作者：夏冰
為貫徹落實(shí)《深化政府采購制度改革方案》有關(guān)要求，完善政府采購法律制度，財政部去年再次發(fā)布了《中華人民共和國政府采購法（修訂草案征求意見稿）》（以下簡稱《征求意見稿》），并在網(wǎng)站上公開征求意見。筆者認(rèn)為，《征求意見稿》基本修訂得比較全面，但在檔案管理方面還有一定的完善空間。
一是建議在采購前由檔案專業(yè)人員就文件檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)先提出參與意見。
從字面上看，《征求意見稿》對檔案的規(guī)定只有第五十四條，但實(shí)際上幾乎處處條文都與檔案有關(guān)。例如，單獨(dú)談到有關(guān)合同、工程、電子等名詞的條文都與檔案密切相關(guān)，原因在于這些涉及合同檔案、工程檔案、電子檔案。然而，如果不提前對這些檔案提出一定的要求標(biāo)準(zhǔn)（如是否有封面、目錄、頁數(shù)、雙面等），則呈現(xiàn)的文件很可能缺少這些要件，也不便于工作人員查閱和管理，導(dǎo)致后期很難把控好文檔質(zhì)量。因此，筆者認(rèn)為，文件檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)必須在采購前先提出，否則等企業(yè)投標(biāo)時已難以把控；同時，在這一環(huán)節(jié)應(yīng)有檔案專業(yè)人員的參與意見。
二是建議在驗收環(huán)節(jié)增加檔案管理人員的參與。
目前大部分政府采購活動都強(qiáng)調(diào)“誰采購，誰驗收”，而檔案人員并不直接參與驗收環(huán)節(jié)?？伞墩髑笠庖姼濉返诎耸臈l規(guī)定，“驗收應(yīng)當(dāng)按照政府采購內(nèi)部控制要求組成驗收小組，驗收人員與采購人員應(yīng)當(dāng)分開。對于采購人與使用人、服務(wù)對象分離的采購項目，應(yīng)當(dāng)邀請實(shí)際使用人、服務(wù)對象參與驗收?！辈少徣说膬?nèi)部組成部門不外乎資產(chǎn)管理部門、用戶部門、財務(wù)部門、檔案管理部門等。根據(jù)該條規(guī)定，驗收人員與采購人員應(yīng)當(dāng)分開，那么驗收人員來自哪里？又驗收什么內(nèi)容？
通常來講，采購由資產(chǎn)部門負(fù)責(zé)組織，那么理論上可以吸納財務(wù)部門、紀(jì)檢部門、用戶部門、檔案管理部門的人員參與驗收。但實(shí)際上，因為紀(jì)檢部門一般不參與具體業(yè)務(wù)，財務(wù)部門主要把關(guān)錢是否花得合理、發(fā)票是否真實(shí)等，所以兩者在實(shí)務(wù)操作中直接參與驗收的可能性并不大。這意味著能夠經(jīng)常參與驗收的主要人員還是資產(chǎn)部門和用戶部門。
由于驗收環(huán)節(jié)主要包括驗收實(shí)物是否符合功能要求、型號是否一致、材料是否完善、合格證和保修卡是否齊全、資產(chǎn)是否及時入庫、領(lǐng)用手續(xù)是否完善、資產(chǎn)檔案如何向檔案部門移交等，這些要求實(shí)際上就是檔案管理人員（含資產(chǎn)兼職檔案管理人員）的職責(zé)。此外，檔案管理人員在這方面是專業(yè)的，清楚地知道檔案里缺什么以及如何監(jiān)督，可以確保歸檔文件的質(zhì)量、流轉(zhuǎn)和集中保存。因此，筆者認(rèn)為，從有利于內(nèi)控的角度出發(fā)，驗收小組組成人員還應(yīng)包括檔案部門的檔案管理人員。
三是建議明確提倡電子版單套制。
在《征求意見稿》中提到電子一詞最多的是第五十五條，即國家鼓勵利用數(shù)據(jù)電文形式和電子信息網(wǎng)絡(luò)開展政府采購活動，推動交易流程、公共服務(wù)、監(jiān)督管理的透明化、規(guī)范化和智能化，推進(jìn)電子證照應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)政府采購信息資源與其他公共服務(wù)平臺互聯(lián)共享。但其中并未明確如何落實(shí)電子化政府采購文件材料的歸檔辦法。對此，筆者認(rèn)為，可以明確提倡電子版單套制，即由電子設(shè)備生成的源生電子文件，只保存電子版，而不再生成和保存紙質(zhì)版，隨辦隨歸檔。這是因為很多投標(biāo)文件都需要打印、簽字、蓋章、郵寄，一旦出錯又要重新來一遍流程，導(dǎo)致效率低下。電子版不僅可以提高效率，而且還可以帶頭引導(dǎo)所涉及的行業(yè)、單位節(jié)約用紙。
四是建議在采購?fù)瓿珊笥蓹n案部門集中保存，并制定采購檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。
《征求意見稿》涉及采購檔案管理的主要是第五十四條，即要求采購人、采購代理機(jī)構(gòu)對政府采購項目每項采購活動的文件資料應(yīng)當(dāng)妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。文件資料自采購結(jié)束之日起至少保存十五年。文件資料包括采購活動記錄、采購估算價值、采購文件、競標(biāo)文件、評審標(biāo)準(zhǔn)、評審報告、定標(biāo)文件、政府采購合同、驗收證明、質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理決定及其他有關(guān)文件、資料。從內(nèi)容上看，該條款對采購檔案管理的規(guī)定較為簡略，對采購項目檔案如何分類、歸檔范圍、保管期限等并沒有具體規(guī)定。
筆者認(rèn)為，由專業(yè)的人做專業(yè)的事，在采購?fù)瓿珊髴?yīng)由檔案部門集中保存，并制定采購檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。具體來說，可以組織相關(guān)專業(yè)人員制定采購項目檔案分類管理辦法、歸檔文件范圍和保管期限表等，將其作為附件或發(fā)單行本，或者可以簡化為三合一的形式，將電子文件、數(shù)據(jù)歸檔納入其中，便于理解和操作。（作者單位：中國電子信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展研究院）
來源：中國政府采購報
