編者按：
重新招標(biāo)失敗轉(zhuǎn)談判采購是企業(yè)采購活動中常采用的采購方式，但是由于企業(yè)管理能力、采購經(jīng)驗、人員水平參差不齊等原因，具體實施過程中不合理、不透明現(xiàn)象時有發(fā)生。本文對近年來招標(biāo)失敗轉(zhuǎn)談判采購工作進行了總結(jié)，圍繞談判的審批、邀請供應(yīng)商、談判方案與談判文件、談判采購實施等重點工作進行了分析，希望為企業(yè)規(guī)范招標(biāo)失敗轉(zhuǎn)談判采購工作提供有益借鑒。
企業(yè)在招標(biāo)采購過程中經(jīng)常會遇到重新招標(biāo)仍然失敗的情況，這時一般會通過談判采購來實現(xiàn)采購需求。如何加強重新招標(biāo)失敗轉(zhuǎn)談判采購實施過程的管理，實現(xiàn)采購工作物有所值、公平高效、陽光規(guī)范、可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)，是企業(yè)采購需要直面的重要課題。本文結(jié)合招標(biāo)、非招標(biāo)采購管理規(guī)范以及筆者多年油氣儲運工程采購工作經(jīng)驗，從四個方面對招標(biāo)失敗轉(zhuǎn)談判采購實施要點展開論述。
一、招標(biāo)失敗轉(zhuǎn)談判采購的審批
根據(jù)《工程建設(shè)項目貨物招標(biāo)投標(biāo)辦法》《工程建設(shè)項目施工招標(biāo)投標(biāo)辦法》等規(guī)定，“重新招標(biāo)后投標(biāo)人仍少于三個，按國家有關(guān)規(guī)定需要履行審批、核準(zhǔn)手續(xù)的依法必須進行招標(biāo)的項目，報項目審批、核準(zhǔn)部門審批、核準(zhǔn)后可以不再進行招標(biāo)”，“其他工程建設(shè)項目，招標(biāo)人可自行決定不再進行招標(biāo)”。招標(biāo)人自行決定的，一般也要經(jīng)過企業(yè)內(nèi)部管理部門的審批。審批的內(nèi)容和重點通常包括以下三個方面。
（一）分析招標(biāo)失敗原因
對于招標(biāo)失敗的項目，采購人應(yīng)組織專家或組建企業(yè)內(nèi)部經(jīng)濟、技術(shù)管理部門人員對招標(biāo)文件是否存在不合理條款進行分析論證。不存在不合理條款的，可采用其他采購方式；存在不合理條款且因此造成招標(biāo)失敗的，應(yīng)修改招標(biāo)文件后重新進行招標(biāo)，否則存在規(guī)避招標(biāo)的嫌疑。
（二）不能明顯降低要求
談判文件中供應(yīng)商資格要求、技術(shù)和商務(wù)實質(zhì)性要求等不受采購方式影響的內(nèi)容，原則上必須與招標(biāo)文件保持一致，采購人不得隨意降低要求。部分采購人在招標(biāo)時對注冊資金、業(yè)績數(shù)量、體系認(rèn)證證書等按高標(biāo)準(zhǔn)要求，造成符合要求的供應(yīng)商不足三家，導(dǎo)致招標(biāo)失敗。在申請轉(zhuǎn)談判采購時，又以加強談判采購競爭性為名降低原招標(biāo)文件中規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，使招標(biāo)過程中評審不合格的供應(yīng)商變成合格供應(yīng)商。這種“招標(biāo)時采用高標(biāo)準(zhǔn)，談判時又降低標(biāo)準(zhǔn)”的方式涉嫌故意造成招標(biāo)失敗，存在極大的審計風(fēng)險，應(yīng)予以規(guī)避。對于某些由于設(shè)計變更或其他原因確實需要降低標(biāo)準(zhǔn)進行采購的項目，招標(biāo)人宜修改招標(biāo)文件后重新進行招標(biāo)，重新招標(biāo)仍失敗的再申請轉(zhuǎn)談判采購。
（三）單一來源采購公示
在重新招標(biāo)報名截止時間僅一家供應(yīng)商報名，或投標(biāo)截止時間供應(yīng)商遞交投標(biāo)文件，或通過初步評審審查合格僅有一家供應(yīng)商的，在申請單一來源采購前，應(yīng)首先進行論證并在政府或企業(yè)網(wǎng)站進行公示，接受社會監(jiān)督。
二、招標(biāo)失敗轉(zhuǎn)談判采購的供應(yīng)商邀請
為了保證競爭性，企業(yè)一般會要求談判采購需要邀請三家及以上的供應(yīng)商。談判采購邀請供應(yīng)商的方式有直接邀請和公告邀請兩種。公告邀請指采購人在公共媒介發(fā)布采購信息，邀請所有愿意參加談判項目的不特定供應(yīng)商。直接邀請指采購人向邀請名單內(nèi)特定供應(yīng)商發(fā)出邀請函，邀請其參加談判。邀請供應(yīng)商的來源一般有以下三類。
（一）參加招標(biāo)活動的投標(biāo)人
重新招標(biāo)失敗轉(zhuǎn)談判采購項目，原則上應(yīng)邀請所有報名參加招標(biāo)活動的供應(yīng)商。供應(yīng)商在招標(biāo)過程中已來函明確表示不再參與采購項目、通過評審被確認(rèn)無法滿足實質(zhì)性要求或存在圍標(biāo)串標(biāo)、弄虛作假、撤銷投標(biāo)、放棄中標(biāo)等失信行為、違法違規(guī)行為的除外。
招標(biāo)人還應(yīng)分析初步評審不合格投標(biāo)人的具體否決原因，屬于投標(biāo)人漏放資料、計算錯誤等原因被否決，經(jīng)投標(biāo)人補充或修改響應(yīng)內(nèi)容后可以滿足要求的，應(yīng)邀請其參與談判。投標(biāo)人有意參與投標(biāo)，因工作失誤、準(zhǔn)備時間不足等原因未能及時投標(biāo)的，采購人也可邀請其參與談判。
（二）企業(yè)供應(yīng)商庫
采購人建立了完善的合格供應(yīng)商庫并定期進行考核評價、動態(tài)管理的，可以依據(jù)考核評價結(jié)果或企業(yè)管理規(guī)定，在供應(yīng)商庫內(nèi)選擇供應(yīng)商。例如中國石油天然氣集團有限公司建立了統(tǒng)一的供應(yīng)商庫，通過物資采購管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)管理，其所屬企業(yè)物資采購需在集團公司供應(yīng)商庫中選擇相應(yīng)的供應(yīng)商（公開招標(biāo)采購除外）。在實際談判采購執(zhí)行過程中，為保證有效競爭，一般由采購需求部門提出邀請供應(yīng)商建議名單，采購管理部門補充（或替換）一定數(shù)量、符合條件的供應(yīng)商，企業(yè)其他相關(guān)部門可推薦增加供應(yīng)商，經(jīng)審核后列入邀請名單。
（三）公告邀請
直接邀請可選擇的供應(yīng)商不足三家的，可以采用公告邀請形式公開發(fā)布采購信息。采購信息發(fā)布時間一般不宜少于3日，以保證公眾的知情和參與時間。采購人除了在自己公司網(wǎng)站上發(fā)布公告，其中國有資產(chǎn)占控股或主導(dǎo)地位的采購項目還應(yīng)在中國招標(biāo)投標(biāo)公共服務(wù)平臺發(fā)布采購公告信息。
三、談判方案與談判文件
采購人在談判前應(yīng)編寫、審批談判方案，談判方案內(nèi)容包括項目基本情況、談判采購范圍、談判采購組織形式、談判采購工作計劃、主要技術(shù)要求或技術(shù)方案、擬邀請談判對象及理由、談判小組組成、談判采購原則等。談判小組一般為三人以上單數(shù)，由采購人技術(shù)、經(jīng)營、質(zhì)量、安全等相關(guān)部門的專業(yè)人員組成。采購人也可以建立談判專家?guī)?，吸收、聘請企業(yè)外部人員參加談判小組，充分發(fā)揮專家作用。
采購人應(yīng)根據(jù)審核通過的談判方案編制談判文件。談判文件應(yīng)包括供應(yīng)商資格條件、采購邀請、采購方式、采購控制價、采購需求、采購程序、價格構(gòu)成或報價要求、響應(yīng)文件編制要求、提交響應(yīng)文件截止時間及地點、中選原則及標(biāo)準(zhǔn)等。談判文件一般不得要求或者標(biāo)明供應(yīng)商名稱或者特定貨物的品牌，不得含有指向特定供應(yīng)商的技術(shù)、服務(wù)等條件。談判采購一般宜采取技術(shù)合格，質(zhì)量、工期（交貨期）、服務(wù)均能滿足談判文件實質(zhì)性要求且報價最低或全生命周期成本最低的原則確定中選商；對于有特殊要求或技術(shù)復(fù)雜的談判項目，也可采取綜合評估法。采購人在編制談判文件時，宜采用中國招標(biāo)投標(biāo)協(xié)會發(fā)布的《談判采購文件示范文本》。
四、招標(biāo)失敗轉(zhuǎn)談判采購的實施
（一）實施原則
談判采購應(yīng)遵循公平高效、陽光規(guī)范、誠實信用的原則。
公平高效是指既要提高企業(yè)的采購效率，保證企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營活動不受影響，又要體現(xiàn)公開、公平、公正的要求。
陽光規(guī)范是企業(yè)特別是國有企業(yè)的基本工作要求，通過科學(xué)、合理的制度流程和監(jiān)督、審查管理，避免采購過程中出現(xiàn)吃回扣、利益輸送、暗箱操作等行為。
誠實信用是任何民事活動的基本原則，是企業(yè)從事采購、交易活動，以及與客戶、供應(yīng)商等保持長期良好合作關(guān)系的前提。
（二）實施流程
招標(biāo)失敗轉(zhuǎn)談判采購實施流程主要包括招標(biāo)失敗轉(zhuǎn)談判采購審批流程（見圖1）和談判采購組織流程（見圖2）。
（三）實施注意事項
1.充分調(diào)研與準(zhǔn)備
調(diào)研包括供應(yīng)商情況調(diào)研和市場情況調(diào)研。對首次接觸的供應(yīng)商，采購人宜到現(xiàn)場進行實地查看，了解供應(yīng)商的狀況，包括供應(yīng)商的資質(zhì)證件、營業(yè)場所、生產(chǎn)工廠、設(shè)備設(shè)施、人員構(gòu)成、管理體系等情況。市場情況調(diào)研包括對采購內(nèi)容的項目概況、產(chǎn)品參數(shù)、市場價格、供需狀況、當(dāng)?shù)卣叩冗M行充分調(diào)研。談判前應(yīng)收集以往類似談判項目的資料，總結(jié)經(jīng)驗，結(jié)合本次采購的需求和目標(biāo)，做好談判準(zhǔn)備工作。
2.適當(dāng)采取談判策略
談判策略主要包括個三個方面。談判前，首先要摸清對手的情況，爭取做到知己知彼。談判過程中，不表現(xiàn)出對供應(yīng)商的認(rèn)可程度，讓供應(yīng)商時刻有做出讓步、降價的壓力。遇到無法調(diào)和的矛盾時，可以擱置爭議，求同存異，先交流有共同點的條款，實現(xiàn)合同大體方面的共識，再去解決合同細節(jié)方面的問題。談判時，用實際數(shù)據(jù)和現(xiàn)狀事實說話，避免空頭承諾或夸夸其談，從原材料成本、生產(chǎn)工藝、包裝運輸?shù)仍敿毘杀緲?gòu)成去進行價格磋商，往往才能更具有說服力。
3.做好談判采購過程資料的收集和存檔
采購人應(yīng)及時收集整理談判采購實施過程中形成的各種文件資料，做好保密和歸檔工作。招標(biāo)失敗轉(zhuǎn)談判采購過程資料一般包括招標(biāo)階段資料（招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、流標(biāo)通知等）、談判方案、談判文件、響應(yīng)文件、談判報告及附件、談判結(jié)果、合同文本、產(chǎn)品交貨驗收記錄、異議及答復(fù)、合同履約評價等。談判采購過程采用全流程電子談判競價系統(tǒng)的，采購人應(yīng)存檔電子談判競價系統(tǒng)的電子數(shù)據(jù)文檔。
作者：劉彥雷
作者單位：中油管道物資裝備有限公司
來源：《招標(biāo)采購管理》2023年第9期
