材料設(shè)備的成本占工程投資額的比例最大，在總承包項(xiàng)目中，這部分成本已占到工程總投資額50%以上，而材料設(shè)備采購(gòu)前期詢價(jià)工作既能為發(fā)包方控制投資成本和編制招標(biāo)控制價(jià)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，也能為承包方測(cè)算投標(biāo)報(bào)價(jià)和作出投標(biāo)決策奠定基礎(chǔ)，對(duì)提高采購(gòu)質(zhì)量、效率、節(jié)省資金至關(guān)重要。本文介紹了材料設(shè)備采購(gòu)前期詢價(jià)準(zhǔn)備、詢價(jià)實(shí)施和結(jié)果處理三方面工作，對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)前期市場(chǎng)詢價(jià)與管理具有借鑒意義。
一、引言
成本控制貫穿于企業(yè)項(xiàng)目執(zhí)行全過(guò)程，做好材料設(shè)備采購(gòu)前期詢價(jià)與分析工作能使采購(gòu)人員對(duì)采購(gòu)標(biāo)的做到心中有數(shù)，為其作出采購(gòu)決策提供依據(jù)，為企業(yè)節(jié)省采購(gòu)成本，確保采購(gòu)標(biāo)的物有所值；也為后續(xù)執(zhí)行合同過(guò)程中根據(jù)實(shí)際需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃提供便利，使采購(gòu)工作游刃有余。此外，采購(gòu)人員可以依托不斷積累的采購(gòu)價(jià)格信息建立起數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息共享，進(jìn)一步提高企業(yè)后續(xù)采購(gòu)工作的整體效率。
二、詢價(jià)準(zhǔn)備工作
（一）制定詢價(jià)工作計(jì)劃
一份完善的詢價(jià)工作計(jì)劃通常包括但不限于如下幾個(gè)方面。
1.明確人員安排
明確詢價(jià)小組成員和職責(zé)分工，確保所涉專業(yè)均有專人負(fù)責(zé)，提高工作效率，避免扯皮。
2.明確時(shí)間安排
詢價(jià)工作時(shí)間安排通常根據(jù)后續(xù)采購(gòu)工作計(jì)劃結(jié)合擬建項(xiàng)目實(shí)際需要設(shè)置。對(duì)于特殊情況下的緊急采購(gòu)，應(yīng)根據(jù)采購(gòu)工作周期、供貨周期、安裝周期等關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)倒推詢價(jià)工作時(shí)間節(jié)點(diǎn)，以滿足時(shí)效性要求。
3.明確協(xié)調(diào)機(jī)制
詢價(jià)往往涉及大量的內(nèi)部和外部溝通工作，應(yīng)根據(jù)時(shí)間情況設(shè)置總牽頭人及各專業(yè)負(fù)責(zé)人，實(shí)時(shí)跟蹤工作進(jìn)度，對(duì)詢價(jià)實(shí)施期間的澄清或問(wèn)題進(jìn)行答復(fù)，對(duì)詢價(jià)結(jié)果進(jìn)行匯總處理。
4.明確資源保障
此處的資源不僅包括物質(zhì)資源，如需要借助外部數(shù)據(jù)庫(kù)或第三方平臺(tái)查詢相關(guān)信息，還包括人力資源，如為保證工作的時(shí)效性，有時(shí)需公司其他部門或外部資源的協(xié)助，這就需要制定可行的資源保障計(jì)劃，進(jìn)一步提高工作效率。
（二）編制詢價(jià)文件
詢價(jià)文件的質(zhì)量直接關(guān)系到詢價(jià)結(jié)果的準(zhǔn)確性和有效性。作為采購(gòu)工作人員，不管是一些小的零部件或零星材料采購(gòu)，還是一個(gè)大的工程項(xiàng)目批量采購(gòu)，在編制采購(gòu)前期詢價(jià)文件時(shí)都應(yīng)該給予足夠重視。下面根據(jù)以往工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)詢價(jià)文件核心內(nèi)容進(jìn)行梳理。
1.準(zhǔn)確界定詢價(jià)范圍
這里所說(shuō)的詢價(jià)范圍，除了最基本的材料設(shè)備的規(guī)格型號(hào)和數(shù)量，還應(yīng)根據(jù)工程實(shí)際需求進(jìn)行合理界定，并要求供應(yīng)商在其報(bào)價(jià)文件中進(jìn)行響應(yīng)，舉例如下：
（1）供應(yīng)商報(bào)價(jià)是工廠交貨價(jià)還是到場(chǎng)入庫(kù)價(jià)格；
（2）報(bào)價(jià)是否含稅及相應(yīng)的稅率；
（3）是否需要供應(yīng)商提供備品備件及數(shù)量要求；
（4）是否需要供應(yīng)商負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)存儲(chǔ)、保管、安裝和調(diào)試等工作；
（5）是否需要深化設(shè)計(jì)及相關(guān)服務(wù)；
（6）采購(gòu)需求范圍內(nèi)需要列明的其他工作。
在明確上述范圍的基礎(chǔ)上擬定詢價(jià)文件，確保采購(gòu)內(nèi)容不重不漏。
2.明確建設(shè)地點(diǎn)和工期要求
詢價(jià)文件中列明的建設(shè)地點(diǎn)和計(jì)劃工期，直接影響供應(yīng)商的供貨成本及交貨期，進(jìn)而影響其報(bào)價(jià)，這兩點(diǎn)在詢價(jià)文件中必須明確。
3.明確報(bào)價(jià)有效期
市場(chǎng)價(jià)格瞬息萬(wàn)變，尤其對(duì)價(jià)格波動(dòng)較大的設(shè)備或采購(gòu)詢價(jià)，應(yīng)要求供應(yīng)商在報(bào)價(jià)時(shí)注明有效期，超過(guò)有效期，就應(yīng)該重新組織詢價(jià)工作，才能確保詢價(jià)結(jié)果的有效性。
4.明確支付條款
支付條款是合同文件的核心條款，應(yīng)根據(jù)工程資金到位情況、后續(xù)實(shí)際采購(gòu)進(jìn)度要求，在預(yù)防和控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置，如設(shè)置預(yù)付款、到貨款、調(diào)試驗(yàn)收款等分期付款節(jié)點(diǎn)或者為控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)設(shè)置預(yù)付款保函、履約保函、質(zhì)保金保函等符合國(guó)家法律法規(guī)要求的保函等。通常供應(yīng)商也會(huì)把分期結(jié)算的利息、開立保函的費(fèi)用等計(jì)入報(bào)價(jià)中，所以支付條款也應(yīng)在詢價(jià)文件中列明。
5.明確質(zhì)保期和售后服務(wù)要求
質(zhì)保期和售后服務(wù)是供應(yīng)商履約的潛在成本，與供應(yīng)商報(bào)價(jià)成正向關(guān)系。通常，質(zhì)保期內(nèi)出現(xiàn)歸屬于供應(yīng)商責(zé)任的質(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)無(wú)條件更換或維修。采購(gòu)人要求的質(zhì)保期越長(zhǎng)，質(zhì)保期內(nèi)出現(xiàn)設(shè)備質(zhì)量問(wèn)題的概率會(huì)越高，供應(yīng)商需要投入的設(shè)備和人力成本就越高。此外，對(duì)某些信息化或軟件類設(shè)備采購(gòu)，一般要求供應(yīng)商提供培訓(xùn)服務(wù)，這些成本也會(huì)影響供應(yīng)商的報(bào)價(jià)。
6.明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)
質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是采購(gòu)人對(duì)材料設(shè)備品質(zhì)方面的具體要求，也是后期供應(yīng)商履約時(shí)對(duì)材料設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收的依據(jù)，通常約定應(yīng)滿足國(guó)家及行業(yè)現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)。
7.明確聯(lián)絡(luò)方式
通常在詢價(jià)文件末尾列明詢價(jià)人的聯(lián)系方式，如電話、郵箱、傳真等，作為收發(fā)文件、處理澄清問(wèn)題等事宜的渠道。
三、詢價(jià)實(shí)施
（一）確定詢價(jià)方式
現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，大幅度降低了我們獲取信息的成本，目前比較常用的詢價(jià)方式如下。
1.電話咨詢
對(duì)于采購(gòu)頻次較高、規(guī)格型號(hào)單一且需求緊急的材料設(shè)備，比較適用電話咨詢方式。因?yàn)檫@種情況下，采購(gòu)人員通常對(duì)采購(gòu)標(biāo)的比較熟悉，很容易確定詢價(jià)范圍和擬詢價(jià)供應(yīng)商，用時(shí)短、成本低，但也存在缺乏文件記錄等問(wèn)題。
2.網(wǎng)絡(luò)查詢
對(duì)于已形成價(jià)格信息規(guī)范化網(wǎng)站的行業(yè)，可以選擇網(wǎng)絡(luò)詢價(jià)方式，如造價(jià)員常用的一些詢價(jià)網(wǎng)站（廣材網(wǎng)、慧訊網(wǎng)、詢價(jià)無(wú)憂網(wǎng)、造價(jià)通、我的鋼鐵網(wǎng)）或者阿里巴巴、淘寶等，方便快捷，而且可以截取詢價(jià)過(guò)程記錄；但這種方式要求采購(gòu)人員對(duì)材料設(shè)備的品牌檔次有一定的了解，才能針對(duì)性地鎖定詢價(jià)對(duì)象。這種方法也可以作為其他詢價(jià)方式的補(bǔ)充，即通過(guò)網(wǎng)上檢索進(jìn)一步驗(yàn)證詢價(jià)結(jié)果的準(zhǔn)確性。
3.電子郵件詢價(jià)
電子郵件基于信息傳遞的準(zhǔn)確性、時(shí)效性、保密性、成本低等方面的諸多優(yōu)勢(shì)，在全球范圍內(nèi)被廣泛運(yùn)用，也是采購(gòu)人員應(yīng)用頻率最高的一種詢價(jià)方式，這種方式實(shí)施詢價(jià)的前提也是要確定好擬詢價(jià)對(duì)象。
4.實(shí)地考察
對(duì)只有少數(shù)供應(yīng)商能供應(yīng)的特殊材料設(shè)備，如行業(yè)壟斷或項(xiàng)目地點(diǎn)偏遠(yuǎn)導(dǎo)致可選供應(yīng)商較少，或者已事先鎖定重點(diǎn)詢價(jià)對(duì)象的情況下，可以通過(guò)實(shí)地考察方式進(jìn)行詢價(jià)。除能取得比較準(zhǔn)確的價(jià)格信息外，還能對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、規(guī)模、人員、業(yè)績(jī)情況等進(jìn)行全面的了解，為后續(xù)選擇供應(yīng)商提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，有助于預(yù)防供應(yīng)商履約風(fēng)險(xiǎn)，但這種方式應(yīng)用面窄且成本較高。
實(shí)際工作中應(yīng)結(jié)合各種方式的特點(diǎn)和采購(gòu)需要靈活運(yùn)用各種詢價(jià)方式，以提高詢價(jià)工作的效率。
（二）確定詢價(jià)對(duì)象
不管運(yùn)用何種采購(gòu)方式，都需要事先確定詢價(jià)對(duì)象，以下分兩種情況進(jìn)行討論。
一種情況是，某些企業(yè)已有完善的供應(yīng)鏈平臺(tái)，且擬采購(gòu)材料設(shè)備為多次重復(fù)的采購(gòu)項(xiàng)目，在滿足采購(gòu)需求的前提下，采購(gòu)人員通?？梢赃x擇與本企業(yè)長(zhǎng)期合作且履約較好的供應(yīng)商作為詢價(jià)對(duì)象，或者選擇時(shí)效性和準(zhǔn)確性較高且比較成熟的行業(yè)平臺(tái)進(jìn)行詢價(jià)。
另一種情況是，企業(yè)未建立成熟的供應(yīng)鏈平臺(tái)或供應(yīng)商庫(kù)，或者采購(gòu)人員不熟悉的全新的采購(gòu)標(biāo)的，也沒(méi)有現(xiàn)成的行業(yè)平臺(tái)可供選擇，如何確定詢價(jià)對(duì)象往往具有一定的挑戰(zhàn)性。筆者根據(jù)實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)如下：
第一步，需要了解擬采購(gòu)標(biāo)的物的核心參數(shù)/要求及影響報(bào)價(jià)單的核心因素，這通常建立在咨詢技術(shù)人員、網(wǎng)絡(luò)查詢和技術(shù)交流的基礎(chǔ)上。
第二步，需要了解采購(gòu)標(biāo)的所在行業(yè)的市場(chǎng)規(guī)模及供求情況、行業(yè)內(nèi)供應(yīng)商分布及現(xiàn)狀。一般通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢和電話交流等渠道進(jìn)行宏觀的了解。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)查詢方式，可重點(diǎn)關(guān)注擬采購(gòu)標(biāo)的所在行業(yè)的專門性網(wǎng)站（如行業(yè)協(xié)會(huì)）或者檢索權(quán)威機(jī)構(gòu)出具的行業(yè)調(diào)研報(bào)告等。
第三步，需要了解重點(diǎn)供應(yīng)商情況，可通過(guò)供應(yīng)商公司網(wǎng)站、第三方軟件（國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、建設(shè)通、愛(ài)企查等）、實(shí)地考察等多種方式了解供應(yīng)商的資質(zhì)、業(yè)績(jī)、信用、品牌檔次等具體信息。
第四步，在完成上述三步的基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際采購(gòu)需要確定詢價(jià)對(duì)象。
（三）實(shí)施詢價(jià)
1.初步詢價(jià)
本階段工作不只是機(jī)械的詢價(jià)，還應(yīng)收集與供應(yīng)商溝通中的有效信息，如其對(duì)技術(shù)要求的疑問(wèn)、對(duì)交貨期和支付條款的訴求、對(duì)合同執(zhí)行實(shí)操層面的建議等，在此基礎(chǔ)上適當(dāng)調(diào)整后續(xù)采購(gòu)文件內(nèi)容，提高其合理性和可行性。
2.二次詢價(jià)
二次詢價(jià)工作不是必須進(jìn)行的，如通過(guò)詢價(jià)結(jié)果匯總發(fā)現(xiàn)某些供應(yīng)商的報(bào)價(jià)偏離平均值的幅度較大，在時(shí)間允許的情況下，可進(jìn)行本項(xiàng)工作，就技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號(hào)、產(chǎn)品檔次等影響報(bào)價(jià)的核心要素與供應(yīng)商進(jìn)行澄清和復(fù)核，提高詢價(jià)結(jié)果的準(zhǔn)確性。
四、詢價(jià)結(jié)果處理
（一）匯總詢價(jià)結(jié)果
對(duì)所有詢價(jià)結(jié)果進(jìn)行匯總，并逐項(xiàng)核對(duì)各項(xiàng)內(nèi)容是否完全滿足詢價(jià)文件的要求，如材料設(shè)備的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、報(bào)價(jià)范圍、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，如不滿足，需要進(jìn)行上一條所說(shuō)的二次報(bào)價(jià)。這里需要說(shuō)明的是，匯總表的設(shè)計(jì)應(yīng)滿足后續(xù)價(jià)格分析的需要，可根據(jù)需要生成條形圖或餅狀圖，為下一步分析工作打好基礎(chǔ)。
（二）對(duì)詢價(jià)結(jié)果進(jìn)行分析
詢價(jià)結(jié)果分析是整個(gè)詢價(jià)工作的核心環(huán)節(jié)之一，需對(duì)上一步匯總表的各項(xiàng)信息從不同維度進(jìn)行分析，常用方法如下。
1.對(duì)比分析法
運(yùn)用對(duì)比分析法，可以進(jìn)行橫向?qū)Ρ群涂v向?qū)Ρ取?/p>
（1）橫向?qū)Ρ确?。適用于同時(shí)期詢價(jià)結(jié)果的對(duì)比。既可以對(duì)比各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)偏離程度，也可以從工期、質(zhì)保期、對(duì)支付條款的響應(yīng)程度等方面進(jìn)行比較。
（2）縱向?qū)Ρ确?。適用于不同時(shí)期相同詢價(jià)范圍內(nèi)的詢價(jià)結(jié)果對(duì)比。如對(duì)近三年的詢價(jià)結(jié)果進(jìn)行對(duì)比，分析價(jià)格變動(dòng)情況。與確定詢價(jià)對(duì)象階段檢索到的相關(guān)市場(chǎng)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，進(jìn)一步驗(yàn)證本次詢價(jià)結(jié)果的準(zhǔn)確性。
2.價(jià)格分解法
詢價(jià)結(jié)果分析工作應(yīng)該是循序漸進(jìn)的，對(duì)總報(bào)價(jià)偏離平均值較多的詢價(jià)結(jié)果，適用于價(jià)格分解法，確定是整體報(bào)價(jià)偏離較多，還是某類設(shè)備報(bào)價(jià)偏離較多，再進(jìn)一步尋找具體原因。
3.成本分析法
材料設(shè)備不同于服務(wù)，其成本一般可分解為采購(gòu)成本、生產(chǎn)成本、人工成本、管理費(fèi)等，通過(guò)對(duì)成本分解，可以初步估算供應(yīng)商的底價(jià)，進(jìn)而測(cè)算供應(yīng)商的利潤(rùn)空間，為確定采購(gòu)控制價(jià)提供基礎(chǔ)。
4.品牌價(jià)值分析法
品牌檔次也是影響供應(yīng)商報(bào)價(jià)的重要因素之一，品牌價(jià)值往往凝聚了供應(yīng)商產(chǎn)品品質(zhì)、供應(yīng)能力、市場(chǎng)地位、業(yè)績(jī)能力、信譽(yù)等多方面的優(yōu)勢(shì)。通過(guò)詢價(jià)準(zhǔn)備工作期間的初步調(diào)研，會(huì)發(fā)現(xiàn)各行業(yè)的供應(yīng)商可被劃分為幾個(gè)檔次，結(jié)合前面的詢價(jià)結(jié)果，可以為后續(xù)實(shí)際采購(gòu)階段確定產(chǎn)品檔次或擬合作供應(yīng)商范圍提供依據(jù)。
（三）形成詢價(jià)工作結(jié)論
詢價(jià)分析工作的最終成果，即形成詢價(jià)結(jié)論，能直截了當(dāng)?shù)鼗卮鸨敬卧儍r(jià)范圍、材料設(shè)備品牌檔次、不同檔次的報(bào)價(jià)分布情況、供應(yīng)商利潤(rùn)空間等決策者關(guān)心的問(wèn)題，為后續(xù)采購(gòu)工作劃定材料設(shè)備的品牌或檔次、優(yōu)化采購(gòu)文件條款（支付條款、質(zhì)保期、售后服務(wù)要求等）、確定預(yù)算金額或控制價(jià)提供依據(jù)。
（四）編制詢價(jià)工作報(bào)告
在完成上述各階段工作的基礎(chǔ)上，需要編制一份完整的詢價(jià)工作報(bào)告，對(duì)從詢價(jià)工作計(jì)劃到形成結(jié)論的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行客觀的陳述，為決策者提供一份滿意的答卷。
（五）構(gòu)建采購(gòu)信息數(shù)據(jù)庫(kù)
從采購(gòu)管理的角度看，詢價(jià)工作只是整個(gè)采購(gòu)工作中的一小步，但其成果卻很珍貴。如果能將各類材料設(shè)備詢價(jià)所積累的信息集成到數(shù)據(jù)庫(kù)中，并隨著后續(xù)工作實(shí)施不斷進(jìn)行更新和迭代，可以為后續(xù)采購(gòu)工作提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支撐，通過(guò)信息共享可以極大提高整個(gè)企業(yè)采購(gòu)工作的效率。
五、結(jié)語(yǔ)
做好材料設(shè)備詢價(jià)采購(gòu)工作的優(yōu)化管理是一項(xiàng)重要的工作，本文所述的各階段工作要點(diǎn)、工作方法、分析方法均是基于實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)和提煉，為采購(gòu)前期詢價(jià)工作的開展提供思路和借鑒。作為采購(gòu)人員，采購(gòu)管理理念也須與時(shí)俱進(jìn)，不斷細(xì)化和完善日常詢價(jià)工作流程，為企業(yè)高效采購(gòu)和構(gòu)建采購(gòu)信息數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)。
作者：趙倩 郝紅紅
作者單位：中水北方勘測(cè)設(shè)計(jì)研究有限責(zé)任公司
來(lái)源：《招標(biāo)采購(gòu)管理》2024年第4期
