電子檔案載體的套號，用大寫英文字母A、B、C、D表示。A表示電子元數(shù)據(jù)封存保管，B表示查閱利用，C表示項目單位保管，D表示項目代理機構(gòu)保管。（汪 杰）
（來源：中國政府采購報）
