本文介紹了建設(shè)單位招標(biāo)管理工作在工程項目管理中的重要性，從重視前期招標(biāo)準(zhǔn)備、確保招標(biāo)的合規(guī)性、編制高質(zhì)量的招標(biāo)文件、有效組建評標(biāo)委員會等幾方面分析了建設(shè)單位提高招標(biāo)管理工作質(zhì)量的若干措施，具有一定的實操性，可供建設(shè)單位項目管理人員借鑒。
一、引言
建設(shè)單位指建筑工程項目的直接投資者，往往也是建筑工程項目的后期使用者、運營者，其管理工作有持續(xù)時間長、管理頭緒多、工作量大的特點，處于整個項目管理的核心地位。建設(shè)單位管理工作的優(yōu)劣直接影響工程項目的最終效益，是一種全過程、全方位的管理。按其管理工作對象性質(zhì)分，可分為可研決策管理、設(shè)計管理、監(jiān)理管理、施工管理、招標(biāo)管理、造價管理、財務(wù)管理和生產(chǎn)運營管理等。
招標(biāo)管理為其他管理工作選擇了優(yōu)質(zhì)的承辦商，基本確定了項目建設(shè)各階段的成本、進度、質(zhì)量要求，起到了承上啟下的作用，應(yīng)予以重視。招標(biāo)管理工作涉及專業(yè)范圍廣，要求工作人員具備豐富的招標(biāo)管理經(jīng)驗，一旦產(chǎn)生失誤，由于項目的一次性特點將造成難以挽回的損失。本文通過跟蹤多個建設(shè)工程項目從決策、招投標(biāo)、施工、驗收到使用階段的實際情況，梳理招標(biāo)后出現(xiàn)的問題，并追溯與招標(biāo)工作的關(guān)聯(lián)性，總結(jié)經(jīng)驗，供廣大建設(shè)單位管理人員借鑒。
二、重視前期招標(biāo)準(zhǔn)備工作
1.組建招標(biāo)工作小組
“人”是管理工作第一要素，是工程項目管理中最關(guān)鍵、最主要的要素，在招標(biāo)管理工作中也不例外。較多建設(shè)單位采用委托招標(biāo)代理機構(gòu)完成招標(biāo)工作的做法，主要是考慮招標(biāo)代理機構(gòu)在招投標(biāo)方面的專業(yè)性，避免程序出現(xiàn)大的問題，減少工作量，提高工作效率，但絕不能忽視自身招標(biāo)小組的組建。組建自己的招標(biāo)工作小組，可以避免大的有損自身利益的工作失誤發(fā)生，同時履行監(jiān)督招投標(biāo)代理機構(gòu)的職責(zé)。
組建時，建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)項目特點、企業(yè)組織構(gòu)架確定招標(biāo)工作小組構(gòu)架形式。對于經(jīng)常進行建筑工程招標(biāo)的建設(shè)單位，如房地產(chǎn)開發(fā)公司，可以成立專門的招標(biāo)管理部門，一般以經(jīng)營部、招標(biāo)部命名，優(yōu)點是部門人員固定、專業(yè)經(jīng)驗豐富、職責(zé)專一、辦事效率高。對于一般建設(shè)單位，如某些廠礦企業(yè)，很多年才建設(shè)一個項目，就沒有必要設(shè)立專門、長期的招標(biāo)部門，但也應(yīng)該組建階段性的招標(biāo)工作小組。在項目策劃階段成立，竣工驗收后解散。小組成員至少應(yīng)包括決策人員、技術(shù)人員、造價人員及有一定招標(biāo)經(jīng)驗的管理人員。建設(shè)單位原人員不能滿足專業(yè)要求的，可以采取臨聘方式，完善小組人員構(gòu)成，不能以招標(biāo)代理機構(gòu)人員替代。
2.完成招標(biāo)策劃工作
招標(biāo)策劃是在招標(biāo)工作小組成立后，在對項目特點、招標(biāo)條件、招標(biāo)內(nèi)容深入研究基礎(chǔ)上，對項目招標(biāo)工作進行的整體部署，包括建立相關(guān)招標(biāo)制度、分解招標(biāo)任務(wù)、確定發(fā)承包模式、劃定招標(biāo)范圍和標(biāo)段、制定招標(biāo)進度計劃等工作。
首先應(yīng)根據(jù)自身管理模式和項目特點，制定招標(biāo)相關(guān)管理制度，包括但不限于招標(biāo)審批制度、招標(biāo)文件編制制度、招標(biāo)公告發(fā)布制度、投標(biāo)人審查制度、中標(biāo)結(jié)果公示制度、招投標(biāo)監(jiān)督制度、履約管理制度等。
根據(jù)項目建設(shè)目標(biāo)，確定項目招標(biāo)總?cè)蝿?wù)，并進行任務(wù)分解。實際操作中，建設(shè)單位可以按項目階段梳理需要招標(biāo)的任務(wù)項，進行逐項羅列，再按招標(biāo)管理對象進行檢查，做到任務(wù)分解不漏項。在質(zhì)量檢測服務(wù)和文物普探、考古調(diào)查等方面容易漏項，應(yīng)予以重視。
對于施工招標(biāo)任務(wù)應(yīng)注意確定承包模式，由于發(fā)承包模式確定錯誤而在后期調(diào)整的情況雖不常見，但對項目建設(shè)目標(biāo)的影響程度十分巨大。如某訓(xùn)練基地項目工期較緊，建設(shè)單位管理人員不足，招標(biāo)開始采用了EPC工程總承包模式招標(biāo)，由于沒有經(jīng)驗，項目目標(biāo)設(shè)置不嚴(yán)格、不合理，導(dǎo)致后期發(fā)現(xiàn)很多風(fēng)險無法控制，后雖調(diào)整為施工總承包模式，但耽誤了項目進度，也沒有控制好成本。
任務(wù)分解后，對每個招標(biāo)任務(wù)應(yīng)進行范圍確定和標(biāo)段劃分。招標(biāo)范圍應(yīng)達到所有承包商工作，覆蓋整個項目任務(wù)要求，既要避免缺失遺漏，又要避免交叉重疊。標(biāo)段劃分主要考慮項目性質(zhì)、項目工作量、投標(biāo)人能力和項目管理劃分慣例。
招標(biāo)進度計劃要滿足整個項目決策階段確定的整體進度計劃，滿足項目設(shè)計、監(jiān)理、施工、貨物設(shè)備采購的需要，并預(yù)留簽訂合同和前期準(zhǔn)備的時間。每項招標(biāo)任務(wù)進度計劃應(yīng)制定出其典型工作時間節(jié)點，如報審、招標(biāo)公告、招標(biāo)文件編制完成、投標(biāo)截止日、簽訂合同截止日等。計劃審批、修訂后作為招標(biāo)進度計劃嚴(yán)格執(zhí)行。
三、確保招標(biāo)工作的合規(guī)性
建設(shè)單位在招標(biāo)管理中要注意招標(biāo)工作的合規(guī)性、合法性。招投標(biāo)工作是一項程序性很強的工作，建設(shè)單位招標(biāo)前要完成相應(yīng)的報審工作，包括向自己上級主管部門、規(guī)劃部門、政府招投標(biāo)管理部門報審的工作。某單位由于沒有及時完成報審工作就開始項目擴建，在已進入投標(biāo)文件遞交階段時，被告知由于環(huán)保、整體規(guī)劃、集團經(jīng)營策略調(diào)整等問題，項目不予批準(zhǔn)實施，給自身和投標(biāo)單位帶來了不可挽回的經(jīng)濟損失。建設(shè)單位一定要遵守招投標(biāo)相關(guān)法律法規(guī)、招投標(biāo)管理部門要求，按程序逐步完成項目招標(biāo)工作，確保招標(biāo)工作的合規(guī)性、合法性。
四、編制高質(zhì)量的招標(biāo)文件
招標(biāo)階段是建設(shè)單位最主動的階段，建設(shè)單位要把控好招標(biāo)文件編制工作，結(jié)合市場供給情況、項目特點、自身要求，把項目目標(biāo)轉(zhuǎn)化體現(xiàn)在招標(biāo)文件要求里，實現(xiàn)對項目成本、進度、質(zhì)量的控制。此階段，要注意充分征詢技術(shù)部門、經(jīng)營部門的意見，發(fā)揮技術(shù)人員的專業(yè)特長。
1.投標(biāo)人須知前附表
投標(biāo)人須知前附表是招標(biāo)文件的重要組成部分，是投標(biāo)人須知正文的提煉和關(guān)鍵性內(nèi)容，并以表格形式體現(xiàn)，容易被投標(biāo)人理解、接受。全面、準(zhǔn)確的投標(biāo)人須知前附表，可以起到減少廢標(biāo)發(fā)生、提升整體投標(biāo)文件質(zhì)量、保證招投標(biāo)工作順利進行的作用，編制時應(yīng)體現(xiàn)以下信息和內(nèi)容：
投標(biāo)人須知前附表要能全面、準(zhǔn)確陳述項目基本信息，包括但不限于項目名稱、項目編號、建設(shè)單位名稱、招標(biāo)代理機構(gòu)名稱、招標(biāo)范圍、質(zhì)量、工期、最高限價等；前附表內(nèi)容應(yīng)覆蓋招投標(biāo)過程所有關(guān)鍵時間節(jié)點及相關(guān)要求，包括但不限于踏勘時間及地點、答疑時間及地點、投標(biāo)遞交截止時間和地點、開標(biāo)時間和地點、投標(biāo)保證金提交要求以及其他必要的投標(biāo)要求；還需注意保證以上信息在整個招標(biāo)文件表述上前后一致，避免混淆和誤解。
2.合同條款及格式
建設(shè)單位往往對招標(biāo)文件的合同條款及格式章節(jié)編制內(nèi)容不太重視，或由于時間問題，合同條款內(nèi)容達不到正式簽訂合同要求，寄希望在確定中標(biāo)單位后再洽商具體條款。實際上很多項目在簽訂合同時由于招標(biāo)文件沒有具體要求，雙方就很多條款不能達成一致意見，無標(biāo)準(zhǔn)可循，導(dǎo)致合同簽訂一拖再拖。如某辦公樓項目在主體完工時才簽訂合同，對建設(shè)單位的管理帶來較大的阻礙和困惑，自身利益無法得到有效保障。鑒于此，建設(shè)單位在編制招標(biāo)文件時就應(yīng)仔細(xì)編制合同條款內(nèi)容，爭取最大利益，此時合同條款作為投標(biāo)單位必須響應(yīng)的條件必須無條件接受，避免了后期扯皮問題。
3.投標(biāo)文件格式
編制投標(biāo)文件格式的意義主要是規(guī)范投標(biāo)文件，包括內(nèi)容和表現(xiàn)形式，投標(biāo)人必須以投標(biāo)文件格式為范本編制自己的投標(biāo)文件，有效避免疏漏錯誤。投標(biāo)文件格式內(nèi)容要完整、詳細(xì)，能覆蓋招標(biāo)資格、商務(wù)、技術(shù)內(nèi)容，注意對建設(shè)單位關(guān)注的問題和要求一定要有具體體現(xiàn)。內(nèi)容順序要與評標(biāo)工作程序一致，與評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對應(yīng)，有利于評標(biāo)工作質(zhì)量和效率。
4.評標(biāo)辦法
評標(biāo)辦法和標(biāo)準(zhǔn)是評標(biāo)委員會評審?fù)稑?biāo)文件的唯一標(biāo)準(zhǔn)，其科學(xué)性與合理性直接關(guān)系到招標(biāo)的成敗，關(guān)系到能否選擇到最優(yōu)中標(biāo)人。應(yīng)針對項目特點和建設(shè)單位要求編制，要科學(xué)、合理、具備可操作性。編制時，按招標(biāo)對象性質(zhì)區(qū)分為施工類、技術(shù)服務(wù)類和貨物設(shè)備類。
（1）施工類應(yīng)再區(qū)分為較小規(guī)模工程、一般技術(shù)要求工程和特殊技術(shù)要求工程，特殊技術(shù)要求工程，主要指大跨度、超高層、涉及新工藝、新技術(shù)或者時間進度要求緊、質(zhì)量要求高于常規(guī)的項目。建筑工程施工類最常用的評標(biāo)方法是經(jīng)評審的最低投標(biāo)價法和綜合評估法。
經(jīng)評審的最低投標(biāo)價法適用于技術(shù)含量低、規(guī)模小的工程。評分唯一標(biāo)準(zhǔn)是投標(biāo)報價。注意的問題是在招標(biāo)文件資格要求上要嚴(yán)謹(jǐn)，從企業(yè)資質(zhì)、類似工程經(jīng)驗、項目經(jīng)理資質(zhì)、項目經(jīng)理類似管理經(jīng)驗、項目部基本配置上有限制要求。要避免低于成本的惡性競爭，避免低價低質(zhì)、后期高價索賠情況的發(fā)生。
綜合評估法是建筑工程較常使用的評標(biāo)方法，評審時綜合考慮了報價、工期、質(zhì)量、人員配置、技術(shù)方案、業(yè)績、信譽、服務(wù)承諾等因素。編制時應(yīng)根據(jù)項目特點確定評審項目內(nèi)容和賦分權(quán)重。對于一般技術(shù)要求工程，商務(wù)分一般占比60%~70%，技術(shù)分值為30%~40%，技術(shù)標(biāo)評審項可以包括項目部人員配置和施工組織設(shè)計、質(zhì)量保證措施。對于特殊技術(shù)要求工程項目，技術(shù)分值則應(yīng)繼續(xù)加強權(quán)重，技術(shù)標(biāo)還應(yīng)包括特殊技術(shù)施工項專項施工方案、細(xì)化設(shè)計和保證措施。
（2）對于技術(shù)服務(wù)類的招標(biāo)，如監(jiān)理、設(shè)計招標(biāo)，技術(shù)權(quán)重分占主要分值。監(jiān)理類評分列項主要包括企業(yè)、總監(jiān)、項目部組成、監(jiān)理工作方案四部分。企業(yè)評分列項應(yīng)包括企業(yè)資質(zhì)、企業(yè)基本情況、類似工程管理經(jīng)驗；總監(jiān)列項包括資格、職稱、類似工作經(jīng)驗；項目部列項包括人數(shù)、專業(yè)完整性、人員資格、職稱、工作經(jīng)驗等；監(jiān)理工作方案包括監(jiān)理規(guī)劃和監(jiān)理細(xì)則。設(shè)計類招標(biāo)分值列項除企業(yè)、設(shè)計負(fù)責(zé)人、項目部外，則主要體現(xiàn)設(shè)計方案方面的評審要求。
（3）材料設(shè)備類。材料設(shè)備招標(biāo)商務(wù)分占主要分值，對材料的規(guī)格尺寸、數(shù)量、最遲交貨時間是響應(yīng)要求，必須滿足。對于精密設(shè)備、定制設(shè)備，則需要加強技術(shù)參數(shù)評分項。
無論哪種性質(zhì)的招標(biāo)，制定評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和辦法時應(yīng)注意分值設(shè)置的合理性。如某項目最佳價格為2億元，A、B兩家投標(biāo)人報價分別為1.90億元和1.85億元，報價相差不大，但由于扣分區(qū)間設(shè)置不合理，導(dǎo)致報價差7.5分，而B方技術(shù)方案較好，但技術(shù)權(quán)重設(shè)置偏低，導(dǎo)致A方中標(biāo)。主要原因是沒有根據(jù)實際情況進行預(yù)先測算，扣分標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置不當(dāng)，放大了商務(wù)報價的分?jǐn)?shù)差距，使較小的價格差距導(dǎo)致較大的得分差距，造成實質(zhì)上的技商比例失衡。因此一定要進行試算，以避免分值標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置不當(dāng)情況。
5.工程量清單
工程量清單的風(fēng)險由建設(shè)單位承擔(dān)，其編制的好壞直接關(guān)系到建設(shè)單位能否控制好項目造價。工程量清單主要出現(xiàn)的問題有項目漏項、特征描述不準(zhǔn)確、工程量不準(zhǔn)確等。建設(shè)單位要委托專業(yè)造價公司編制，建議至少委托兩家，可以相互核對。建設(shè)單位預(yù)算人員也要核對工程量，各專業(yè)技術(shù)人員則要檢查、核對特征描述工程做法是否正確、是否與施工圖紙、實際一致。需要注意的是，清單編制主要依據(jù)施工圖紙，編制前，建設(shè)單位務(wù)必要組織專業(yè)技術(shù)人員仔細(xì)審圖，這有別于審圖公司審圖，建設(shè)單位主要審施工圖紙設(shè)計深度、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)是否達到要求，避免后期出現(xiàn)較多變更。
五、有效組建評標(biāo)委員會
評標(biāo)委員會由招標(biāo)人組建，若招標(biāo)人委托招標(biāo)代理機構(gòu)組織招標(biāo)的，招標(biāo)代理機構(gòu)可以依法辦理評標(biāo)專家的隨機抽取和通知事宜?？紤]到評標(biāo)委員會組建的重要性，對專家資格、人員專業(yè)構(gòu)成以及專家選擇方式等關(guān)鍵事項由招標(biāo)人確定，畢竟招標(biāo)人才是組建評標(biāo)委員會的法定責(zé)任主體。
評標(biāo)委員會應(yīng)由技術(shù)、經(jīng)濟方面的專家組成，依法必須招標(biāo)項目基本都在國家、省級專家?guī)熘谐槿?。為保證評標(biāo)質(zhì)量，應(yīng)熟悉國家“評標(biāo)專家專業(yè)分類標(biāo)準(zhǔn)”內(nèi)容，抽取時結(jié)合專家分類編碼選擇與具體招標(biāo)項目最為匹配的專業(yè)專家參加，保證后期評審質(zhì)量。專家抽取地域遵循就近的原則。對于存在現(xiàn)有專家?guī)鞜o法滿足要求的情況，建設(shè)單位更要重視把控從庫外聘請專家的工作，不能放手給招投標(biāo)代理機構(gòu)完成。
對于招標(biāo)人代表是否參加評標(biāo)委員會問題，筆者認(rèn)為應(yīng)參加。一是按照《招標(biāo)投標(biāo)法》第37條規(guī)定“依法必須進行招標(biāo)的項目，其評標(biāo)委員會由招標(biāo)人的代表和有關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟等方面的專家組成”，明確要求招標(biāo)人要參加。二是招標(biāo)人代表對項目了解，對自身要求也最為清楚，招標(biāo)人代表可以發(fā)揮這一優(yōu)勢，在不發(fā)表傾向性言論的前提下向評標(biāo)委員會專家介紹項目的基本情況和需要關(guān)注的問題，有利于提高評標(biāo)工作質(zhì)量。
六、其他工作
其他工作包括資料歸檔、招標(biāo)交底、事后管理工作。
招投標(biāo)形成的文件資料應(yīng)及時整理歸檔，包括招標(biāo)策劃文件、招標(biāo)審批文件、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告、定標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等，應(yīng)分類整理，由建設(shè)單位歸檔。其中招標(biāo)決策文件，作為后續(xù)項目結(jié)算、審計的追溯性資料；招標(biāo)審批文件，是招標(biāo)合規(guī)性的關(guān)鍵保證資料；招標(biāo)文件和投標(biāo)文件等作為合同組成部分，是合同簽訂的主要依據(jù)。
招標(biāo)交底是招標(biāo)工作的收尾，主要是向合同管理部門和建設(shè)管理部門交底，如合同部、總師辦、工程部等部門，交底內(nèi)容包括招標(biāo)情況介紹、注意事項強調(diào)、招投標(biāo)文件移交和中標(biāo)單位對接。
招標(biāo)小組人員應(yīng)跟蹤項目至少到竣工驗收階段，總結(jié)工程項目招標(biāo)對項目進度、質(zhì)量、成本、施工管理等帶來的影響。發(fā)現(xiàn)問題，及時反思，做好事后管理工作，總結(jié)招標(biāo)管理經(jīng)驗，提升管理水平。
七、結(jié)語
招標(biāo)管理工作繁瑣、復(fù)雜，專業(yè)性強，需要考慮的因素多，對項目的綜合效益影響較大。建設(shè)單位要做好招標(biāo)管理工作，不斷反思、積極總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，以提高自身管理水平。希望本文對建設(shè)單位從事招標(biāo)管理人員有所幫助。
作者：孫詠華
作者單位：陜西能源職業(yè)技術(shù)學(xué)院建筑與測繪工程學(xué)院
來源：《招標(biāo)采購管理》2023年第10期
