線上競爭性談判是疫情期間多數(shù)企業(yè)開展競爭性談判的主要方式，但若操作不當，會嚴重影響采購工作的效率和質(zhì)量，存在安全隱患，甚至?xí)o后續(xù)的項目合同簽訂及合同履約帶來麻煩。本文結(jié)合近期的競談工作實踐對如何高效規(guī)范地開展線上競爭性談判進行了探討。
競爭性談判（以下簡稱“競談”）因其競爭充分、方式靈活的特點，在企業(yè)采購中發(fā)揮了重要的作用。競談采購方式與招標采購方式不同之處在于采購方、談判專家、采購中介機構(gòu)需要與應(yīng)答人進行溝通、協(xié)商和談判，可以就采購中的相關(guān)不明確細節(jié)進行詳盡的溝通。新冠肺炎疫情期間，由于受疫情管控的影響，競談工作需要盡量地減少各類人員的近距離接觸，尤其是風(fēng)險較高地區(qū)的人員接觸，因此線上競爭性談判成了疫情期間多數(shù)企業(yè)開展競談的一種重要方式。
采用線上競談可以有效地避免應(yīng)答人與采購人、中介機構(gòu)、評審專家及其他應(yīng)答人的近距離接觸，可以有效控制感染風(fēng)險。但若操作不當，則會影響采購工作效率，導(dǎo)致采購存在質(zhì)量安全隱患，甚至?xí)o后續(xù)的項目合同簽訂及合同履約帶來麻煩。
為了高效規(guī)范地開展線上競談工作，需要從采購文件的編制、應(yīng)答文件的要求、線上談判的過程管控、談判過程記錄等方面進行全面深入地考慮。筆者下面結(jié)合近期的競談工作實際談一下如何高效規(guī)范地開展線上競爭性談判工作。
一、采購文件的要求
采購人發(fā)布采購公告時需要明確，所有的應(yīng)答人均需要提供掃描版的應(yīng)答文件，即應(yīng)答文件除了要滿足采購公告的要求外，還需要提供一份掃描版的電子文件。采購公告中還需要同時明確，應(yīng)答人要對其提供的電子文件負責(zé)，嚴禁弄虛作假，否則將由應(yīng)答人承擔(dān)一切后果。
其中可能存在的問題是應(yīng)答人為了將其中的蓋章版電子表格掃描清晰，往往會選擇高參數(shù)的掃描設(shè)置，從而致使整個電子文件容量偏大，打開或上傳時系統(tǒng)速度偏慢。因此，采購人可以要求應(yīng)答人同時提供WORD版和PDF掃描版的應(yīng)答文件，從而方便評審專家查看。
由于談判過程由傳統(tǒng)的面對面談判變成了網(wǎng)絡(luò)視頻談判，因此采購人應(yīng)在采購文件中詳細介紹開展視頻談判的模式及操作要求，確保談判能及時高效開展。
另外，談判記錄的編制也會發(fā)生重大的變化，與線下面對面談判時的編制方式不同，需要采購人在采購文件中明確談判記錄的記錄方式及雙方確認的方式。
二、應(yīng)答文件的要求
一是應(yīng)答文件要確保格式符合要求。提供的掃描件必須是規(guī)范的紙質(zhì)文檔的掃描件，嚴禁進行圖片編輯，否則后果由應(yīng)答人承擔(dān)。
二是應(yīng)答文件必須確保清晰。尤其是涉及應(yīng)答人審計中的相關(guān)數(shù)據(jù)，要確保通過放大能夠看得清晰。
三是應(yīng)答文件要同時提供掃描版和可編輯版。除了要提供掃描版的應(yīng)答文件外，還需要提供WORD或WPS可編輯版的文檔，并且提供的此類文檔必須有目錄，且目錄是自動生成的，能夠方便查閱者查看。
三、中介機構(gòu)評審硬件、軟件的要求
線上評審與線下評審存在極大的區(qū)別，線上評審時評審專家查看的是電子版的應(yīng)答文件，談判過程采用的是視頻談判交流的方式，因此中介機構(gòu)需要提供開展上述談判的必要硬件和軟件。
首先，各評審專家的電腦硬件須滿足查看應(yīng)答文件軟件的要求。采用線下評審時，各評審專家在電腦上進行的操作主要集中在填寫相關(guān)的閱標記錄及相關(guān)的文檔處理方面，對電腦的配置沒有太嚴格的要求。而采用線上評審時，各評審專家需要查看的是文件容量較大的掃描件格式的文檔，因此需要滿足快速打開、快速查找的硬件要求。
其次，中介機構(gòu)需要準備滿足多個供應(yīng)商共同視頻通話的房間及硬件設(shè)備，需要清晰地將評審室的信息及時準確地傳達到每位應(yīng)答人，同時需要將應(yīng)答人的信息及時準確地傳回評審室。視頻通話的硬件還需要具備錄制視頻的功能，確保將每個應(yīng)答人的細節(jié)全部記錄在案，以備后查。視頻通話需要具備加密功能，確保談判的內(nèi)容不被其他人竊取。由于談判時評審專家組需要與每個應(yīng)答人進行單獨的談判，各應(yīng)答人談判的內(nèi)容、應(yīng)答的信息要求保密，當出現(xiàn)技術(shù)安全問題導(dǎo)致某應(yīng)答人的信息被其他應(yīng)答人竊取時，將容易導(dǎo)致不公正現(xiàn)象。
再者，評審小組的小型內(nèi)網(wǎng)服務(wù)器同樣需要滿足線上談判的要求。傳統(tǒng)的線下談判時，小型內(nèi)網(wǎng)服務(wù)器傳輸?shù)奈募鄶?shù)為容量較小的文件，而線上競談時可能會產(chǎn)生大量的容量較大的線上文檔，當小型內(nèi)網(wǎng)服務(wù)器的傳輸容量不夠、傳輸速度不快時，將會造成工作效率的降低，甚至影響線上競談地順利進行。
四、評審專家的選擇
采用線上操作評審方式，評審專家需要評審的是應(yīng)答人提供的電子版應(yīng)答文件而非紙質(zhì)版應(yīng)答文件，如果應(yīng)答人不熟悉電腦操作，不能熟練快捷地應(yīng)用相關(guān)軟件打開應(yīng)答文件，將會大大地降低評審的工作效率。
例如，在進行不同應(yīng)用程序的切換時，可以采用“ALT+TAB”鍵進行連續(xù)快捷切換，若采用鼠標進行切換，將大大降低工作效率，浪費工作時間。又如，評審環(huán)節(jié)在PDF文檔中查找目的信息時，可以通過目錄查看頁碼，然后直接輸入頁碼來進行目的信息的查找。如果評審專家不熟悉上述操作，將會極大地降低工作效率。
還有一點也需要注意，由于評審時評審專家需要長時間在電腦前進行操作，如果評審專家年齡偏大，甚至眼睛已經(jīng)老花，那么其在長時間的評審過程中將會產(chǎn)生極大不便，甚至可能會引起評審專家的身體不適。
因此進行線上競談評審時，需要優(yōu)先選擇年富力強、熟悉電腦軟硬件的專家來評審。評審專家選擇恰當后，將會極大地提高評審的工作效率，并進一步縮短評審工作時間，減少各應(yīng)答人的等待時間。
五、談判過程記錄的要求
競談采購方式與招標采購方式最大的不同之處在于競談采購可以允許采購人、評審專家與應(yīng)答人進行充分的溝通交流，就采購文件中不明確的細節(jié)進行充分的討論細化，此時需要將談判討論的內(nèi)容落實到紙面上，并且雙方簽字。
線下競談時，可以非常方便地進行雙方簽字的操作，但在線上進行競談時，則需要雙方通過網(wǎng)絡(luò)進行多個來回的確認。
在進行談判記錄的確認時，可以先由應(yīng)答人按照中介機構(gòu)提供的應(yīng)答格式、根據(jù)談判的過程進行編制談判記錄，談判記錄由應(yīng)答人完成初步編制，不建議采用線上過程進行傳輸。初稿編制完成后，可以由評審專家通過視頻方式和途徑進行審核，由于視頻路徑經(jīng)過安全加密，整體來說相對安全。當評審專家對談判記錄審核完畢后，先由應(yīng)答人進行簽字，簽字掃描并對文檔進行安全加密后傳輸至中介機構(gòu)，中介機構(gòu)將文檔打印成紙質(zhì)版后，由評審專家在其上進行簽字確認。待疫情結(jié)束后，可以再要求供應(yīng)商在約定時間內(nèi)對上述談判記錄進行再次蓋章。
六、中介機構(gòu)項目小組的要求
線上競談方式對中介機構(gòu)項目小組提出了更高的要求，傳統(tǒng)的線下評審不需要進行過多的線上視頻、線上文檔傳輸、線上文檔安全處理等操作，而線上評審所有的資料傳送及談判過程都需要全部采用網(wǎng)絡(luò)進行。因此，項目小組必須在原先人員的基礎(chǔ)上增加至少1名熟悉計算機、網(wǎng)絡(luò)等相關(guān)專業(yè)的操作人員，確保在談判過程中能及時有效應(yīng)對和解決可能出現(xiàn)的相關(guān)計算機、網(wǎng)絡(luò)等問題。
另外，為了提高整個項目談判的工作效率，項目小組甚至需要對應(yīng)答人、評審專家進行相關(guān)的培訓(xùn)。針對應(yīng)答人，需要詳細說明線上相關(guān)應(yīng)答文件的處理、提供等具體的要求和操作方式，線上視頻連接的具體操作模式；針對評審專家，需要重點培訓(xùn)如何高效地進行線上應(yīng)答文件的評審，確保既節(jié)省時間，又能準確找到有用信息。
七、建立應(yīng)答溝通平臺
為了方便應(yīng)答人對項目相關(guān)信息的查看或視頻通話，中介機構(gòu)項目組可以建立平臺，將所有應(yīng)答人全部加入，一方面可以通過平臺開展視頻談判，另一方面可以及時發(fā)布公告信息，方便所有人查看。
例如，當需要對項目的某個細節(jié)信息進行澄清時，可以由中介機構(gòu)發(fā)布蓋章版的信息，所有應(yīng)答人能夠全部及時查看，有效避免不公平現(xiàn)象的發(fā)生。又如，當采購人決定采取幾輪報價時，可以在平臺發(fā)布每輪報價具體的截止時間及開始時間。
但需要注意的是，項目組在建立溝通平臺時最好以項目為單元來進行組建，其中應(yīng)答人僅限于對此項目的應(yīng)答人，其他無關(guān)應(yīng)答人嚴禁加入。
若競談采購方式完全采用線上方式來進行，采購人和中介機構(gòu)最需要關(guān)注的是應(yīng)答文件的規(guī)范提交、談判過程的安全開展以及談判記錄的規(guī)范記錄等方面，而上述內(nèi)容的規(guī)范高效開展需要中介機構(gòu)投入必要的人力和物力方能實現(xiàn)。
總之，各采購人在采用線上競談這種方式時需要把握的一個根本原則就是，落實各種措施確保各應(yīng)答人進行了充分、深入、公平的競爭，并對各類記錄進行了規(guī)范的留痕。
作者：劉跟生 張 杰
作者單位：國網(wǎng)山東省電力公司電力科學(xué)研究院
來源：《招標采購管理》
